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BoxとOCRでメール添付ファイルをチェック＆スマートにフォルダ分けする方法
「添付ファイルがあるメールを受信し、ファイルをフォルダ分けするのは面倒だし、時間がかかる…」
とお悩みではありませんか？
ファイル内容を確認して該当するフォルダに振り分ける作業を手動で行っていると、作業負担が大きくなるのも当然です。
しかし、この一連の作業を自動化が担ってくれれば、作業負担を軽減できると思いませんか？
今回は、メールで受信したファイルをOCRで取得し、データごとにフォルダ分けする自動化をご紹介します。
これにより、今まで手間のかかっていたフォルダ分け作業がなくなり、他の業務に専念しやすくなるでしょう。
メールで受信したファイルをOCR・AI判定し、結果に応じてBoxのフォルダに振り分ける方法
最初に、「メールで受信したファイルをOCR・AI判定し、結果に応じてBoxのフォルダに振り分ける」方法をご説明します。
メールで受信したファイルをYoomのOCR機能と組み合わせてファイル情報を取得することで実現できます。
また、Boxが提供するAPIを用いることで、取得したデータごとにBoxのフォルダに振り分けることもできます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現可能です！
[Yoomとは]
フローの作成方法
- Boxをマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- フローの起点となるのメールトリガーの設定とその後に続くBoxのアクション設定
- トリガーボタンをONにして、フローボットを起動
■概要メールで受信する請求書などのファイルを、都度内容を確認して手動でフォルダに振り分ける作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、添付されたファイルをOCRで読み取り、内容をAIが判定し、その結果に応じて自動でBoxのフォルダに振り分けることが可能です。これにより、面倒なファイル管理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- メールで受信する請求書などのファイル整理に時間を要している経理や総務担当者の方
- Boxを活用おり、手作業によるファイルの振り分け作業の自動化を検討している方
- OCRやAIの技術を用いて、メールで届くファイルの管理業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- メールの確認から内容の判断、Boxへのアップロードまでの一連の作業が自動化されるため、ファイル整理に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの振り分け間違いや、確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガーを選択し、「メールが届いたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、受信したメールの添付ファイルから文字情報を読み取ります。
- 続いて、OCRで読み取った内容をもとに、進行先を切り替えるアクションで処理を分岐させます。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、分岐した条件に応じたフォルダへファイルをアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- メールトリガーでは、自動化の対象としたいメールアドレスや、件名・本文に含まれるキーワードなどを任意で設定できます。
- 進行先を切り替える設定では、OCRで読み取ったテキストに特定の文言が含まれるかどうかを条件に、振り分け先を任意で設定できます。
- Boxへのファイルアップロード時には、アップロード先のフォルダや、保存する際のファイル名を任意で指定することが可能です。
■注意事項- BoxとYoomを連携してください。
- 「進行先を切り替える」はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Boxはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- メールで受信する請求書などのファイル整理に時間を要している経理や総務担当者の方
- Boxを活用おり、手作業によるファイルの振り分け作業の自動化を検討している方
- OCRやAIの技術を用いて、メールで届くファイルの管理業務を効率化したいと考えている方
- メールの確認から内容の判断、Boxへのアップロードまでの一連の作業が自動化されるため、ファイル整理に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの振り分け間違いや、確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。
- はじめに、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガーを選択し、「メールが届いたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、受信したメールの添付ファイルから文字情報を読み取ります。
- 続いて、OCRで読み取った内容をもとに、進行先を切り替えるアクションで処理を分岐させます。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、分岐した条件に応じたフォルダへファイルをアップロードします。
