BoxとOCRでメール添付ファイルをチェック＆スマートにフォルダ分けする方法

メールで受信したファイルをYoomのOCR機能と組み合わせてファイル情報を取得することで実現できます。
また、Boxが提供するAPIを用いることで、取得したデータごとにBoxのフォルダに振り分けることもできます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現可能です！

今回は、以下のプロセスでフローボットの設定を進めていきます。

• Boxをマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• フローの起点となるのメールトリガーの設定とその後に続くBoxのアクション設定
• トリガーボタンをONにして、フローボットを起動

すでにYoomを利用している方はログインし、まだYoomを利用していない方は、こちらから無料登録行ってください。

ステップ1:Boxをマイアプリ登録

BoxをYoomに接続するマイアプリ登録を最初に行います。
マイアプリ登録を事前に済ませておくと、自動化設定が進めやすくなります。

それでは設定を行いましょう！
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。

Boxの連携方法

アプリ一覧が表示されるので、そこからをBox探すか、検索機能を活用しましょう。
以下の画面が表示されるので、「メールアドレス」と「パスワード」を入力し、ログインしてください。

以下の画面が表示されたら、「Boxへのアクセスを許可」をクリックしましょう。

自身のマイアプリ欄に、Boxが表示されていれば登録は完了しています。

ステップ2:テンプレートをコピー

それでは自動化の設定を行っていきましょう！
以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
テンプレートはマイプロジェクトというプロジェクトに自動的に格納されるので、確認したい場合はそこから確認してください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」を確認してください。
使いやすいようにタイトルを変更することも可能です。
最初に、Yoomで設定したメールにメールが届いたらフローボットが起動する設定を行うため、「メールが届いたら」をクリックします。

ステップ3:フローの起点となるメールトリガーの設定

以下の画面が表示されるので、設定方法を確認します。
確認できたら、スクロールしましょう。

スクロールし、以下の設定を行います。
詳しい設定方法は、こちらを確認してください。
トリガー条件は以下のように設定しましたが、設定方法は自由です。
テスト用にファイルを添付したメールを受信用アドレス宛に送信してください。
設定できたら、「次へ」をクリックしましょう。

テスト用に以下のPDFデータを使用します。

送信後、少し時間を置いてから「テスト」をクリックしてください。
メールトリガーが起動しない場合は、こちらのヘルプページを確認しましょう。

テストが成功すると、以下のように表示され、アウトプットにはメールから取得した値が自動的に入力されます。
添付ファイルは「添付ファイル1」に表示されます。
複数ある場合は、添付ファイル2や3に格納されます。
確認できたら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ4：画像・PDFから文字を読み取る設定

続いて、PDFから文字を読み取る設定を行うため、「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。
※OCRのAIオペレーションは一部有料プランのみご利用いただける機能となっております。
その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
問題なければ、「次へ」をクリックしましょう。

以下の注意事項を確認してください。
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は、こちらをご参照ください。

スクロールし、「ファイルの添付方法」を設定します。
先ほど取得した添付ファイルを活用するので、以下のように設定してください。

次に、「抽出したい項目」を設定します。
今回は例として以下の項目を設定しました。
以下は例ですので、任意で設定してください。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存する」をクリックしましょう。

ステップ5：コマンドオペレーションの設定

続いて、アウトプットの値によってフローの進行方向を変更する設定を行うため、「コマンドオペレーション」をクリックしてください。
※「進行先を切り替える」は一部有料プランのみご利用いただける機能となっております
その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

以下の画面が表示されるので、設定を行います。
顧客ごとに進行先を切り替え、Boxにファイルをアップロードする設定にしたいので、今回は以下のように設定しました。
アウトプットをクリックすると、先ほど「抽出したい項目」で設定した項目が表示されます。
作業日や作業社名ごとに進行先を切り替えることが可能です。
切り替え条件には任意の値を設定してください。
設定できたら、「保存する」をクリックしましょう。

ステップ6：Boxでファイルをアップロードする設定

続いて、Boxにファイルをアップロードする設定を行うため、「ファイルをアップロード」をクリックします。

以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
問題なければ、「次へ」をクリックします。

以下の画面が表示されるので、「ファイル名」を設定しましょう。
「メールが届いたら」のアウトプットから「添付ファイル1」を選択してください。
※顧客ごとに添付ファイルは異なるので、該当するファイルを選択しましょう。
アウトプットを活用することで、自動的にファイル名が作成されます。
アウトプットは赤枠内の矢印をクリックすると表示されます。

