Backlogで更新された課題をもとにPDFを発行し、Boxにアップロードする

■概要

Backlogで管理している課題のステータスが進むたびに、手作業で関連書類を作成し、Boxにアップロードする作業に手間を感じていませんか。特に複数の案件を並行していると、作成やアップロードの漏れといったミスが発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Backlogの課題更新をきっかけに、Google スプレッドシートを元にしたPDF書類の自動発行とBoxへのアップロードまでを完結させ、こうした定型業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• BacklogとBoxを利用し、課題管理や書類保管を行っているプロジェクトマネージャーの方
• Backlogの課題更新のたびに、手作業でPDF書類を作成しアップロードしている方
• 属人化している書類発行業務を標準化し、チーム全体の生産性を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Backlogでの課題更新後、自動で書類が発行されBoxに格納されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業による書類の作成ミスや、Boxへのアップロード漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BacklogとBoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBacklogを選択し、「課題が追加または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、Backlogから取得した情報を元にPDF書類を生成します。
4. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、前のステップで発行されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Backlogのトリガー設定では、対象としたいプロジェクトIDを指定したり、フローが起動する間隔を任意で設定したりすることが可能です。
• Google スプレッドシートの書類発行アクションでは、テンプレートとなるスプレッドシートのファイルIDや、発行したPDFの出力ファイル名を任意で指定できます。また、Backlogの課題情報をスプレッドシートのどの部分に差し込むかといった雛形の置換条件も設定可能です。
• Boxへのファイルアップロード設定では、アップロードする際のファイル名や格納先のフォルダをコンテンツIDで指定できます。

■注意事項

• Backlog、boxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。