- メールトリガーでは、自動化の対象としたいメールアドレスや、件名・本文に含まれるキーワードなどを任意で設定できます。
- 進行先を切り替える設定では、OCRで読み取ったテキストに特定の文言が含まれるかどうかを条件に、振り分け先を任意で設定できます。
- Boxへのファイルアップロード時には、アップロード先のフォルダや、保存する際のファイル名を任意で指定することが可能です。
- BoxとYoomを連携してください。
- 「進行先を切り替える」はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Boxはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
ステップ1:Boxをマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
ステップ2:テンプレートをコピー
それでは自動化の設定を行っていきましょう！
以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要メールで受信する請求書などのファイルを、都度内容を確認して手動でフォルダに振り分ける作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、添付されたファイルをOCRで読み取り、内容をAIが判定し、その結果に応じて自動でBoxのフォルダに振り分けることが可能です。これにより、面倒なファイル管理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- メールで受信する請求書などのファイル整理に時間を要している経理や総務担当者の方
- Boxを活用おり、手作業によるファイルの振り分け作業の自動化を検討している方
- OCRやAIの技術を用いて、メールで届くファイルの管理業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- メールの確認から内容の判断、Boxへのアップロードまでの一連の作業が自動化されるため、ファイル整理に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの振り分け間違いや、確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガーを選択し、「メールが届いたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、受信したメールの添付ファイルから文字情報を読み取ります。
- 続いて、OCRで読み取った内容をもとに、進行先を切り替えるアクションで処理を分岐させます。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、分岐した条件に応じたフォルダへファイルをアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- メールトリガーでは、自動化の対象としたいメールアドレスや、件名・本文に含まれるキーワードなどを任意で設定できます。
- 進行先を切り替える設定では、OCRで読み取ったテキストに特定の文言が含まれるかどうかを条件に、振り分け先を任意で設定できます。
- Boxへのファイルアップロード時には、アップロード先のフォルダや、保存する際のファイル名を任意で指定することが可能です。
■注意事項- BoxとYoomを連携してください。
- 「進行先を切り替える」はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Boxはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- メールで受信する請求書などのファイル整理に時間を要している経理や総務担当者の方
- Boxを活用おり、手作業によるファイルの振り分け作業の自動化を検討している方
- OCRやAIの技術を用いて、メールで届くファイルの管理業務を効率化したいと考えている方
- メールの確認から内容の判断、Boxへのアップロードまでの一連の作業が自動化されるため、ファイル整理に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの振り分け間違いや、確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。
- はじめに、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガーを選択し、「メールが届いたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、受信したメールの添付ファイルから文字情報を読み取ります。
- 続いて、OCRで読み取った内容をもとに、進行先を切り替えるアクションで処理を分岐させます。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、分岐した条件に応じたフォルダへファイルをアップロードします。
- メールトリガーでは、自動化の対象としたいメールアドレスや、件名・本文に含まれるキーワードなどを任意で設定できます。
- 進行先を切り替える設定では、OCRで読み取ったテキストに特定の文言が含まれるかどうかを条件に、振り分け先を任意で設定できます。
- Boxへのファイルアップロード時には、アップロード先のフォルダや、保存する際のファイル名を任意で指定することが可能です。
- BoxとYoomを連携してください。
