【ラクラク設定】BacklogのデータをBoxに自動的に連携する方法

■概要

Backlogでプロジェクトを管理する中で、課題に特定のファイルを添付する作業は、手動で行うと手間ではないでしょうか。この定型作業が、業務の進行をわずかに遅らせる原因になることもあります。このワークフローを活用すれば、Backlogに新しい課題が追加されると自動でBox内の指定ファイルを検索し、課題に添付できます。ファイル添付の手間を省き、よりスムーズなプロジェクト管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• BacklogとBoxを連携させ、課題へのファイル添付作業を自動化したい方
• 定型的なファイル添付の繰り返しによる作業負担や添付ミスを減らしたい方
• プロジェクト管理における手作業をなくし、より本質的な業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Backlogへの課題追加をトリガーにBoxからのファイル添付が自動で完結するため、手作業でのファイル検索やアップロードにかかる時間を短縮します。
• 手動でのファイル添付作業がなくなることで、ファイルの添付漏れや異なるファイルを添付してしまうといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BacklogとBoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBacklogを選択し、「新しい課題が追加されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでBoxの「フォルダ内の項目のリストを取得」アクションを設定し、添付したいファイルが含まれるフォルダを指定します。
4. 次に、Boxの「ファイルをダウンロード」アクションで、リストから取得した特定のファイルをダウンロードします。
5. その後、Backlogの「添付ファイルの送信」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをBacklogにアップロードします。
6. 最後に、Backlogの「課題コメントにファイルを添付」アクションを設定し、アップロードしたファイルをトリガーとなった課題に添付します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Backlogのトリガー設定では、任意のプロジェクトIDを指定することで、そのプロジェクトで課題が追加された場合のみフローボットを起動させることができます。
• Boxのオペレーションでは、任意のファイルを設定可能です。
• Backlogのコメント投稿アクションでは、コメント内容を自由に設定できるほか、トリガーやBoxから取得した動的な情報を含めることもできます。

■注意事項

• Backlog、boxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

■概要

Backlogでプロジェクトを管理する中で、課題に特定のファイルを添付する作業は、手動で行うと手間ではないでしょうか。この定型作業が、業務の進行をわずかに遅らせる原因になることもあります。このワークフローを活用すれば、Backlogに新しい課題が追加されると自動でBox内の指定ファイルを検索し、課題に添付できます。ファイル添付の手間を省き、よりスムーズなプロジェクト管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• BacklogとBoxを連携させ、課題へのファイル添付作業を自動化したい方
• 定型的なファイル添付の繰り返しによる作業負担や添付ミスを減らしたい方
• プロジェクト管理における手作業をなくし、より本質的な業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Backlogへの課題追加をトリガーにBoxからのファイル添付が自動で完結するため、手作業でのファイル検索やアップロードにかかる時間を短縮します。
• 手動でのファイル添付作業がなくなることで、ファイルの添付漏れや異なるファイルを添付してしまうといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BacklogとBoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBacklogを選択し、「新しい課題が追加されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでBoxの「フォルダ内の項目のリストを取得」アクションを設定し、添付したいファイルが含まれるフォルダを指定します。
4. 次に、Boxの「ファイルをダウンロード」アクションで、リストから取得した特定のファイルをダウンロードします。
5. その後、Backlogの「添付ファイルの送信」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをBacklogにアップロードします。
6. 最後に、Backlogの「課題コメントにファイルを添付」アクションを設定し、アップロードしたファイルをトリガーとなった課題に添付します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Backlogのトリガー設定では、任意のプロジェクトIDを指定することで、そのプロジェクトで課題が追加された場合のみフローボットを起動させることができます。
• Boxのオペレーションでは、任意のファイルを設定可能です。
• Backlogのコメント投稿アクションでは、コメント内容を自由に設定できるほか、トリガーやBoxから取得した動的な情報を含めることもできます。

