■概要
Backlogでのプロジェクト管理において、完了済みや対応不要になった課題の整理は定期的に必要ですが、手作業での削除やその記録・報告には手間がかかります。特に月末の報告業務と重なると、こうした作業は大きな負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでBacklogの課題を自動で削除し、その内容をまとめたレポートをGoogle スプレッドシートでPDF化し、Boxへ自動保存することで、月末の定型業務を効率化し、作業負荷を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Backlogでの定期的な課題整理と、その内容の記録・保管に時間を要しているプロジェクト管理者の方
- Google スプレッドシートとBoxを活用した報告フローを手作業で行っており、非効率を感じている方
- 月末の定型的な報告業務を自動化し、より重要なコア業務に時間を割きたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎月決まった日時にフローが自動で実行されるため、課題の削除からPDFレポートの作成、Boxへの保存までにかかる作業時間を短縮できます。
- 手作業による課題の削除漏れや報告書の作成ミス、指定フォルダへの保存忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Backlog、Google スプレッドシート、BoxをYoomと連携します。
- トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」アクションで月末などの日時を設定します。
- オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、レポートを格納するフォルダを自動で作成します。
- 次に、Backlogの「課題の削除」アクションで、指定した課題を削除します。
- 次に、Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションで、あらかじめ用意したテンプレートをもとにレポートをPDF形式で発行します。
- 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションで、発行したPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、フローを実行したい曜日や日付を自由に設定してください。
- Boxでフォルダを作成する際には、任意のフォルダ名や、保存先となる親フォルダのコンテンツIDを指定できます。
- Backlogで削除する課題は、利用しているドメインや、削除対象となる課題のIDまたは課題キーを正確に指定してください。
- Google スプレッドシートで書類を発行する際には、元となるスプレッドシートのファイルIDや出力するファイル名を指定します。また、雛形内の特定の文字列を動的な情報に置き換える設定も可能です。
- Boxへファイルをアップロードする際には、アップロードする際のファイル名や格納先のフォルダIDを任意に設定してください。
■注意事項
- Backlog、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
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