Backlogで課題が追加されたらBoxのファイルを添付する

■概要

Backlogでプロジェクトを管理する中で、課題に特定のファイルを添付する作業は、手動で行うと手間ではないでしょうか。この定型作業が、業務の進行をわずかに遅らせる原因になることもあります。このワークフローを活用すれば、Backlogに新しい課題が追加されると自動でBox内の指定ファイルを検索し、課題に添付できます。ファイル添付の手間を省き、よりスムーズなプロジェクト管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• BacklogとBoxを連携させ、課題へのファイル添付作業を自動化したい方
• 定型的なファイル添付の繰り返しによる作業負担や添付ミスを減らしたい方
• プロジェクト管理における手作業をなくし、より本質的な業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Backlogへの課題追加をトリガーにBoxからのファイル添付が自動で完結するため、手作業でのファイル検索やアップロードにかかる時間を短縮します。
• 手動でのファイル添付作業がなくなることで、ファイルの添付漏れや異なるファイルを添付してしまうといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BacklogとBoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBacklogを選択し、「新しい課題が追加されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでBoxの「フォルダ内の項目のリストを取得」アクションを設定し、添付したいファイルが含まれるフォルダを指定します。
4. 次に、Boxの「ファイルをダウンロード」アクションで、リストから取得した特定のファイルをダウンロードします。
5. その後、Backlogの「添付ファイルの送信」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをBacklogにアップロードします。
6. 最後に、Backlogの「課題コメントにファイルを添付」アクションを設定し、アップロードしたファイルをトリガーとなった課題に添付します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Backlogのトリガー設定では、任意のプロジェクトIDを指定することで、そのプロジェクトで課題が追加された場合のみフローボットを起動させることができます。
• Boxのオペレーションでは、任意のファイルを設定可能です。
• Backlogのコメント投稿アクションでは、コメント内容を自由に設定できるほか、トリガーやBoxから取得した動的な情報を含めることもできます。

■注意事項

• Backlog、boxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。