■注意事項

• Backlog、boxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。

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■概要

Slackで共有されたファイルを、都度Backlogの課題に添付し、さらにBoxにアップロードする作業は、単純ですが手間がかかる業務ではないでしょうか。手作業ではファイルのアップロード漏れや、誤った課題に添付してしまうといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のSlackチャンネルにファイルが投稿されるだけで、自動でBacklogの課題に添付しBoxへもアップロードされるため、こうした一連の作業を正確に自動化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Slackで共有されるファイルをBacklogやBoxに手動で転記している方
• 複数のツール間でのファイル管理を効率化したいプロジェクトマネージャーの方
• ファイル管理の工数削減とヒューマンエラーの防止を目指しているチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Slackへのファイル投稿を起点に、BacklogとBoxへの連携が自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるファイルのダウンロードやアップロードが不要になることで、添付漏れや格納先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Slack、Backlog、BoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSlackを選択し、「メッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで投稿されたファイルを取得します。
4. その後、オペレーションでBacklogの「添付ファイルの送信」アクションと、「課題コメントにファイルを添付」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを特定の課題に添付します。
5. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Slackの「メッセージがチャンネルに投稿されたら」トリガーでは、フローを起動させたいチャンネルのIDや起動間隔を任意で設定してください。
• Backlogの「課題コメントにファイルを添付」アクションでは、ご利用のドメイン、ファイルを添付する課題のIDまたはキー、コメント本文などを環境に合わせて設定します。
• Boxの「ファイルをアップロード」アクションでは、保存するファイル名や格納先のフォルダIDを任意に指定することで、ファイルを整理して管理できます。

■注意事項

• Backlog、box、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

■概要

Backlogで管理している課題のステータスが進むたびに、手作業で関連書類を作成し、Boxにアップロードする作業に手間を感じていませんか。特に複数の案件を並行していると、作成やアップロードの漏れといったミスが発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Backlogの課題更新をきっかけに、Google スプレッドシートを元にしたPDF書類の自動発行とBoxへのアップロードまでを完結させ、こうした定型業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• BacklogとBoxを利用し、課題管理や書類保管を行っているプロジェクトマネージャーの方
• Backlogの課題更新のたびに、手作業でPDF書類を作成しアップロードしている方
• 属人化している書類発行業務を標準化し、チーム全体の生産性を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Backlogでの課題更新後、自動で書類が発行されBoxに格納されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業による書類の作成ミスや、Boxへのアップロード漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BacklogとBoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBacklogを選択し、「課題が追加または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、Backlogから取得した情報を元にPDF書類を生成します。
4. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、前のステップで発行されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Backlogのトリガー設定では、対象としたいプロジェクトIDを指定したり、フローが起動する間隔を任意で設定したりすることが可能です。
• Google スプレッドシートの書類発行アクションでは、テンプレートとなるスプレッドシートのファイルIDや、発行したPDFの出力ファイル名を任意で指定できます。また、Backlogの課題情報をスプレッドシートのどの部分に差し込むかといった雛形の置換条件も設定可能です。
• Boxへのファイルアップロード設定では、アップロードする際のファイル名や格納先のフォルダをコンテンツIDで指定できます。

■注意事項

• Backlog、boxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

■概要

Backlogでプロジェクトを管理する中で、課題に特定のファイルを添付する作業は、手動で行うと手間ではないでしょうか。この定型作業が、業務の進行をわずかに遅らせる原因になることもあります。このワークフローを活用すれば、Backlogに新しい課題が追加されると自動でBox内の指定ファイルを検索し、課題に添付できます。ファイル添付の手間を省き、よりスムーズなプロジェクト管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• BacklogとBoxを連携させ、課題へのファイル添付作業を自動化したい方
• 定型的なファイル添付の繰り返しによる作業負担や添付ミスを減らしたい方
• プロジェクト管理における手作業をなくし、より本質的な業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Backlogへの課題追加をトリガーにBoxからのファイル添付が自動で完結するため、手作業でのファイル検索やアップロードにかかる時間を短縮します。
• 手動でのファイル添付作業がなくなることで、ファイルの添付漏れや異なるファイルを添付してしまうといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BacklogとBoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBacklogを選択し、「新しい課題が追加されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでBoxの「フォルダ内の項目のリストを取得」アクションを設定し、添付したいファイルが含まれるフォルダを指定します。
4. 次に、Boxの「ファイルをダウンロード」アクションで、リストから取得した特定のファイルをダウンロードします。
5. その後、Backlogの「添付ファイルの送信」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをBacklogにアップロードします。
6. 最後に、Backlogの「課題コメントにファイルを添付」アクションを設定し、アップロードしたファイルをトリガーとなった課題に添付します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Backlogのトリガー設定では、任意のプロジェクトIDを指定することで、そのプロジェクトで課題が追加された場合のみフローボットを起動させることができます。
• Boxのオペレーションでは、任意のファイルを設定可能です。
• Backlogのコメント投稿アクションでは、コメント内容を自由に設定できるほか、トリガーやBoxから取得した動的な情報を含めることもできます。