- 「進行先を切り替える」はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Boxはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
テンプレートがコピーされるので、「OK」をクリックしましょう。
ステップ3:フローの起点となるメールトリガーの設定
以下の画面が表示されるので、設定方法を確認します。
スクロールし、以下の設定を行います。
トリガー条件は以下のように設定しましたが、設定方法は自由です。
設定できたら、「次へ」をクリックしましょう。
テスト用に、ファイルを添付したメールを受信用アドレス宛に送信してください。
テスト用に以下のPDFデータを使用します。
送信後、少し時間を置いてから「テスト」をクリックしてください。
うまくいかない場合は下記をご覧ください。
成功すると以下のように表示され、取得した値にはメール内容が自動的に反映されます。
添付ファイルは「添付ファイル1」に表示されます。
複数ある場合は、添付ファイル2や3に格納されます。
確認できたら、「完了」をクリックしてください。
ステップ4：画像・PDFから文字を読み取る設定
続いて、PDFから文字を読み取る設定を行うため、「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
スクロールし、「ファイルの添付方法」を設定します。
先ほど取得した添付ファイルを活用するので、以下のように設定してください。
次に、「抽出したい項目」を設定します。
今回は例として以下の項目を設定しました。
使用するAIと言語を設定します。
「テスト」→「テスト成功」→「完了」をクリックしましょう。
ステップ5：コマンドオペレーションの設定
続いて、取得した値によってフローの進行方向を変更する設定を行うため、「コマンドオペレーション」をクリックしてください。
※「進行先を切り替える」は一部有料プランのみご利用いただける機能となっております
その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
以下の画面が表示されるので、設定を行います。
顧客ごとに進行先を切り替え、Boxにファイルをアップロードする設定にしたいので、今回は以下のように設定しました。
取得した値をクリックすると、先ほど「抽出したい項目」で設定した項目が表示されます。
作業日や作業者名ごとに進行先を切り替えることが可能です。
切り替え条件には任意の値を設定してください。
設定できたら、「保存する」をクリックしましょう。
ステップ6：Boxでファイルをアップロードする設定
続いて、Boxにファイルをアップロードする設定を行うため、「ファイルをアップロード」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
問題なければ、「次へ」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、「ファイル名」を設定しましょう。
「メールが届いたら」ので取得した値から「添付ファイル1」を選択してください。
※顧客ごとに添付ファイルは異なるので、該当するファイルを選択しましょう。
取得した値を活用することで、メールを受信するたびに変動する値でファイル名が作成されます。
次に、以下の設定を行います。
- 「格納先フォルダのコンテンツID」→説明に従って設定
- 「ファイルの添付方法」→任意のファイルを選択
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
残り2つの進行先も同様に、Boxの設定を行ってください。
ステップ7:トリガーボタンをONにして、フローボットを起動
こちらで全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了します。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！
フォームで送信されたファイルをOCR・AI判定し、結果に応じてBoxのフォルダに振り分ける方法
続いて、「フォームで送信されたファイルをOCR・AI判定し、結果に応じてBoxのフォルダに振り分ける」方法をご説明します。
先ほど設定したテンプレートから派生して、こちらはフォームで送信されたファイルをOCRで取得し、Boxのフォルダに振り分けるフローとなっています。
設定を行うので、先ほどと同様に以下のバナーの「試してみる」をクリックしましょう。
■概要
「フォームで送信されたファイルをOCR・AI判定し、結果に応じてBoxのフォルダに振り分ける」ワークフローは、受け取ったファイルを自動で解析・分類し、Box内の適切なフォルダへスムーズに整理します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームから多量のファイルを受け取る担当者
- 手動でファイルを確認・整理するのに時間がかかっており、自動仕分けを導入したい方
- Boxを活用してファイル管理を行っているチーム
- Box内でのフォルダ整理が煩雑になっているチームのメンバー
- 業務の自動化を進めたいIT担当者
- Yoomを使って簡単に自動化のワークフローを構築したい方
- エラーを減らして正確なファイル管理を実現したい方
- AI判定による自動振り分けでヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性向上を目指したい方
■このテンプレートを使うメリット
手動で行っていたファイル整理を自動化することで、作業時間が短縮され、空いた時間を他の業務に充てられます。
また、AIとOCRの活用により、ヒューマンエラーが減少し、ファイル管理の正確性向上につながります。
