Googleカレンダーにイベントが作成されたら、Backlogに課題を追加する

■概要

Googleカレンダーで管理している打ち合わせやタスクを、プロジェクト管理ツールのBacklogに手作業で転記するのは手間がかかり、入力漏れやミスの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに新しい予定が作成されると、その内容を基にBacklogの課題が自動で追加されるため、こうした二重入力の手間を解消し、タスク管理の効率化を期待できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleカレンダーの予定をもとにBacklogでタスク管理を行っている方
• カレンダーとタスク管理ツールの二重入力の手間をなくしたいと考えている方
• タスクの登録漏れを防ぎ、プロジェクト管理の精度を高めたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleカレンダーに予定が登録されると自動でBacklogに課題が追加され、手作業での転記にかかる時間を短縮できます。
• 手動でのタスク登録による入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、タスク管理の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleカレンダーとBacklogをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を選択し、カレンダーの予定情報から課題の日時をBacklogに登録できる形式に変換します。
4. 最後に、オペレーションでBacklogの「課題の追加」を選択し、Googleカレンダーから取得した情報やAI機能で抽出した情報を設定して課題を作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能のテキスト抽出では、Googleカレンダーから取得した予定の件名や説明文などを変数として設定し、抽出したい項目を自由にカスタマイズできます。
• Backlogへの課題追加では、課題の件名や詳細、担当者、期限日などの各項目に、前段で取得した情報や固定値を任自由に設定することが可能です。

■注意事項

• GoogleカレンダーとBacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。