■注意事項

• Backlog、boxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

■概要

Backlogでプロジェクトを管理する中で、課題に特定のファイルを添付する作業は、手動で行うと手間ではないでしょうか。この定型作業が、業務の進行をわずかに遅らせる原因になることもあります。このワークフローを活用すれば、Backlogに新しい課題が追加されると自動でBox内の指定ファイルを検索し、課題に添付できます。ファイル添付の手間を省き、よりスムーズなプロジェクト管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• BacklogとBoxを連携させ、課題へのファイル添付作業を自動化したい方
• 定型的なファイル添付の繰り返しによる作業負担や添付ミスを減らしたい方
• プロジェクト管理における手作業をなくし、より本質的な業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Backlogへの課題追加をトリガーにBoxからのファイル添付が自動で完結するため、手作業でのファイル検索やアップロードにかかる時間を短縮します。
• 手動でのファイル添付作業がなくなることで、ファイルの添付漏れや異なるファイルを添付してしまうといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BacklogとBoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBacklogを選択し、「新しい課題が追加されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでBoxの「フォルダ内の項目のリストを取得」アクションを設定し、添付したいファイルが含まれるフォルダを指定します。
4. 次に、Boxの「ファイルをダウンロード」アクションで、リストから取得した特定のファイルをダウンロードします。
5. その後、Backlogの「添付ファイルの送信」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをBacklogにアップロードします。
6. 最後に、Backlogの「課題コメントにファイルを添付」アクションを設定し、アップロードしたファイルをトリガーとなった課題に添付します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Backlogのトリガー設定では、任意のプロジェクトIDを指定することで、そのプロジェクトで課題が追加された場合のみフローボットを起動させることができます。
• Boxのオペレーションでは、任意のファイルを設定可能です。
• Backlogのコメント投稿アクションでは、コメント内容を自由に設定できるほか、トリガーやBoxから取得した動的な情報を含めることもできます。

■注意事項

• Backlog、boxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

■概要

BoxとBacklogを併用してプロジェクト管理を行う中で、ファイルの受け渡しを手作業で行うことに手間を感じていませんか。このワークフローは、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされた際に、そのファイルを自動でBacklogの課題に添付する処理を実現します。手動でのダウンロードやアップロード作業から解放され、ファイル共有の漏れや遅延といった課題の解消に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxにアップロードされたファイルを、都度Backlogの課題に手動で添付している方
• ファイル添付の漏れや間違いを防ぎ、プロジェクト管理を円滑に進めたいチームリーダーの方
• BoxとBacklog間の定型的なファイル連携作業を自動化し、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxにファイルがアップロードされると自動でBacklogの課題に添付されるため、手作業でのファイル転記にかかる時間を短縮できます。
• 手作業によるファイルの添付漏れや、誤った課題に添付してしまうといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとBacklogをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」アクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでBacklogの「添付ファイルの送信」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをBacklogにアップロードします。
5. 次に、オペレーションでBacklogの「課題の追加」アクションを設定し、ファイルを添付するための新しい課題を作成します。
6. 最後に、オペレーションでBacklogの「課題コメントにファイルを添付」アクションを設定し、先ほど作成した課題にファイルを添付します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダをコンテンツIDで指定してください。
• Backlogのファイル送信設定では、ご自身の環境に合わせてドメインやファイル名などを設定します。
• Backlogの課題追加設定では、対象のプロジェクトID、課題の件名、種別、優先度などを任意の値で設定できます。
• Backlogの課題コメントへのファイル添付設定では、対象の課題IDやコメント本文、添付するファイルのIDなどを設定してください。