Box内のフォルダが整理整頓され、必要なファイルをすぐに見つけられるようになります。
■概要
「フォームで送信されたファイルをOCR・AI判定し、結果に応じてBoxのフォルダに振り分ける」ワークフローは、受け取ったファイルを自動で解析・分類し、Box内の適切なフォルダへスムーズに整理します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームから多量のファイルを受け取る担当者
- 手動でファイルを確認・整理するのに時間がかかっており、自動仕分けを導入したい方
- Boxを活用してファイル管理を行っているチーム
- Box内でのフォルダ整理が煩雑になっているチームのメンバー
- 業務の自動化を進めたいIT担当者
- Yoomを使って簡単に自動化のワークフローを構築したい方
- エラーを減らして正確なファイル管理を実現したい方
- AI判定による自動振り分けでヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性向上を目指したい方
■このテンプレートを使うメリット
手動で行っていたファイル整理を自動化することで、作業時間が短縮され、空いた時間を他の業務に充てられます。
また、AIとOCRの活用により、ヒューマンエラーが減少し、ファイル管理の正確性向上につながります。
Box内のフォルダが整理整頓され、必要なファイルをすぐに見つけられるようになります。
フォームにファイルが送信されたらフローボットが起動する設定を行うため、「提出用フォーム」をクリックします。
以下のようなフォーム画面が表示されるので、設定を行いましょう。
完了ページの設定などが完了したら、「次へ」をクリックしましょう。
※Yoomフォームはプランにより設定可能なオプション項目が異なります。
詳細は「フォームの基本設定・オプション設定について」をご参照ください。
「取得した値」にテスト用のファイルを添付しましょう。
「Browse」をクリックすると、ファイルを選択できます。
本来はフォームにファイルが送信された際にフローボットが起動するのですが、テストで必要なため、設定を行います。
設定が完了したら、「完了」をクリックしてください。
その後の設定はステップ4～6と同じ設定になるため、先ほどの画面を参照して設定を行いましょう。
BoxにアップロードされたファイルをOCR・AI判定し、結果に応じてBoxのフォルダに振り分ける方法
続いて、「BoxにアップロードされたファイルをOCR・AI判定し、結果に応じてBoxのフォルダに振り分ける」方法をご説明します。
こちらのテンプレートはBoxのファイルアップロードをトリガーに、OCRでデータを取得し、Boxのフォルダに振り分けるフローとなっています。
設定を行うので、先ほどと同様に以下のバナーの「試してみる」をクリックしましょう。
■概要
Boxにアップロードされる請求書や契約書などの書類管理において、目視での内容確認や手作業でのフォルダ振り分けに手間を感じていませんか。こうした定型的な作業は、時間的な負担だけでなくヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Boxにアップロードされたファイルをトリガーに、OCRとAIがファイル内容を自動で判定し、結果に応じて適切なフォルダへ自動で振り分けることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxに保管される大量の書類を手作業で確認・整理している管理部門の方
- OCRやAIを活用し、書類の内容に応じた振り分け作業を自動化したい方
- 書類管理のプロセスを標準化し、人的ミスを減らして業務効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードから内容の判定、指定フォルダへの移動までを自動化し、手作業によるファイル整理の時間を短縮します。
- システムが自動で処理を行うため、ファイルの見落としや誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」を設定し、アップロードされたファイルを取得します。
- OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 進行先切り替え機能を設定し、OCRで読み取った内容に応じて後続の処理を分岐させます。
- 必要に応じて「承認を依頼する」アクションを設定し、担当者に内容の確認を依頼します。
- 最後に、Boxの「ファイルを移動」を設定し、判定結果に基づきファイルを適切なフォルダへ移動させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、処理の起点としたい監視対象のフォルダを任意で指定してください。
- OCR機能では、ファイルから抽出したい項目や使用するAI、言語などを自由に設定できます。
- 進行先切り替え機能では、OCRで取得したテキスト情報をもとに「"請求書"という文字が含まれていたらAの処理へ」のように、後続の処理を分岐させる条件を任意で設定可能です。
- 承認を依頼するアクションでは、承認者や承認内容、承認完了後の処理などを実際の業務フローに合わせて柔軟に設定できます。
- Boxのファイルを移動するアクションでは、ファイルの移動先となるフォルダを条件分岐ごとにそれぞれ指定してください。
■注意事項
- BoxとYoomを連携してください。
- 「進行先を切り替える」はミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
