Calendlyに予定が登録されたら、Gmailで通知する
試してみる
■概要
Calendlyで新しい予定が登録されるたびに、手動で確認し関係者に通知する作業に手間を感じていませんか。こうした手作業は、対応の遅れや通知漏れといったミスにつながる可能性があります。このワークフローを活用すれば、Calendlyに予定が登録されたら、即座にGmailへ通知を自動送信できます。CalendlyのAPIを利用した連携のように、日程調整後のコミュニケーションをスムーズにし、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・CalendlyとGmailを使い、日程調整後のフォローアップを手作業で行っている方
・CalendlyのAPIを活用した連携のように、業務自動化をノーコードで実現したい方
・日程調整の通知漏れを防ぎ、迅速な対応で顧客体験を向上させたいチームの方
■注意事項
・Calendly、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
Calendlyを使った日程調整後のフォローアップや情報共有を、手作業で行っていませんか？
API連携で自動化できると知っていても、プログラミングの知識が必要だと聞くと、どうしてもハードルが高く感じてしまいますよね。
特に、社内にすぐ頼めるエンジニアがいない場合や、開発リソースが他のプロジェクトで埋まっている状況では、自動化の第一歩を踏み出せずに悩むことも多いでしょう。
そこで本記事では、Calendly APIの基本的な知識から、エンジニアでなくても様々なアプリとCalendlyを連携させる具体的な方法まで詳しく解説します。
日程調整後のタスク作成や顧客情報管理といった定型業務を自動化し、手作業によるミスをなくしてコア業務に集中できる環境を整えるためのヒントが満載ですので、「エンジニアに頼らず、自分たちだけでCalendly APIを活用したい！」と考えている方は、ぜひ参考にしてみてください。
とにかく早くCalendlyのAPIを利用したい方へ
YoomにはCalendly APIを使った様々なアクションや、業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています。今すぐ試したい方はこちらから詳細をチェックしてみてください！
Calendly APIとは
Calendly APIはCalendlyと外部アプリ（Google、Microsoft、Salesforce、Notionなど）を繋げてデータの受け渡しを行い、Calendlyを使った業務フローを自動化できるインターフェースです。APIはアプリケーション・プログラミング・インタフェース (Application Programming Interface）の略語です。
インターフェースとは簡単に言うと「何か」と「何か」を「繋ぐもの」で、Calendly APIの場合は「Calendly」と「外部のアプリ」を繋ぐインターフェースを指します。
また、APIでは大きく分けて以下のような指示を出すことができます。
- 取得：APIを経由して、データを取得することができます。
- 追加：APIを経由して、データを追加することができます。
- 更新：APIを経由して、データを更新することができます。
- 削除：APIを経由して、データを削除することができます。
Calendly APIでできること
Calendly APIでできることをいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにCalendly APIを使った自動化を体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
1. Calendlyに予定が登録されたら自動で起動する
Calendlyの「予定が登録されたら」という動作をトリガーとして使用し、日程調整が完了したタイミングでGmailへ自動で通知を送ることができるため、担当者への情報共有や次のアクションへの移行をスムーズに行えます。
Calendlyに予定が登録されたら、Gmailで通知する
試してみる
■概要
Calendlyで新しい予定が登録されるたびに、手動で確認し関係者に通知する作業に手間を感じていませんか。こうした手作業は、対応の遅れや通知漏れといったミスにつながる可能性があります。このワークフローを活用すれば、Calendlyに予定が登録されたら、即座にGmailへ通知を自動送信できます。CalendlyのAPIを利用した連携のように、日程調整後のコミュニケーションをスムーズにし、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・CalendlyとGmailを使い、日程調整後のフォローアップを手作業で行っている方
・CalendlyのAPIを活用した連携のように、業務自動化をノーコードで実現したい方
・日程調整の通知漏れを防ぎ、迅速な対応で顧客体験を向上させたいチームの方
■注意事項
・Calendly、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
2.Calendlyで予定がキャンセルされたら自動で起動する
Calendlyで「予定がキャンセルされたら」という動作をトリガーとして設定することで、Slackなどのチャットツールに即時通知を送ることができ、関係者への迅速な情報共有とリスケジュールの調整漏れを防ぎます。
Calendlyで予定がキャンセルされたら、Slackに通知する
試してみる
■概要
Calendlyで管理している予定がキャンセルされた際、関係者への連絡を手作業で行っていませんか？個別の連絡は手間がかかる上に、共有漏れのリスクも伴います。特に、CalendlyのAPI連携を自前で実装するには専門知識が必要です。このワークフローは、Calendlyで予定がキャンセルされたことをトリガーに、指定したSlackチャンネルへ自動で通知します。手作業による連絡の手間と共有漏れのリスクを解消し、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Calendlyで受け付けた予定のキャンセル連絡を手作業で行っている方
・CalendlyのAPIなどを活用して、チーム内での情報共有を円滑にしたいと考えている方
・予定の変更に迅速に対応し、業務の機会損失を防ぎたいと考えている方
■注意事項
・Calendly、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
3. 特定のユーザーのカレンダーに予定が登録されたら自動で起動する
