Calendlyに予定が登録されたら、Gmailで通知する
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■概要
Calendlyで新しい予定が登録されるたびに、手動で確認し関係者に通知する作業に手間を感じていませんか。こうした手作業は、対応の遅れや通知漏れといったミスにつながる可能性があります。このワークフローを活用すれば、Calendlyに予定が登録されたら、即座にGmailへ通知を自動送信できます。CalendlyのAPIを利用した連携のように、日程調整後のコミュニケーションをスムーズにし、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- CalendlyとGmailを使い、日程調整後のフォローアップを手作業で行っている方
- CalendlyのAPIを活用した連携のように、業務自動化をノーコードで実現したい方
- 日程調整の通知漏れを防ぎ、迅速な対応で顧客体験を向上させたいチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- Calendlyでの予定登録をトリガーにGmailへ自動通知するため、これまで手作業で行っていた確認や連絡の時間を短縮できます。
- 手動での通知作業がなくなることで、連絡漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、CalendlyとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてCalendlyを選択し、「予定が登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションとしてGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。この際、Calendlyから取得した予定の日時や参加者情報などを本文に含めることが可能です。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを送信するアクションを設定する際に、通知メールの送信先（To, Cc, Bcc）を任意のアドレスに設定することが可能です。
- 個人のメールアドレスだけでなく、営業チームやサポートチームなどの共有メーリングリスト宛に設定することで、関係者全員への情報共有を自動化できます。
■注意事項
- Calendly、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
Calendlyを使った日程調整後のフォローアップや情報共有を、手作業で行っていませんか？
API連携で自動化できると知っていても、プログラミングの知識が必要だと聞くと、どうしてもハードルが高く感じてしまいますよね。
特に、社内にすぐ頼めるエンジニアがいない場合や、開発リソースが他のプロジェクトで埋まっている状況では、自動化の第一歩を踏み出せずに悩むことも多いでしょう。
そこで本記事では、Calendly APIの基本的な知識から、エンジニアでなくても様々なアプリとCalendlyを連携させる具体的な方法まで詳しく解説します。
日程調整後のタスク作成や顧客情報管理といった定型業務を自動化し、手作業によるミスをなくしてコア業務に集中できる環境を整えるためのヒントが満載ですので、「エンジニアに頼らず、自分たちだけでCalendly APIを活用したい！」と考えている方は、ぜひ参考にしてみてください。
とにかく早くCalendlyのAPIを利用したい方へ
YoomにはCalendly APIを使った様々なアクションや、業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています。今すぐ試したい方はこちらから詳細をチェックしてみてください！
Calendly APIとは
Calendly APIはCalendlyと外部アプリ（Google、Microsoft、Salesforce、Notionなど）を繋げてデータの受け渡しを行い、Calendlyを使った業務フローを自動化できるインターフェースです。APIはアプリケーション・プログラミング・インタフェース (Application Programming Interface）の略語です。
インターフェースとは簡単に言うと「何か」と「何か」を「繋ぐもの」で、Calendly APIの場合は「Calendly」と「外部のアプリ」を繋ぐインターフェースを指します。
また、APIでは大きく分けて以下のような指示を出すことができます。
- 取得：APIを経由して、データを取得することができます。
- 追加：APIを経由して、データを追加することができます。
- 更新：APIを経由して、データを更新することができます。
- 削除：APIを経由して、データを削除することができます。
Calendly APIでできること
Calendly APIでできることをいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにCalendly APIを使った自動化を体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
1. Calendlyに予定が登録されたら自動で起動する
Calendlyの「予定が登録されたら」という動作をトリガーとして使用し、日程調整が完了したタイミングでGmailへ自動で通知を送ることができるため、担当者への情報共有や次のアクションへの移行をスムーズに行えます。
Calendlyに予定が登録されたら、Gmailで通知する
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■概要
Calendlyで新しい予定が登録されるたびに、手動で確認し関係者に通知する作業に手間を感じていませんか。こうした手作業は、対応の遅れや通知漏れといったミスにつながる可能性があります。このワークフローを活用すれば、Calendlyに予定が登録されたら、即座にGmailへ通知を自動送信できます。CalendlyのAPIを利用した連携のように、日程調整後のコミュニケーションをスムーズにし、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- CalendlyとGmailを使い、日程調整後のフォローアップを手作業で行っている方
- CalendlyのAPIを活用した連携のように、業務自動化をノーコードで実現したい方
- 日程調整の通知漏れを防ぎ、迅速な対応で顧客体験を向上させたいチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- Calendlyでの予定登録をトリガーにGmailへ自動通知するため、これまで手作業で行っていた確認や連絡の時間を短縮できます。
- 手動での通知作業がなくなることで、連絡漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、CalendlyとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてCalendlyを選択し、「予定が登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションとしてGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。この際、Calendlyから取得した予定の日時や参加者情報などを本文に含めることが可能です。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを送信するアクションを設定する際に、通知メールの送信先（To, Cc, Bcc）を任意のアドレスに設定することが可能です。
- 個人のメールアドレスだけでなく、営業チームやサポートチームなどの共有メーリングリスト宛に設定することで、関係者全員への情報共有を自動化できます。
■注意事項