Boxにアップロードされる請求書や契約書などの書類管理において、目視での内容確認や手作業でのフォルダ振り分けに手間を感じていませんか。こうした定型的な作業は、時間的な負担だけでなくヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Boxにアップロードされたファイルをトリガーに、OCRとAIがファイル内容を自動で判定し、結果に応じて適切なフォルダへ自動で振り分けることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxに保管される大量の書類を手作業で確認・整理している管理部門の方
- OCRやAIを活用し、書類の内容に応じた振り分け作業を自動化したい方
- 書類管理のプロセスを標準化し、人的ミスを減らして業務効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードから内容の判定、指定フォルダへの移動までを自動化し、手作業によるファイル整理の時間を短縮します。
- システムが自動で処理を行うため、ファイルの見落としや誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」を設定し、アップロードされたファイルを取得します。
- OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 進行先切り替え機能を設定し、OCRで読み取った内容に応じて後続の処理を分岐させます。
- 必要に応じて「承認を依頼する」アクションを設定し、担当者に内容の確認を依頼します。
- 最後に、Boxの「ファイルを移動」を設定し、判定結果に基づきファイルを適切なフォルダへ移動させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、処理の起点としたい監視対象のフォルダを任意で指定してください。
- OCR機能では、ファイルから抽出したい項目や使用するAI、言語などを自由に設定できます。
- 進行先切り替え機能では、OCRで取得したテキスト情報をもとに「"請求書"という文字が含まれていたらAの処理へ」のように、後続の処理を分岐させる条件を任意で設定可能です。
- 承認を依頼するアクションでは、承認者や承認内容、承認完了後の処理などを実際の業務フローに合わせて柔軟に設定できます。
- Boxのファイルを移動するアクションでは、ファイルの移動先となるフォルダを条件分岐ごとにそれぞれ指定してください。
■注意事項
- BoxとYoomを連携してください。
- 「進行先を切り替える」はミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Boxのフォルダにファイルがアップロードされたらフローボットが起動する設定を行うため、「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
問題なければ、「次へ」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、「フォルダのコンテンツID」を設定しましょう。
設定が完了したら、「WebhookURLを登録」→「テスト成功」で次に進みます。
ここでBoxの指定したフォルダにファイルをアップロードしましょう。
その後フローに戻りテストし、成功したら完了をクリックします。
続いて、box内の特定のファイルをダウンロードする設定を行うため、「ファイルをダウンロード」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
問題なければ、「次へ」をクリックしてください。
コンテンツIDは既にデフォルトで設定されています。
「テスト」→「テスト成功」→「完了」をクリックします。
その後の設定はステップ4～6と同じ設定になるため、先ほどの画面を参照して設定を行いましょう。
Boxを使ったその他の自動化例
その他にもBoxを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Slackに自動通知する
ファイル情報をSlackに通知できるため、ファイルの共有をスムーズに行いたい方におすすめです。
OCRでファイルデータを取得できるので、正確な情報を共有できます。
■概要
「Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Slackに通知する」フローは、BoxとOCRを活用した業務ワークフローです。
Boxに新しいファイルがアップロードされるたびに、OCR機能で内容を自動的に読み取り、必要な情報をSlackに通知します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxを日常的に利用しており、ファイル内容の迅速な共有が必要なチームの方
- 手動でファイルの内容確認や情報共有に時間を取られているビジネスパーソン
- Slackを活用してリアルタイムに情報通知を行いたい企業の方
- OCRを用いて紙ベースの情報をデジタル化し、自動で管理したい事務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- 情報共有のスピード向上：Boxへのファイル追加と同時ファイルのOCRとOCRで読み取った内容がSlackに通知されるため、チーム全体の情報共有が迅速になります。
- 手作業の削減：OCR機能で内容を自動読み取りし、通知することで、手動でのデータ入力や確認作業が不要になります。
- エラーの防止：自動化されたプロセスにより、ヒューマンエラーのリスクを低減し、正確な情報共有が可能になります。
■概要
「Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Slackに通知する」フローは、BoxとOCRを活用した業務ワークフローです。
