BoxにアップロードされたファイルをOCR・AI判定し、結果に応じてBoxのフォルダに振り分ける

■概要

Boxにアップロードされる請求書や契約書などの書類管理において、目視での内容確認や手作業でのフォルダ振り分けに手間を感じていませんか。こうした定型的な作業は、時間的な負担だけでなくヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Boxにアップロードされたファイルをトリガーに、OCRとAIがファイル内容を自動で判定し、結果に応じて適切なフォルダへ自動で振り分けることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxに保管される大量の書類を手作業で確認・整理している管理部門の方
• OCRやAIを活用し、書類の内容に応じた振り分け作業を自動化したい方
• 書類管理のプロセスを標準化し、人的ミスを減らして業務効率化を図りたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイルアップロードから内容の判定、指定フォルダへの移動までを自動化し、手作業によるファイル整理の時間を短縮します。
• システムが自動で処理を行うため、ファイルの見落としや誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
3. 続けて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」を設定し、アップロードされたファイルを取得します。
4. OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
5. 進行先切り替え機能を設定し、OCRで読み取った内容に応じて後続の処理を分岐させます。
6. 必要に応じて「承認を依頼する」アクションを設定し、担当者に内容の確認を依頼します。
7. 最後に、Boxの「ファイルを移動」を設定し、判定結果に基づきファイルを適切なフォルダへ移動させます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、処理の起点としたい監視対象のフォルダを任意で指定してください。
• OCR機能では、ファイルから抽出したい項目や使用するAI、言語などを自由に設定できます。
• 進行先切り替え機能では、OCRで取得したテキスト情報をもとに「"請求書"という文字が含まれていたらAの処理へ」のように、後続の処理を分岐させる条件を任意で設定可能です。
• 承認を依頼するアクションでは、承認者や承認内容、承認完了後の処理などを実際の業務フローに合わせて柔軟に設定できます。
• Boxのファイルを移動するアクションでは、ファイルの移動先となるフォルダを条件分岐ごとにそれぞれ指定してください。

■注意事項

• BoxとYoomを連携してください。
• 「進行先を切り替える」はミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。