■注意事項

• BoxとBacklogをYoomを連携してください。

■概要

Backlogでのプロジェクト管理において、完了済みや対応不要になった課題の整理は定期的に必要ですが、手作業での削除やその記録・報告には手間がかかります。特に月末の報告業務と重なると、こうした作業は大きな負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでBacklogの課題を自動で削除し、その内容をまとめたレポートをGoogle スプレッドシートでPDF化し、Boxへ自動保存することで、月末の定型業務を効率化し、作業負荷を軽減します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Backlogでの定期的な課題整理と、その内容の記録・保管に時間を要しているプロジェクト管理者の方
• Google スプレッドシートとBoxを活用した報告フローを手作業で行っており、非効率を感じている方
• 月末の定型的な報告業務を自動化し、より重要なコア業務に時間を割きたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 毎月決まった日時にフローが自動で実行されるため、課題の削除からPDFレポートの作成、Boxへの保存までにかかる作業時間を短縮できます。
• 手作業による課題の削除漏れや報告書の作成ミス、指定フォルダへの保存忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Backlog、Google スプレッドシート、BoxをYoomと連携します。
2. トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」アクションで月末などの日時を設定します。
3. オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、レポートを格納するフォルダを自動で作成します。
4. 次に、Backlogの「課題の削除」アクションで、指定した課題を削除します。
5. 次に、Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションで、あらかじめ用意したテンプレートをもとにレポートをPDF形式で発行します。
6. 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションで、発行したPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガー機能では、フローを実行したい曜日や日付を自由に設定してください。
• Boxでフォルダを作成する際には、任意のフォルダ名や、保存先となる親フォルダのコンテンツIDを指定できます。
• Backlogで削除する課題は、利用しているドメインや、削除対象となる課題のIDまたは課題キーを正確に指定してください。
• Google スプレッドシートで書類を発行する際には、元となるスプレッドシートのファイルIDや出力するファイル名を指定します。また、雛形内の特定の文字列を動的な情報に置き換える設定も可能です。
• Boxへファイルをアップロードする際には、アップロードする際のファイル名や格納先のフォルダIDを任意に設定してください。

■注意事項

• Backlog、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。

■概要

Backlogで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方‍

1.Backlogでプロジェクト管理を行っている方

・プロジェクトのタスクやイベントをBacklogで一元管理している方

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2.Googleカレンダーでスケジュール管理をしている方

・チーム間のスケジュール共有でGoogleカレンダーを利用している方

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■このテンプレートを使うメリット

Googleカレンダーにはリマインダーや通知機能があり、登録したタスクやイベントの期日を効率的に確認できます。
しかし、Backlogで追加されたタスクを手動でGoogleカレンダーに連携している場合、予定の登録漏れや期日の転記ミスが発生する可能性があります。

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このテンプレートを利用することで、Backlogでタスクが登録されるとGoogleカレンダーに自動で予定を登録できるため、ヒューマンエラーの発生を防止することができます。また、手動によるGoogleカレンダーへの登録作業が効率化されるため、情報共有をスムーズにすることが可能です。

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■注意事項‍

・Backlog、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

■概要

Asanaにタスクが追加されたらBacklogへ追加するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方‍

1.Asanaを業務に活用している方

・タスクの進捗管理を行なっている方

・情報の一元管理を行う方

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2.Backlogを使用してプロジェクト管理を行う企業

・タスクの細分化に活用している方

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■このテンプレートを使うメリット

Asanaはチーム内のタスクを視覚的に管理できるツールです。
さらにBacklogでもタスクの管理を行うことで、タスク内容を詳細に管理することができます。
しかし、Asanaで登録されたタスクの情報を手入力でBacklogに追加するのは、長期的に見て大きな時間の損失につながります。

このフローを活用すると、Asanaのタスク情報を引用してBacklogに自動でタスクを登録し、手作業を省くことができます。
手作業を省くことで、他の業務に時間を使うことができ業務進行をスムーズにします。
またこのフローに続けてチャットツールを連携させ、チームへの情報共有を自動化することもできます。
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■注意事項‍