Boxに新しいファイルがアップロードされるたびに、OCR機能で内容を自動的に読み取り、必要な情報をSlackに通知します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxを日常的に利用しており、ファイル内容の迅速な共有が必要なチームの方
- 手動でファイルの内容確認や情報共有に時間を取られているビジネスパーソン
- Slackを活用してリアルタイムに情報通知を行いたい企業の方
- OCRを用いて紙ベースの情報をデジタル化し、自動で管理したい事務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- 情報共有のスピード向上：Boxへのファイル追加と同時ファイルのOCRとOCRで読み取った内容がSlackに通知されるため、チーム全体の情報共有が迅速になります。
- 手作業の削減：OCR機能で内容を自動読み取りし、通知することで、手動でのデータ入力や確認作業が不要になります。
- エラーの防止：自動化されたプロセスにより、ヒューマンエラーのリスクを低減し、正確な情報共有が可能になります。
2.Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動追加する
ファイルデータをGoogle スプレッドシートに追加できるため、データ管理が容易になるでしょう。
手作業によるデータ入力が手間だと感じている方におすすめの自動化です。
■概要
「Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動追加する」ワークフローは、Boxに保存されたファイルを自動的にOCR処理し、そのデータをGoogle スプレッドシートに転記する業務ワークフローです。
ファイルがBoxに追加されるたびに自動でOCR処理が行われ、必要な情報がGoogle スプレッドシートに整理されるため、効率的なデータ管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxを使用して大量のドキュメントを管理しているビジネスユーザーの方
- 手動でのデータ入力に時間を取られている事務担当者の方
- OCRを活用して紙書類や画像データの情報をデジタル化したい方
- Google スプレッドシートを用いたデータ集計や分析を効率化したいチームの方
- 業務プロセスの自動化を検討している経営者やマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 作業時間の削減：手動で行っていたデータ入力作業を自動化することで、時間を有効に活用できます。
- ヒューマンエラーの防止：自動処理により、入力ミスやデータの抜け漏れを防ぎ、正確なデータ管理が実現します。
- 業務フローの一元化：BoxとGoogle スプレッドシート間のデータ連携がスムーズになり、業務全体の効率が向上します。
■概要
「Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動追加する」ワークフローは、Boxに保存されたファイルを自動的にOCR処理し、そのデータをGoogle スプレッドシートに転記する業務ワークフローです。
ファイルがBoxに追加されるたびに自動でOCR処理が行われ、必要な情報がGoogle スプレッドシートに整理されるため、効率的なデータ管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxを使用して大量のドキュメントを管理しているビジネスユーザーの方
- 手動でのデータ入力に時間を取られている事務担当者の方
- OCRを活用して紙書類や画像データの情報をデジタル化したい方
- Google スプレッドシートを用いたデータ集計や分析を効率化したいチームの方
- 業務プロセスの自動化を検討している経営者やマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 作業時間の削減：手動で行っていたデータ入力作業を自動化することで、時間を有効に活用できます。
- ヒューマンエラーの防止：自動処理により、入力ミスやデータの抜け漏れを防ぎ、正確なデータ管理が実現します。
- 業務フローの一元化：BoxとGoogle スプレッドシート間のデータ連携がスムーズになり、業務全体の効率が向上します。
3.フォームの添付ファイルをChatGPTで分類し、Goole Driveのフォルダに自動格納する
フォームから複数のファイルを取得していて、フォルダ分けを自動化したい方におすすめです。
AIが自動的にフォルダ分けをするため、適切なフォルダへスピーディーに保存できるでしょう。
■概要フォーム経由で送られてくる請求書や領収書などの添付ファイルを手作業で確認し、フォルダに振り分ける作業に手間を感じていませんか。一つひとつ対応していると時間がかかり、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、フォームに添付されたファイルをChatGPTが自動で判別し、指定のGoogle Driveフォルダへ自動で格納できます。ファイル分類と格納作業の自動化によって、業務の効率化が可能です。
■このテンプレートをおすすめする方- フォームで受け取った請求書や領収書などのファイル管理に手間を感じている経理や総務担当者の方
- ChatGPTを活用して、様々な種類の書類の分類作業を効率化したいと考えている方
- Google Driveでのファイル整理を手作業で行っており、格納ミスや作業漏れを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット- フォームへのファイル添付を起点に、内容の判別からフォルダへの格納までが自動化され、手作業の時間を短縮できます。
