メールで受信したファイルをOCR・AI判定し、結果に応じてBoxのフォルダに振り分ける
メールで受信したファイルをOCR・AI判定し、結果に応じてBoxのフォルダに振り分ける
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Box
を自動連携できます。
■概要
メールで受信する請求書などのファイルを、都度内容を確認して手動でフォルダに振り分ける作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、添付されたファイルをOCRで読み取り、内容をAIが判定し、その結果に応じて自動でBoxのフォルダに振り分けることが可能です。これにより、面倒なファイル管理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールで受信する請求書などのファイル整理に時間を要している経理や総務担当者の方
- Boxを活用おり、手作業によるファイルの振り分け作業の自動化を検討している方
- OCRやAIの技術を用いて、メールで届くファイルの管理業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メールの確認から内容の判断、Boxへのアップロードまでの一連の作業が自動化されるため、ファイル整理に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの振り分け間違いや、確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガーを選択し、「メールが届いたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、受信したメールの添付ファイルから文字情報を読み取ります。
- 続いて、OCRで読み取った内容をもとに、進行先を切り替えるアクションで処理を分岐させます。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、分岐した条件に応じたフォルダへファイルをアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガーでは、自動化の対象としたいメールアドレスや、件名・本文に含まれるキーワードなどを任意で設定できます。
- 進行先を切り替える設定では、OCRで読み取ったテキストに特定の文言が含まれるかどうかを条件に、振り分け先を任意で設定できます。
- Boxへのファイルアップロード時には、アップロード先のフォルダや、保存する際のファイル名を任意で指定することが可能です。
■注意事項
- BoxとYoomを連携してください。
- 「進行先を切り替える」はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Boxはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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