ステップ2： テンプレートの選択とコピー
1)上記のテンプレートを開き、「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
2) 以下のような表示が出てきます。
右に「！」が表示されているアイコンを順番にクリックし、オペレーションを設定します。
タイトルや詳細は、クリックで編集できるので、適宜変更してください。
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タスク管理は、ビジネスをスムーズに進めるために欠かせない作業です。
しかし、手動でタスクを整理したり、期日を設定したりするのは手間がかかり、ミスの原因にもなることがあります。
そんな課題を解決する方法として、近年業務の自動化が注目されています。
そこで今回は、Backlogで登録したタスクをプログラミング不要でGoogleカレンダーに自動登録する便利なフローを紹介します。
プログラミング知識がなくても連携設定できる方法も解説しますので、業務効率を上げたい方はぜひこのブログを参考にしてみてください。
Backlogで登録したタスクをGoogleカレンダーに自動登録することで、手動でカレンダーに入力する時間を大幅に短縮が期待できます。
特に、複数のタスクを管理するプロジェクトでは、各タスクの進行状況や締め切りをGoogleカレンダーで一目で確認できるため、時間の有効活用が見込めます。
例えば営業担当者は手動での入力時間を商談準備やフォローアップなど、他の重要な業務に充てることができるため、よりスムーズな業務進行が期待できます。
担当者は商談準備やフォローアップなど、他の重要な業務に集中できるため、1日の業務がよりスムーズに進行します。
手動でタスクをカレンダーに入力する際に発生しがちな入力ミスや日付の選択ミスの防止が期待できます。
自動化されたフローを使えば、タスクが正確にGoogleカレンダーに登録され、漏れや誤入力が発生しにくくなります。
特に、締め切りや重要なミーティングなどを見逃すリスクが減るため、業務全体の正確性の向上が見込めます。
例えば、経理部では重要な支払い期限や請求処理が自動的にカレンダーに反映され、ミスによる支払い遅延がなくなるため、信頼性の高い業務遂行が期待できます。
それでは早速、Yoomを使って2つのアプリを連携していきます！
[Yoomとは]
まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウント作成をお願いします。
既にアカウント登録済みの方はログインしてください。
Yoomのアカウント発行ページ
1)Yoomのアカウントにログインしたら、使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)登録したいアプリを選択し、アプリごとに使用するアカウントでログインしてください。
1つ目のアプリが登録できたら、もう一度「新規接続」をクリックして、2つ目のアプリを登録します。
3)登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
登録した2つのアプリのアイコンが表示されたか確認してください。
今回は、【Backlogで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録する】というフローを作成します。
作成の流れは以下の通りです。
・テンプレートをコピー
・Backlogで「新しい課題が追加されたら」というトリガーを作成
・次にオペレーション設定「データを操作・変換する 日付・日時の形式の変換」
・その後、Googleカレンダーで「レコードを更新」というアクションを設定
・最後にトリガーが起動するようにON
1)上記のテンプレートを開き、「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
2) 以下のような表示が出てきます。
右に「！」が表示されているアイコンを順番にクリックし、オペレーションを設定します。
タイトルや詳細は、クリックで編集できるので、適宜変更してください。
「アプリトリガー 新しい課題が追加されたら」をクリックします。
1) アクションは「新しい課題が追加されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。
2) トリガーの起動間隔を選択して、必須項目を入力します。
入力が完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」します。
「プロジェクトID」はアプリが連携されていると、候補から選択できます。
※起動間隔は契約プランによって変わります。
各プランの内容についてはこちらを参考にしてください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
1) フローに戻り、「データを操作・変換する 日付・日時の形式の変換」のアイコンをクリックします。
2) 必須項目を入力します。
変換タイプは「日付・日時形式の変換」を選択して、変換対象の日付・日時は{{期限日}}と入力します。
アプリが連携出来ているとBacklogのアウトプット情報を活用して入力できます。
候補から{{期限日}}選択してください。
また、変換対象の日付・日時形式や変換後の日付・日時形式は入力されている内容をそのまま使用してください。
入力が完了したら「保存」します。
1) フローに戻り、「アプリと連携する 予定を作成」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「予定を作成」を選択して、「次へ」をクリックします。
3) 必須項目を入力します。
アプリが連携出来ているとBacklogのアウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら、「保存」します。
日付・日時はひとつ前のアクションで変換した値を挿入します。
これで【Backlogで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録する】というフローが完成です。
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく作動するか確認してください。
今回使用したテンプレートはこちら
他にもYoomには、BacklogやGoogleカレンダーを使った自動化のテンプレートがあるのでご紹介します。
自動化を試みたい業務内容や現在利用しているアプリとの組み合わせに応じて、テンプレートを活用してください。
1.Backlogで課題が登録されたらGoogleスプレッドシートにも追加する
このテンプレートは、Backlogで追加された課題をGoogleスプレッドシートに自動で追加することができるため、手動による作業が不要になります。
Googleスプレッドシートへの課題追加を自動化することで、共有資料の作成を効率化できるため、業務の効率化が見込めます。
2. Backlogに課題が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成する
このテンプレートは、Backlogに新しい課題が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成でき、フォルダ情報をBacklogから引用することで、ヒューマンエラーの防止が期待できます。
フォルダ作成の手作業を省くことで、業務効率化が見込めます。
3.Googleカレンダーの予定を、毎日指定した時間にChatworkに通知する
このテンプレートは、毎日指定の時間にGoogleカレンダーに登録されている予定を取得してChatworkに通知することができるため、手動による通知作業が不要になります。
自動化によって、通知業務の時間が短縮でき、業務の効率化が見込めます。
通知内容はGoogleカレンダーから引用することで、ヒューマンエラーの防止ができ、正確な情報通知が期待できます。
BacklogのタスクをGoogleカレンダーに自動で登録することで、手動作業の手間を省くことで、ヒューマンエラーの防止が見込めるため、タスク管理の効率化が期待できます。
また、この連携によって期日を見逃すリスクが減り、プロジェクトの進捗管理がよりスムーズになることにつながります。
さらに、チーム全体でタスクの進行状況を把握できることで、チーム内のスムーズなコミュニケーションも見込めそうです。
ぜひ、この記事を参考にして、業務効率の向上を実現してみてください。
Yoomを使えば、ノーコードで簡単に設定できるため、技術的な知識がなくても導入可能です。
効率的なタスク管理によって、チーム全体の生産性向上を目指しましょう！
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