・Asana、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

■概要

Backlogで課題が登録されたらDiscordに通知するフローです。

Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。

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‍■このテンプレートをおすすめする方

1. Backlogを使用しているプロジェクトチーム

・課題の進捗を管理するプロジェクトマネージャーやチームリーダー

・新規課題を速やかに確認したいチームメンバー

2. 業務でDiscordを利用している方

・Discordでチーム内のコミュニケーションをとっている方

・他のアプリの情報をDiscordで共有したい方

■このテンプレートを使うメリット

Backlogはプロジェクト管理に役立つツールですが、新しい課題が登録されるたびにチームメンバーに手作業で課題情報を共有する場合、時間や労力がかかります。

このテンプレートを使うと、Backlogで課題が登録された際、Discordで自動的に通知されるため、連絡作業の負担が軽減されます。
さらに、スムーズに情報を共有できるほか、新しいタスクや取引先からの要望を共有し忘れたり、誤って伝えたりする心配がなくなることで、プロジェクト進行が円滑になります。

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■注意事項

・Backlog、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

■概要

Backlogで課題が登録されたらGoogle スプレッドシートにも追加するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.課題管理をBacklogで行っている方

・プロジェクトの課題をBacklogで管理しているチーム

・Backlogでプロジェクトの課題を一元管理している方

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2.情報共有のツールとしてGoogle スプレッドシートを使用している方

・Google スプレッドシートを使用して社内外の関係者と情報共有を行う方

・プロジェクトの課題状況をGoogle スプレッドシートで分析している方

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■このテンプレートを使うメリット

Backlogはプロジェクトの課題を可視化できるため、管理業務を効率化できるツールです。
しかし、Google スプレッドシートを使用してプロジェクトの課題状況を共有する場合、都度Backlogの情報をGoogle スプレッドシートに転記する必要があり、非効率的だと感じているかもしれません。

このテンプレートは、Backlogで追加された課題をGoogle スプレッドシートに自動で追加することができるため、手動による作業が不要になります。
Google スプレッドシートへの課題追加を自動化することで、共有資料の作成を効率化することができるため、業務の効率化を図ることができます。

また、異なるチーム間での課題共有もスピーディーに行うことができ、進捗状況や課題分析をスムーズに行うことが可能です。

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■注意事項

・Backlog、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。

■概要‍

BacklogとMicrosoft Excelを連携し、Backlogで課題が追加されたら、自動的にエクセルにも課題の内容を記載するフローボットです。

Backlogの課題をMicrosoft Excelでも管理する際などにご利用ください。連携するMicrosoft Excelの情報や設定内容を自由に変更してご利用ください。

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■注意事項‍

・Backlog、Microsoft ExcelそれぞれとYoomを連携してください。

・エクセルオンラインにてご利用いただけます。ローカルのエクセルファイルでは使用できませんのでご注意ください。

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

◼️概要‍

Backlogに課題が追加されたら、指定のMicrosoft Teamsチャネルに通知します。

通知内容には、課題のタイトルや説明などを含むことが可能です。

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◼️設定方法‍

1.BacklogとMicrosoft TeamsそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）

2.トリガーの「Backlogに課題が追加されたら」を選択し、連携アカウントやプロジェクトを設定してください。

3.Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」というオペレーションで、連携アカウントや送信先のチャットルーム、メッセージ内容を設定してください。

4.メッセージ内容は、Backlogから取得した課題の情報をもとにカスタマイズできます。

5.最後にフローボットのトリガーをONにしてください。

6.これにより、Backlogに課題が追加されると、指定したMicrosoft Teamsチャネルに通知が送信されます。‍

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◼️注意事項‍

・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。

・Microsoft Teamsの投稿先や通知文を任意の値に置き換えてご利用ください。

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

■概要

Backlogで新しいタスクが発生するたびに、関連ファイルを格納するためのBoxフォルダを手作業で作成していませんか？この作業は単純ですが、案件が増えると手間がかかり、フォルダ名の付け間違いや作成漏れといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Backlogに新しい課題が追加されると自動でBoxにフォルダが作成されるため、こうした手作業から解放され、業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• BacklogとBoxを連携させ、プロジェクト管理の効率化を目指している方
• Backlogの課題ごとにBoxフォルダを手作業で作成し、手間を感じている方
• 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則のミスを防ぎたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Backlogに課題が追加されると自動でBoxにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
• 手作業によるフォルダの作成漏れや、課題名と異なる名称でフォルダを作成してしまうといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BacklogとBoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBacklogを選択し、「課題の追加（Webhook）」というアクションを設定することで、フローが起動する条件を定めます。
3. 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、トリガーで取得したBacklogの課題情報をもとにフォルダが作成されるようにします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxでフォルダを作成する設定では、フォルダの作成場所やフォルダ名を任意に指定できます。Backlogから取得した課題の件名などを変数としてフォルダ名に設定することで、管理がしやすくなります。