- Calendly、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
2.Calendlyで予定がキャンセルされたら自動で起動する
Calendlyで「予定がキャンセルされたら」という動作をトリガーとして設定することで、Slackなどのチャットツールに即時通知を送ることができ、関係者への迅速な情報共有とリスケジュールの調整漏れを防ぎます。
Calendlyで予定がキャンセルされたら、Slackに通知する
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■概要
Calendlyで管理している予定がキャンセルされた際、関係者への連絡を手作業で行っていませんか？個別の連絡は手間がかかる上に、共有漏れのリスクも伴います。特に、CalendlyのAPI連携を自前で実装するには専門知識が必要です。このワークフローは、Calendlyで予定がキャンセルされたことをトリガーに、指定したSlackチャンネルへ自動で通知します。手作業による連絡の手間と共有漏れのリスクを解消し、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Calendlyで受け付けた予定のキャンセル連絡を手作業で行っている方
- CalendlyのAPIなどを活用して、チーム内での情報共有を円滑にしたいと考えている方
- 予定の変更に迅速に対応し、業務の機会損失を防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Calendlyで予定がキャンセルされるたびに自動で通知が送られるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- CalendlyのAPIを利用した自動通知により、関係者への連絡漏れや伝達ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、CalendlyとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでCalendlyを選択し、「予定がキャンセルされたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定して、キャンセル情報を通知するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackに通知するアクションでは、メッセージを送りたいチャンネルを任意で設定できます。特定のチームやプロジェクトのチャンネルを指定することで、関係者に確実に情報を共有することが可能です。
■注意事項
- Calendly、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
3. 特定のユーザーのカレンダーに予定が登録されたら自動で起動する
特定のユーザーのCalendlyに「予定が登録されたら」という動作を起点に、その予定情報をGoogle スプレッドシートに自動で追加・蓄積できるため、手作業での転記ミスを防ぎ、正確な営業活動履歴や商談管理を実現します。
Calendlyで特定のユーザのカレンダーに予定が登録されたら、Google スプレッドシートに追加する
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■概要
Calendlyで日程調整をした後、その予定情報を手作業でGoogle スプレッドシートに転記する業務に手間を感じていませんか。この作業は件数が増えるほど負担になり、入力ミスを誘発する可能性もあります。CalendlyのAPI連携などを活用した自動化を検討している方も少なくないはずです。このワークフローは、Calendlyに新しい予定が登録されると、指定のGoogle スプレッドシートに情報を自動で追加するため、こうした課題を解消し、スムーズな情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Calendlyで確定した予定情報を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
- CalendlyのAPI連携を利用して、商談や面談の管理を自動化したいと考えている方
- アポイントメント情報の転記漏れや入力ミスをなくし、正確なデータ管理を徹底したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Calendlyで予定が登録されると自動でGoogle スプレッドシートに記録されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- CalendlyのAPIを活用した連携により、人の手によるデータ入力がなくなることで、転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、CalendlyとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでCalendlyを選択し、「特定のユーザーのカレンダーに予定が登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、予定情報を追加したいスプレッドシートやシートを選択します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションで、情報を記録したい任意のスプレッドシートやシートIDを設定してください。
■注意事項
- Calendly、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
その他にも下記のようなアクションをAPI経由で実行が可能です。
■フローの起点となるアクション（トリガーアクション）
- 特定のユーザーのカレンダーの予定がキャンセルされたら（webhook起動）
- 予定がno-showにマークされたら（webhook起動）
- 予定のno-showが解除されたら（webhook起動）
- 特定のユーザーの予定のno-showが解除されたら（webhook起動）
Calendly APIの利用料金と注意点
Calendly APIは、基本的に無料で利用を開始できます。Calendlyの無料プランでもAPIを使って、基本的な情報の取得や追加が可能です。
ただし、無料プランと有料プランでは機能や制限にいくつか違いがあるため注意が必要です。
- リクエスト制限：APIを通じてデータをやり取りできる回数に上限があります。無料プランでは1分あたり50リクエストですが、有料プランでは500リクエストまで緩和されるため、大量の予定を扱う場合は有料プランが適しています。
- Webhookの利用：Calendlyで予定が登録された際などにリアルタイムで通知を受け取る「Webhook」機能は、有料プランでのみ利用可能です。リアルタイムな自動化を実現したい場合は、有料プランへのアップグレードが必要になります。
- 高度な機能：SalesforceなどのCRM連携や、組織全体のユーザー情報を管理するような高度なAPI機能は、特定の有料プランに限定されています。
※詳細はCalendlyのサービスサイトをご確認ください。
※2025年07月14日時点の情報です。
実際に連携してみた！
ここではノーコードツールYoomが用意するテンプレートで、実際の設定方法を通してCalendly APIを使った具体的な連携方法を紹介していきます！
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
Calendly APIとの連携方法
はじめにCalendly APIとYoomを連携する方法を紹介します。
まずCalendlyのマイアプリ登録を行いましょう。
1.Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧からCalendlyを探すか、検索機能を活用して検索しましょう。
2.入力欄にCalendlyと入力するとアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。