特定のユーザーのCalendlyに「予定が登録されたら」という動作を起点に、その予定情報をGoogle スプレッドシートに自動で追加・蓄積できるため、手作業での転記ミスを防ぎ、正確な営業活動履歴や商談管理を実現します。
Calendlyで特定のユーザのカレンダーに予定が登録されたら、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Calendlyで日程調整をした後、その予定情報を手作業でGoogle スプレッドシートに転記する業務に手間を感じていませんか。この作業は件数が増えるほど負担になり、入力ミスを誘発する可能性もあります。CalendlyのAPI連携などを活用した自動化を検討している方も少なくないはずです。このワークフローは、Calendlyに新しい予定が登録されると、指定のGoogle スプレッドシートに情報を自動で追加するため、こうした課題を解消し、スムーズな情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Calendlyで確定した予定情報を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
・CalendlyのAPI連携を利用して、商談や面談の管理を自動化したいと考えている方
・アポイントメント情報の転記漏れや入力ミスをなくし、正確なデータ管理を徹底したい方
■注意事項
・Calendly、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
その他にも下記のようなアクションをAPI経由で実行が可能です。
■フローの起点となるアクション（トリガーアクション）
- 特定のユーザーのカレンダーの予定がキャンセルされたら（webhook起動）
- 予定がno-showにマークされたら（webhook起動）
- 予定のno-showが解除されたら（webhook起動）
- 特定のユーザーの予定のno-showが解除されたら（webhook起動）
Calendly APIの利用料金と注意点
Calendly APIは、基本的に無料で利用を開始できます。Calendlyの無料プランでもAPIを使って、基本的な情報の取得や追加が可能です。
ただし、無料プランと有料プランでは機能や制限にいくつか違いがあるため注意が必要です。
- リクエスト制限：APIを通じてデータをやり取りできる回数に上限があります。無料プランでは1分あたり50リクエストですが、有料プランでは500リクエストまで緩和されるため、大量の予定を扱う場合は有料プランが適しています。
- Webhookの利用：Calendlyで予定が登録された際などにリアルタイムで通知を受け取る「Webhook」機能は、有料プランでのみ利用可能です。リアルタイムな自動化を実現したい場合は、有料プランへのアップグレードが必要になります。
- 高度な機能：SalesforceなどのCRM連携や、組織全体のユーザー情報を管理するような高度なAPI機能は、特定の有料プランに限定されています。
※詳細はCalendlyのサービスサイトをご確認ください。
※2025年07月14日時点の情報です。
実際に連携してみた！
ここではノーコードツールYoomが用意するテンプレートで、実際の設定方法を通してCalendly APIを使った具体的な連携方法を紹介していきます！
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
Calendly APIとの連携方法
はじめにCalendly APIとYoomを連携する方法を紹介します。
まずCalendlyのマイアプリ登録を行いましょう。
1.Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧からCalendlyを探すか、検索機能を活用して検索しましょう。
2.入力欄にCalendlyと入力するとアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。
以下の画面が表示されたら、使用するアカウントでログインしてください。
これでCalendly APIとの連携は完了です。
今回は「Calendlyに予定が登録されたら、Gmailに通知する」という実際のフローボットも作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- Gmailをマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- Calendlyのトリガー設定およびGmailのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Calendlyに予定が登録されたら、Gmailで通知する
試してみる
■概要
Calendlyで新しい予定が登録されるたびに、手動で確認し関係者に通知する作業に手間を感じていませんか。こうした手作業は、対応の遅れや通知漏れといったミスにつながる可能性があります。このワークフローを活用すれば、Calendlyに予定が登録されたら、即座にGmailへ通知を自動送信できます。CalendlyのAPIを利用した連携のように、日程調整後のコミュニケーションをスムーズにし、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・CalendlyとGmailを使い、日程調整後のフォローアップを手作業で行っている方
・CalendlyのAPIを活用した連携のように、業務自動化をノーコードで実現したい方
・日程調整の通知漏れを防ぎ、迅速な対応で顧客体験を向上させたいチームの方
■注意事項
・Calendly、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1:GmailとYoomの連携
Gmailも先程のCalendlyと同様、マイアプリメニューからアプリを検索しクリックしてください。
1.Googleアカウントを選択して「次へ」をクリックします。
2.以下の画面が表示されたら「続行」をクリックします。
Yoomのマイアプリにそれぞれが登録されたら連携が完了です！
ステップ2:テンプレートをコピーする
ここからいよいよフローを作っていきます！簡単に設定できるようテンプレートを利用しているので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Calendlyに予定が登録されたら、Gmailで通知する
試してみる
■概要