■注意事項

• Backlog、BoxのそれぞれとYoomを連携させてください。

■概要

Backlogに新しい課題が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.BacklogとGoogle Driveの両方を利用しているプロジェクトマネージャーやチームリーダー

・Backlogの課題ごとにGoogle Driveに専用のフォルダを作成し、関連ファイルを整理したい方

・手作業でのフォルダ作成の手間を省き、効率的にファイル管理を行いたい方

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2.Backlogで課題管理を行い、Google Driveでファイル共有を行っているチーム

・課題関連のファイルをGoogle Driveの専用フォルダに集約することで、情報共有をスムーズにしたい方

・フォルダ作成を自動化することで、チームメンバーの負担を軽減したい方

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■このテンプレートを使うメリット

・課題関連のファイルをGoogle Driveの専用フォルダに集約することで、チームメンバー間での情報共有がスムーズになります。

・Backlogで新規課題が追加された際に、Google Driveへのフォルダ作成を自動化することで、手作業による作成の手間を省き、業務効率を向上させます。

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■注意事項

・Backlog、Google DriveのそれぞれとYoomを連携させてください。

■概要‍

Salesforceの商談情報が新しく登録されたら、Backlogに課題を追加するフローです。

Backlogに追加するタスクの内容などは自由に設定することが可能です。

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‍■注意事項

‍・Salesforce、BacklogそれぞれとYoomを連携してください。

・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。

・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

• NotionとBacklogを併用し、タスクと課題の二重入力に手間を感じている方
• プロジェクト管理において、手作業による情報連携の漏れや遅延を防ぎたい方
• チーム内の情報共有を迅速化し、タスク管理の属人化を解消したいと考えている方

• Notionのステータス更新をトリガーにBacklogへ自動で課題が作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業での情報転記が不要になることで、入力ミスや課題の作成漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。

1. はじめに、NotionとBacklogをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションで対象のデータベースを指定します。
3. 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、更新されたページの詳細情報を取得します。
4. 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、ステータスが特定の条件に合致した場合のみ、後続のアクションが実行されるように設定します。
5. 最後に、オペレーションでBacklogの「課題の追加」アクションを設定し、Notionから取得した情報をもとに課題を自動で作成します。

• Backlogに課題を追加するアクションでは、Notionのトリガーやオペレーションで取得した情報を変数として利用できます。例えば、NotionのページタイトルをBacklogの課題名に設定したり、特定のプロパティの内容を課題の詳細に自動で挿入したりといったカスタマイズが可能です。

• NotionとBacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

■概要

Boxで管理しているファイルについて、関係者への共有はどのように行っていますか？手動での通知は手間がかかる上に、連絡漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知を送信できます。これにより、重要な情報の共有を迅速かつ確実に行い、チームの連携を円滑にします。

■このテンプレートをおすすめする方

• BoxとMicrosoft Teamsを連携させ、情報共有の効率化を図りたいと考えている方
• Boxへのファイルアップロードを手動で通知しており、手間や連絡漏れに課題を感じている方
• チーム内での迅速かつ確実な情報伝達体制を構築し、業務の円滑化を目指す方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxにファイルがアップロードされると自動で通知が飛ぶため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮できます。
• 通知作業が自動化されることで、連絡漏れや共有先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、通知内容を定義します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、どのフォルダへのアップロードを監視するか、対象のフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
• Microsoft Teamsのオペレーション設定では、通知を送りたいチームIDとチャネルIDを任意で指定し、送信するメッセージ内容も自由にカスタマイズが可能です。

