フォームの添付ファイルをChatGPTで分類し、Goole Driveのフォルダに格納する
フォームの添付ファイルをChatGPTで分類し、Goole Driveのフォルダに格納する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google Drive™
と
ChatGPT
を自動連携できます。
■概要
フォーム経由で送られてくる請求書や領収書などの添付ファイルを手作業で確認し、フォルダに振り分ける作業に手間を感じていませんか。一つひとつ対応していると時間がかかり、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、フォームに添付されたファイルをChatGPTが自動で判別し、指定のGoogle Driveフォルダへ自動で格納できます。ファイル分類と格納作業の自動化によって、業務の効率化が可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け取った請求書や領収書などのファイル管理に手間を感じている経理や総務担当者の方
- ChatGPTを活用して、様々な種類の書類の分類作業を効率化したいと考えている方
- Google Driveでのファイル整理を手作業で行っており、格納ミスや作業漏れを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへのファイル添付を起点に、内容の判別からフォルダへの格納までが自動化され、手作業の時間を短縮できます。
- 手動での分類や格納作業で起こりがちな、格納先のフォルダ間違いやファイルの見落としといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ChatGPTとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「フォームトリガー」の「ファイル送信フォーム」を設定し、フォームが送信されたらフローが起動するようにします。
- 次に、オペレーションの「OCR機能」で「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、添付ファイルの内容をテキストに変換します。
- テキスト情報をもとにChatGPTでファイルの種類を判別させ、その結果に応じて「分岐する」オペレーションで処理を分けます。
- 分岐した処理に応じて「進行先を切り替える」で格納先を決定し、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションで格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームの質問項目は、業務内容に合わせて任意で設定してください。
- ChatGPTが判別した結果をどのように処理するか、分岐の条件は任意で設定可能です。
- 進行先を切り替えるオペレーションでは、ChatGPTに判別させたい書類の種類（領収書や名刺など）を任意で設定できます。
- Google Driveにファイルをアップロードする際は、格納先のフォルダや保存する際のファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- ChatGPT、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「分岐/進行先を切り替える」はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
- 詳しくはOpenAIの「API料金」ページをご確認ください。
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
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