月末にBacklogで削除された課題内容をGoogle スプレッドシートでPDF化し、Boxに保存する

■概要

Backlogでのプロジェクト管理において、完了済みや対応不要になった課題の整理は定期的に必要ですが、手作業での削除やその記録・報告には手間がかかります。特に月末の報告業務と重なると、こうした作業は大きな負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでBacklogの課題を自動で削除し、その内容をまとめたレポートをGoogle スプレッドシートでPDF化し、Boxへ自動保存することで、月末の定型業務を効率化し、作業負荷を軽減します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Backlogでの定期的な課題整理と、その内容の記録・保管に時間を要しているプロジェクト管理者の方
• Google スプレッドシートとBoxを活用した報告フローを手作業で行っており、非効率を感じている方
• 月末の定型的な報告業務を自動化し、より重要なコア業務に時間を割きたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 毎月決まった日時にフローが自動で実行されるため、課題の削除からPDFレポートの作成、Boxへの保存までにかかる作業時間を短縮できます。
• 手作業による課題の削除漏れや報告書の作成ミス、指定フォルダへの保存忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Backlog、Google スプレッドシート、BoxをYoomと連携します。
2. トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」アクションで月末などの日時を設定します。
3. オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、レポートを格納するフォルダを自動で作成します。
4. 次に、Backlogの「課題の削除」アクションで、指定した課題を削除します。
5. 次に、Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションで、あらかじめ用意したテンプレートをもとにレポートをPDF形式で発行します。
6. 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションで、発行したPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガー機能では、フローを実行したい曜日や日付を自由に設定してください。
• Boxでフォルダを作成する際には、任意のフォルダ名や、保存先となる親フォルダのコンテンツIDを指定できます。
• Backlogで削除する課題は、利用しているドメインや、削除対象となる課題のIDまたは課題キーを正確に指定してください。
• Google スプレッドシートで書類を発行する際には、元となるスプレッドシートのファイルIDや出力するファイル名を指定します。また、雛形内の特定の文字列を動的な情報に置き換える設定も可能です。
• Boxへファイルをアップロードする際には、アップロードする際のファイル名や格納先のフォルダIDを任意に設定してください。

■注意事項

• Backlog、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。