■注意事項

• BoxとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

■概要

BoxとOneDriveを連携し、Boxの特定のフォルダにアップロードされたファイルをOneDriveにもアップロードするフローボットです。

BoxとOneDriveのどちらにもファイルを格納したい際などにご利用ください。

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■このテンプレートをおすすめする方‍

1.BoxとOneDriveをそれぞれ利用されている方
2.BoxとOneDriveでなにか効率化を図ってみたい方
3.BoxとOneDriveのどちらにも同じファイルを格納する業務がある方

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■このテンプレートを使うメリット

・Boxにファイルを入れば、自動でOneDriveにもファイルがアップロードできるので、どちらのツールにもファイルをアップする手間を削減できます。
・自動でファイルをアップロードするので、漏れやミスを削減できます。

■注意事項‍

・Box、OneDriveそれぞれのアプリとYoomの連携が必要です。

・BoxのフォルダIDやOneDriveの格納先のフォルダの設定は自由に変更してご利用ください。

■概要

Boxのフォルダに画像ファイルがアップロードされたら、ChatGPTで要約しメールを送付するフローです。‍

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■このテンプレートをおすすめする方

1.ファイルの電子化作業をしている方

・ドキュメント管理担当者
・学術論文、研究資料などの紙媒体をデジタル化する必要のある研究者

2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方

・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・書類管理の多い総務、事務の担当者

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■このテンプレートを使うメリット

・Boxのフォルダに画像ファイルをアップロードすると、ChatGPTで要約した結果を自動的にメールで受け取ることができます。
・画像ファイルを手動で文字起こしする必要がなく、業務の効率化を図ることができます。

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■注意事項

・BoxとChatGPTを連携してください。

・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

■概要

「Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する」ワークフローは、ファイル管理を効率化し、最新の情報を常にスプレッドシートで確認できる業務ワークフローです。
Boxを利用していると、フォルダ内のファイル管理や更新情報の追跡が煩雑になることがあります。
特に、多数のファイルが頻繁に追加・更新される環境では、手動で情報を整理するのは大変です。
このワークフローを活用すれば、BoxとGoogle スプレッドシートの連携を自動化し、常に最新のファイル一覧を手軽に確認できるようになります。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Boxを活用して大量のファイルを管理しており、最新情報をスプレッドシートで一元管理したい方
• 手動でのファイル一覧更新に時間を取られている業務担当者の方
• BoxとGoogle スプレッドシートを連携させて、効率的なデータ管理を目指しているチームリーダーの方
• 定期的にファイル状況を確認し、チーム内で共有したいと考えている経営者の方

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■このテンプレートを使うメリット

Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期するBoxからスプレッドシートへの同期を自動化することで、手作業の更新作業を削減できます。
また、ファイルの追加や変更がGoogleスプレッドシートに反映されるため、常に最新の状態を把握できます。
自動化によって、複数のファイル情報を一つのスプレッドシートで管理でき、情報共有がスムーズになります。

■概要‍

DocuSignのエンベロープが完了したら、そのエンベロープの証明書をダウンロードし、Boxの特定のフォルダに格納します。

■概要

TOKIUMに請求書が登録されたら、Boxに請求書ファイルをアップロードするフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方‍

1.TOKIUMを利用する経理担当者

・TOKIUMに登録された請求書をBoxにも自動で取り込みたい方

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2.TOKIUMを主に利用する担当者

・TOKIUMの請求書情報をBoxに連携させることで、会計処理をスムーズに行いたい方

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3.Boxを主に利用する担当者

・TOKIUMで受け取った請求書をBoxに自動で取り込みたい方

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■このテンプレートを使うメリット

TOKIUMは請求書処理を自動化する便利なツールでBoxはクラウド上でファイルを保管・共有できるサービスです。

TOKIUMとBoxを連携することにより、請求書データをBoxに一元管理することができ、請求書の検索やアクセスが容易になり必要な時にすぐに取り出すことが可能になります。

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■注意事項

・TOKIUM、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

◼️概要‍

SalesforceとBoxをAPIで連携し、Salesforceの取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら、Boxに取引先名のフォルダを作成し、フォルダのURLをレコードに記載するフ