次に、以下の設定を行います。

• 「格納先フォルダのコンテンツID」→説明に従って設定
• 「ファイルの添付方法」→任意のファイルを選択

設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
切り替わった進行先のBoxの設定も同様に行ってください。

ステップ7:トリガーボタンをONにして、フローボットを起動

こちらで全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了します。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！

今回使用したテンプレートはこちらです。

フォームで送信されたファイルをOCR・AI判定し、結果に応じてBoxのフォルダに振り分ける方法

続いて、「フォームで送信されたファイルをOCR・AI判定し、結果に応じてBoxのフォルダに振り分ける」方法をご説明します。
先ほど設定したテンプレートから派生して、こちらはフォームで送信されたファイルをOCRで取得し、Boxのフォルダに振り分けるフローとなっています。
設定を行うので、先ほどと同様に以下のバナーの「試してみる」をクリックしましょう。

フォームにファイルが送信されたらフローボットが起動する設定を行うため、「提出用フォーム」をクリックします。

以下のようなフォーム画面が表示されるので、設定を行いましょう。
フォームの設定方法は、こちらを確認してください。
設定が完了したら、「次へ」をクリックしましょう。

「取得した値」にテスト用のファイルを添付しましょう。
「Browse」をクリックすると、ファイルを選択できます。
本来はフォームにファイルが送信された際にフローボットが起動するのですが、テストで必要なため、設定を行います。
設定が完了したら、「保存する」をクリックしてください。

その後の設定はステップ4～6と同じ設定になるため、先ほどの画面を参照して設定を行いましょう。

BoxにアップロードされたファイルをOCR・AI判定し、結果に応じてBoxのフォルダに振り分ける方法

続いて、「BoxにアップロードされたファイルをOCR・AI判定し、結果に応じてBoxのフォルダに振り分ける」方法をご説明します。
こちらのテンプレートはBoxのファイルアップロードをトリガーに、OCRでデータを取得し、Boxのフォルダに振り分けるフローとなっています。
設定を行うので、先ほどと同様に以下のバナーの「試してみる」をクリックしましょう。

Boxのフォルダにファイルがアップロードされたらフローボットが起動する設定を行うため、「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックします。

以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
問題なければ、「次へ」をクリックしてください。

以下の画面が表示されたら、「フォルダのコンテンツID」を設定しましょう。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存する」をクリックします。

続いて、box内の特定のファイルをダウンロードする設定を行うため、「ファイルをダウンロード」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
問題なければ、「次へ」をクリックしてください。

以下の画面が表示されたら、「コンテンツID」を設定しましょう。
「フォルダにファイルがアップロードされたら」のアウトプットから選択してください。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存する」をクリックします。

その後の設定はステップ4～6と同じ設定になるため、先ほどの画面を参照して設定を行いましょう。

その他のBoxを使った自動化の例

その他にもBoxを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Slackに自動通知するフローです。
ファイル情報をSlackに通知できるため、ファイルの共有をスムーズに行いたい方におすすめです。
OCRでファイルデータを取得できるので、正確な情報を共有できます。

2.Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動追加するフローです。
‍ファイルデータをGoogle スプレッドシートに追加できるため、データ管理が容易になるでしょう。
手作業によるデータ入力が手間だと感じている方におすすめの自動化です。

3.フォームの添付ファイルをChatGPTで分類し、Goole Driveのフォルダに自動格納するフローです。
フォームから複数のファイルを取得していて、フォルダ分けを自動化したい方におすすめです。
AIが自動的にフォルダ分けをするため、適切なフォルダへスピーディーに保存できるでしょう。

まとめ

本記事では、メールで受信したファイルをOCRで読み取り、Boxのフォルダに自動的に振り分ける方法を解説しました。
これにより、手間がかかっていたファイル整理も簡素化され、作業負担を軽減できるかもしれません。
Yoomの自動化設定はシンプルで、プログラミング知識がなくても簡単に操作できます。
さらに、多忙な業務の合間に最小限で運用できるといったメリットもあります。
特に、「ファイルの振り分けが面倒」、「ファイル管理の時間を奪われたくない」という方に活用していただきたい自動化です。
この自動化を導入すれば、ファイル管理に費やしていた時間を他の業務に充てることができるでしょう。
今回ご紹介したテンプレートを活用し、もっとスマートに作業しませんか？