- 手動での分類や格納作業で起こりがちな、格納先のフォルダ間違いやファイルの見落としといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ- はじめに、ChatGPTとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「フォームトリガー」の「ファイル送信フォーム」を設定し、フォームが送信されたらフローが起動するようにします。
- 次に、オペレーションの「OCR機能」で「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、添付ファイルの内容をテキストに変換します。
- テキスト情報をもとにChatGPTでファイルの種類を判別させ、その結果に応じて「分岐する」オペレーションで処理を分けます。
- 分岐した処理に応じて「進行先を切り替える」で格納先を決定し、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションで格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- トリガーとなるフォームの質問項目は、業務内容に合わせて任意で設定してください。
- ChatGPTが判別した結果をどのように処理するか、分岐の条件は任意で設定可能です。
- 進行先を切り替えるオペレーションでは、ChatGPTに判別させたい書類の種類（領収書や名刺など）を任意で設定できます。
- Google Driveにファイルをアップロードする際は、格納先のフォルダや保存する際のファイル名を任意で設定してください。
■注意事項- ChatGPT、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「分岐/進行先を切り替える」はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
- 詳しくはOpenAIの「API料金」ページをご確認ください。
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
- フォームで受け取った請求書や領収書などのファイル管理に手間を感じている経理や総務担当者の方
- ChatGPTを活用して、様々な種類の書類の分類作業を効率化したいと考えている方
- Google Driveでのファイル整理を手作業で行っており、格納ミスや作業漏れを減らしたい方
- フォームへのファイル添付を起点に、内容の判別からフォルダへの格納までが自動化され、手作業の時間を短縮できます。
- 手動での分類や格納作業で起こりがちな、格納先のフォルダ間違いやファイルの見落としといったヒューマンエラーを防ぎます。
- はじめに、ChatGPTとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「フォームトリガー」の「ファイル送信フォーム」を設定し、フォームが送信されたらフローが起動するようにします。
- 次に、オペレーションの「OCR機能」で「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、添付ファイルの内容をテキストに変換します。
- テキスト情報をもとにChatGPTでファイルの種類を判別させ、その結果に応じて「分岐する」オペレーションで処理を分けます。
- 分岐した処理に応じて「進行先を切り替える」で格納先を決定し、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションで格納します。
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームの質問項目は、業務内容に合わせて任意で設定してください。
- ChatGPTが判別した結果をどのように処理するか、分岐の条件は任意で設定可能です。
- 進行先を切り替えるオペレーションでは、ChatGPTに判別させたい書類の種類（領収書や名刺など）を任意で設定できます。
- Google Driveにファイルをアップロードする際は、格納先のフォルダや保存する際のファイル名を任意で設定してください。
- ChatGPT、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「分岐/進行先を切り替える」はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
- 詳しくはOpenAIの「API料金」ページをご確認ください。
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
まとめ
本記事では、メールで受信したファイルをOCRで読み取り、Boxのフォルダに自動的に振り分ける方法を解説しました。
これにより、手間がかかっていたファイル整理も簡素化され、作業負担を軽減できるかもしれません。
Yoomの自動化設定はシンプルで、プログラミング知識がなくても簡単に操作できます。
さらに、多忙な業務の合間に最小限で運用できるといったメリットもあります。
特に、「ファイルの振り分けが面倒」、「ファイル管理の時間を奪われたくない」という方に活用していただきたい自動化です。
この自動化を導入すれば、ファイル管理に費やしていた時間を他の業務に充てることができるでしょう。
今回ご紹介したテンプレートを活用し、もっとスマートに作業しませんか？
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