ローボットです。

フォルダ名は取引先名で作成されるため、わざわざフォルダを手動で作成する必要がありません。

Boxで新たにフォルダを作成する親フォルダのIDを変更してご利用ください。‍

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◼️注意事項‍

・Box、SalesforceそれぞれのアカウントとYoomを連携してご利用ください。

・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

■概要

オンラインフォームのTallyで集めた申込情報やアンケート結果を、手作業で書類にまとめていませんか。このような手作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスやファイルの保存漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Tallyのフォームが送信されたタイミングで、その内容を元にしたPDFを自動で作成しBoxに保存するため、一連の業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Tallyで収集した情報を元に、手作業で申込書や報告書を作成している方
• 書類作成からBoxでのファイル管理までを効率化したいバックオフィス担当者の方
• 手作業によるデータの転記ミスや、ファイルの保存漏れを防止したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Tallyへのフォーム送信をきっかけに、書類作成からBoxへの保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手動でのデータ転記やファイルアップロード作業が不要になるため、入力ミスや保存漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、TallyとBoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでTallyを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、あらかじめ作成したテンプレートにTallyのフォーム情報を反映させ、PDFとして出力します。
4. 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成されたPDFファイルを指定のフォルダに保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのファイルアップロードのアクションにて、保存先となるフォルダを任意で指定してください。案件別や月別など、管理方法に合わせたフォルダに自動で格納することが可能です。

■注意事項

• ‍‍BoxとTallyのそれぞれとYoomを連携してください。

■概要

Boxにアップロードされたファイルを関係者に都度Slackで連絡・共有する作業は手間がかかるだけでなく、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、自動でSlackチャンネルにファイルが転送されます。手作業によるファイル共有の手間を省き、迅速かつ確実な情報共有を実現しましょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• BoxとSlackを日常的に利用しており、手作業でのファイル共有に手間を感じている方
• ファイルの共有漏れや遅延を防ぎ、チーム内の情報共有を迅速化したい方
• 定型的なファイル共有業務を自動化し、より生産性の高いコア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxにファイルがアップロードされると自動でSlackにファイルが転送されるため、これまで手作業での情報共有にかかっていた時間を短縮できます。
• 手動でのファイル転送時に起こりうる、添付ファイルの誤りや通知の失念といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を支援します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」アクションを設定し、監視対象のフォルダを指定します。
3. 続けて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーをきっかけにアップロードされたファイルを取得します。
4. 必要に応じて、データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」や「ファイル名の変換」アクションを設定し、ファイル名を任意のルールに変更します。
5. 最後に、オペレーションでSlackの「ファイルを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のチャンネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 「正規表現によるデータの置換」オペレーションでは、置換対象や置換後の文字列を自由に設定でき、前段のオペレーションで取得したファイル名などの情報を変数として利用し、動的に文字列を加工することも可能です。
• Slackへの通知アクションでは、通知先のチャンネルを任意で指定できます。また、通知本文には固定のテキストだけでなく、Boxから取得したファイル名などの情報を変数として埋め込み、より詳細な通知内容にカスタムできます。

■注意事項

• Box、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

■概要

毎月月初に発生する定例業務として、Boxで新しいフォルダを手作業で作成している方もいらっしゃるのではないでしょうか。この作業は単純ですが、忘れると後続の業務に影響が出る可能性があり、地味に手間のかかる業務です。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールに合わせてBox内に自動でフォルダが作成されるため、毎月のフォルダ作成業務から解放され、作成忘れの心配もなくなります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxで定期的にフォルダを作成しており、手作業での対応に手間を感じている方
• 毎月の定型業務を自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したいと考えている方
• 手作業によるフォルダの作成忘れや、命名規則の間違いといったミスを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定した日時に自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、他の重要な業務に充てることができます。
• 手作業によるフォルダの作成忘れや命名ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーで「スケジュールトリガー機能」を選択し、「スケジュールトリガー」アクションで毎月フォルダを作成したい日時を設定します。
3. 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、作成したいフォルダ名や保存先のフォルダを指定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガー機能の設定では、フローボットを起動させたい日時を任意で設定してください。例えば、「毎月1日の午前9時」や「毎週月曜日の午前8時」など、業務に合わせて柔軟なカスタマイズが可能です。

■注意事項

• BoxとYoomを連携してください。