Backlogで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録する方法

[Yoomとは]

BacklogとGoogleカレンダーの連携フローの作り方

まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウント作成をお願いします。
既にアカウント登録済みの方はログインしてください。
Yoomのアカウント発行ページ

ステップ1：BacklogとGoogleカレンダーをマイアプリ連携

1)Yoomのアカウントにログインしたら、使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2)登録したいアプリを選択し、アプリごとに使用するアカウントでログインしてください。
1つ目のアプリが登録できたら、もう一度「新規接続」をクリックして、2つ目のアプリを登録します。

3)登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
登録した2つのアプリのアイコンが表示されたか確認してください。

今回は、【Backlogで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録する】というフローを作成します。
作成の流れは以下の通りです。

• テンプレートをコピー
• Backlogで「新しい課題が追加されたら」というトリガーを作成
• 次にオペレーション設定「データを操作・変換する 日付・日時の形式の変換」
• その後、Googleカレンダーで「レコードを更新」というアクションを設定
• 最後にトリガーが起動するようにON

ステップ2： テンプレートの選択とコピー

1)今回使用するテンプレートをコピーしましょう。「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

2) 以下のような表示が出てきます。

右に「！」が表示されているアイコンを順番にクリックし、オペレーションを設定します。
タイトルや詳細は、クリックで編集できるので、適宜変更してください。
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ステップ3：トリガーを設定

「アプリトリガー　新しい課題が追加されたら」をクリックします。
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ステップ4：Backlogのアクションを設定

1) アクションは「新しい課題が追加されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。

2) トリガーの起動間隔を選択して、必須項目を入力します。
入力が完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」します。
「プロジェクトID」はアプリが連携されていると、候補から選択できます。
※起動間隔は契約プランによって変わります。
各プランの内容についてはこちらを参考にしてください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)

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ステップ5：オペレーションの設定

1) フローに戻り、「データを操作・変換する 日付・日時の形式の変換」のアイコンをクリックします。

2) 必須項目を入力します。
変換タイプは「日付・日時形式の変換」を選択して、変換対象の日付・日時は{{期限日}}と入力します。
アプリが連携出来ているとBacklogのアウトプット情報を活用して入力できます。
候補から{{期限日}}を選択してください。
また、変換対象の日付・日時形式や変換後の日付・日時形式は入力されている内容をそのまま使用してください。
入力が完了したら「保存」します。

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ステップ6：Googleカレンダーのアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　予定を作成」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「予定を作成」を選択して、「次へ」をクリックします。

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3) 必須項目を入力します。
アプリが連携出来ているとBacklogのアウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら、「保存」します。

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日付・日時はひとつ前のアクションで変換した値を挿入します。

これで【Backlogで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録する】というフローが完成です。

ステップ7: テストと確認

設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく作動するか確認してください。

今回使用したテンプレートはこちら

BacklogやGoogleカレンダーを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもBacklogやGoogleカレンダーのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

BacklogやGoogleカレンダーのその他の自動化例

Backlogの課題ステータスが更新後にGoogleカレンダーの予定を更新したり、Googleカレンダーの予定が削除されたら、Backlogの課題を削除することができます。
さらに、Backlogに課題が登録されたら、課題の期限をGoogleカレンダーに登録することも可能です。

Googleカレンダーを活用した自動化例

情報が登録されたら、Googleカレンダーに予定を作成する

予定が登録されたらGoogleカレンダーに自動的に予定を連携するため、転記作業をなくせる可能性があります。

毎日、今日の自分の予定をGoogleカレンダーから取得し通知する

毎日の予定を効率的に管理できるため、重要な予定を見逃さずに済み、日々のタスク管理が簡単になります。

フォームの情報をもとにGoogleカレンダーで予定を作成して追加する

フォームの入力情報をもとにGoogleカレンダーの予定作成と情報登録が自動で行えるので、ツールの行き来をなくせるかもしれません。

Backlogを活用した自動化例

Backlogで課題が追加されたら情報を連携する

Backlogで課題が追加されたら、自動的にもう一方のツールにも課題の内容を記載するフローボットです。

ページから1クリックでBacklogに課題を登録する

特定のページから1クリックでBacklogに課題を登録するため、手動作業が最小限に抑えられます。

BacklogとGoogleカレンダーを連携するメリット

メリット1: タスク管理の効率化

Backlogで登録したタスクをGoogleカレンダーに自動登録することで、手動でカレンダーに入力する時間の短縮が見込めるでしょう。
特に、複数のタスクを管理するプロジェクトでは、各タスクの進行状況や締め切りをGoogleカレンダーで一目で確認できるため、時間の有効活用につながります！
例えば営業担当者は手動での入力時間を商談準備やフォローアップなど、他の重要な業務に充てることができるため、よりスムーズな業務進行が期待できます。
担当者は商談準備やフォローアップなど、他の重要な業務に集中できるため、1日の業務がよりスムーズに進行できるようになるかもしれません。

メリット2: ヒューマンエラーの削減

手動でタスクをカレンダーに入力する際に発生しがちな入力ミスや日付の選択ミスの防止が期待できます。
自動化されたフローを使えば、タスクが正確にGoogleカレンダーに登録され、漏れや誤入力が発生しにくくなるはずです！
特に、締め切りや重要なミーティングなどを見逃すリスクが減るため、業務全体の正確性の向上が見込めるでしょう。
例えば、経理部では重要な支払い期限や請求処理が自動的にカレンダーに反映され、ミスによる支払い遅延がなくなるかもしれません。

まとめ

BacklogのタスクをGoogleカレンダーに自動で登録することで、手動作業の手間を省くことで、ヒューマンエラーの防止が見込めるため、タスク管理の効率化が期待できます。
また、この連携によって期日を見逃すリスクが減り、プロジェクトの進捗管理がよりスムーズになることにもつながるでしょう。
さらに、チーム全体でタスクの進行状況を把握できることで、チーム内のスムーズなコミュニケーションも見込めそうです。

ぜひ、この記事を参考にして、業務効率の向上を実現してみてください。
Yoomを使えば、ノーコードで簡単に設定できるため、技術的な知識がなくても導入可能です。
効率的なタスク管理によって、チーム全体の生産性向上を目指しましょう！