Calendlyで新しい予定が登録されるたびに、手動で確認し関係者に通知する作業に手間を感じていませんか。こうした手作業は、対応の遅れや通知漏れといったミスにつながる可能性があります。このワークフローを活用すれば、Calendlyに予定が登録されたら、即座にGmailへ通知を自動送信できます。CalendlyのAPIを利用した連携のように、日程調整後のコミュニケーションをスムーズにし、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・CalendlyとGmailを使い、日程調整後のフォローアップを手作業で行っている方
・CalendlyのAPIを活用した連携のように、業務自動化をノーコードで実現したい方
・日程調整の通知漏れを防ぎ、迅速な対応で顧客体験を向上させたいチームの方
■注意事項
・Calendly、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
ステップ3:Calendlyのトリガーアクション設定
1.いよいよフローの設定に入ります！まずは以下の赤枠をクリックしましょう。
2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「予定が登録されたら（webhook起動）」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
3.入力欄をクリックし、対象のオーディエンスを候補から選択してください。
入力後にYoomと連携できるか「テスト」を実行し、問題なければ「次へ」に進みます。
4.実際にCalendlyでテスト用の予定を登録し、Yoomで「テスト」をクリックしてください。
テストが成功した場合は、アウトプットが取得できます。
こちらの値は次の設定に活用するので、取得された内容を確認して保存しましょう。
ステップ4:Gmailに通知する設定
1.あっという間に最後の設定項目です！これまでと同様に以下の赤枠をクリックします。
2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。
先ほどと同様にタイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、下にスクロールしましょう。
3.続いて、入力欄下の注釈を参考に用途に合わせて入力お願いします！
- 「From」→未設定の場合はGmailと連携したアカウントのメインアドレスからメールが送信されます。
※候補が表示されない場合は再度マイアプリ連携を実施してください。
- 「To」→送信先のメールアドレスを入力します。
4.以下の項目も用途に合わせて入力しましょう！
- 「件名」→任意の件名を入力
- 「本文」→任意の内容とアウトプットから選択可能です。
※「本文」は定型文やアウトプットを組み合わせることで、内容をフロー起動ごとに変動することができます。
今回はテスト用で以下のような内容を入力しました！
5.設定完了後に、「次へ」に進み「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功したら、Gmailに通知が届いているか確認しましょう！
6.確認後、「保存する」をクリックしてください。
ステップ5:トリガーをONに設定して動作確認
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です！
フローボットが正しく起動することを確認しましょう。
以上が、Calendly APIの連携方法とそれを活用した実際のフローボット作成方法でした！
Calendly APIを活用した自動化の例
今回紹介した事例以外でも、Yoomではさまざまなサービスとの連携が可能で、それぞれに対応したテンプレートが用意されています。
普段利用しているサービスとCalendlyを連携し、業務フローを自動化しましょう！
1.Calendlyからの予定登録を起点にして、通知や資料送付を自動化する
予定登録をトリガーにSlackへ即時通知を送信すれば、担当者全員が最新のスケジュールを把握できます。
また、GmailやOutlookと連携して、予定確定後にお礼メールや事前資料を自動送信することで、作業時間を削減しつつ抜け漏れのないフォローアップが可能です。
これにより、手動での確認やメール送信の手間を省き、業務全体のスピードと正確性が向上します。
Calendlyで予定が登録されたらOutlookでメールを送信する
試してみる
Calendlyで予定が登録されたらOutlookでメールを送信するフローです。
■注意事項
・CalendlyとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Calendlyに予定が登録されたら、Gmailと連携して資料を送付する
試してみる
Calendlyに予定が登録されたら、Gmailと連携して予定に参加する人に資料を送付するフローです。
Calendlyで予定が作成されたら、Slackに通知する
試してみる
Calendlyで予定が作成されたら、Slackに通知するフローです。
2.Calendlyを起点にして、顧客管理やデータ記録を効率化する
Salesforceに自動でリードを登録すれば、営業活動におけるデータ管理が一元化され、後続のアプローチもスムーズに行えます。
さらに、Microsoft Excelに予定情報を自動で記録することで、日々のスケジュールや顧客対応履歴を正確に残せます。
このように、Calendly APIを活用すれば、データ転記や記録の手間を大幅に削減し、より重要な業務に集中できる環境を整えられます。
Calendlyで予定が登録されたらMicrosoft Excelに記録する
試してみる
Calendlyで予定が登録されたらMicrosoft Excelに記録するフローです。
Calendlyで予定が登録されたらSalesforceにリードを登録する
試してみる
まとめ
本記事でご紹介したように、Calendly APIを活用することで、これまで手作業で行っていた日程調整後の通知や関係者への共有といった業務を自動化でき、手間の削減はもちろん、転記ミスなどのヒューマンエラー防止に繋がります。
また、担当者がこうした定型業務から解放されることで、より創造性が求められるコア業務に集中できるという大きなメリットも生まれます。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って設定するだけで直感的に業務フローを構築できるでしょう。もしCalendly連携の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、その効果を体験してみてください！
.avif)
.avif)
.avif)
