■概要
日々GmailでBIデータ（売上レポートなど）のメールを受信し、添付された画像やPDFから数値を読み取り、そのデータをもとにAIで売上傾向を分析し、結果をAirtableに入力する、といった定型業務に追われていませんか？このワークフローは、Gmailでのメール受信をトリガーに、OCR機能での文字抽出、AI機能による傾向分析、そしてAirtableへのデータ登録までの一連の流れを自動化し、手作業による負担やミスを軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信するBIデータ（画像やPDF）の情報を手作業でAirtableへ転記している方
- OCR処理やAIを用いたデータ分析作業に多くの時間を費やし、コア業務に集中できない方
- BIデータの分析や入力におけるヒューマンエラーを減らし、業務の正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- GmailでのBIデータ受信からAirtableへの登録までのプロセスを自動化し、手作業の時間を短縮することで、より重要な業務に時間を活用できます。
- 手作業によるデータ抽出、分析、入力の際の転記ミスや判断の誤りを防ぎ、データ活用の精度を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとAirtableをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、BIデータが添付されたメールを検知できるようにします。
- 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定して、受信したメールの添付ファイルから必要なデータを抽出します。
- さらに、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出したデータをもとに売上傾向などを分析させます。
- 最後に、オペレーションでAirtableを選択し、「レコードを作成」アクションを設定して、AIが分析した結果を指定のテーブルに登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、BIデータ関連のメールに付与している特定のラベルを任意で指定してください。
- OCR機能では、読み取り対象のファイル（画像やPDF）内のどの部分の情報を抽出するか、抽出項目を任意でカスタムできます。
- AI機能では、売上傾向分析など、目的に応じたテキストを生成するための指示（プロンプト）を任意でカスタムでき、定型文や前段階のOCR機能で取得した情報を変数として組み込むことも可能です。
- Airtableのオペレーション設定では、分析結果を登録するテーブルの各フィールド（項目）に対して、AI機能で生成したテキストやその他の情報をどのように割り当てるか、または固定値を設定するかなど、柔軟にカスタムできます。
■注意事項
- Airtable、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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