以下の画面が表示されたら、使用するアカウントでログインしてください。
これでCalendly APIとの連携は完了です。
今回は「Calendlyに予定が登録されたら、Gmailに通知する」という実際のフローボットも作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- Gmailをマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- Calendlyのトリガー設定およびGmailのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Calendlyに予定が登録されたら、Gmailで通知する
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■概要
Calendlyで新しい予定が登録されるたびに、手動で確認し関係者に通知する作業に手間を感じていませんか。こうした手作業は、対応の遅れや通知漏れといったミスにつながる可能性があります。このワークフローを活用すれば、Calendlyに予定が登録されたら、即座にGmailへ通知を自動送信できます。CalendlyのAPIを利用した連携のように、日程調整後のコミュニケーションをスムーズにし、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- CalendlyとGmailを使い、日程調整後のフォローアップを手作業で行っている方
- CalendlyのAPIを活用した連携のように、業務自動化をノーコードで実現したい方
- 日程調整の通知漏れを防ぎ、迅速な対応で顧客体験を向上させたいチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- Calendlyでの予定登録をトリガーにGmailへ自動通知するため、これまで手作業で行っていた確認や連絡の時間を短縮できます。
- 手動での通知作業がなくなることで、連絡漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、CalendlyとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてCalendlyを選択し、「予定が登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションとしてGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。この際、Calendlyから取得した予定の日時や参加者情報などを本文に含めることが可能です。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを送信するアクションを設定する際に、通知メールの送信先（To, Cc, Bcc）を任意のアドレスに設定することが可能です。
- 個人のメールアドレスだけでなく、営業チームやサポートチームなどの共有メーリングリスト宛に設定することで、関係者全員への情報共有を自動化できます。
■注意事項
- Calendly、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1:GmailとYoomの連携
Gmailも先程のCalendlyと同様、マイアプリメニューからアプリを検索しクリックしてください。
1.Googleアカウントを選択して「次へ」をクリックします。
2.以下の画面が表示されたら「続行」をクリックします。
Yoomのマイアプリにそれぞれが登録されたら連携が完了です！
ステップ2:テンプレートをコピーする
ここからいよいよフローを作っていきます！簡単に設定できるようテンプレートを利用しているので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Calendlyに予定が登録されたら、Gmailで通知する
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■概要
Calendlyで新しい予定が登録されるたびに、手動で確認し関係者に通知する作業に手間を感じていませんか。こうした手作業は、対応の遅れや通知漏れといったミスにつながる可能性があります。このワークフローを活用すれば、Calendlyに予定が登録されたら、即座にGmailへ通知を自動送信できます。CalendlyのAPIを利用した連携のように、日程調整後のコミュニケーションをスムーズにし、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- CalendlyとGmailを使い、日程調整後のフォローアップを手作業で行っている方
- CalendlyのAPIを活用した連携のように、業務自動化をノーコードで実現したい方
- 日程調整の通知漏れを防ぎ、迅速な対応で顧客体験を向上させたいチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- Calendlyでの予定登録をトリガーにGmailへ自動通知するため、これまで手作業で行っていた確認や連絡の時間を短縮できます。
- 手動での通知作業がなくなることで、連絡漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、CalendlyとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてCalendlyを選択し、「予定が登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションとしてGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。この際、Calendlyから取得した予定の日時や参加者情報などを本文に含めることが可能です。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを送信するアクションを設定する際に、通知メールの送信先（To, Cc, Bcc）を任意のアドレスに設定することが可能です。
- 個人のメールアドレスだけでなく、営業チームやサポートチームなどの共有メーリングリスト宛に設定することで、関係者全員への情報共有を自動化できます。
■注意事項
- Calendly、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
ステップ3:Calendlyのトリガーアクション設定
1.いよいよフローの設定に入ります！まずは以下の赤枠をクリックしましょう。
2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「予定が登録されたら（webhook起動）」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
3.入力欄をクリックし、対象のオーディエンスを候補から選択してください。
入力後にYoomと連携できるか「テスト」を実行し、問題なければ「次へ」に進みます。
4.実際にCalendlyでテスト用の予定を登録し、Yoomで「テスト」をクリックしてください。
テストが成功した場合は、アウトプットが取得できます。
こちらの値は次の設定に活用するので、取得された内容を確認して保存しましょう。
ステップ4:Gmailに通知する設定
1.あっという間に最後の設定項目です！これまでと同様に以下の赤枠をクリックします。
2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。
先ほどと同様にタイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、下にスクロールしましょう。
3.続いて、入力欄下の注釈を参考に用途に合わせて入力お願いします！
- 「From」→未設定の場合はGmailと連携したアカウントのメインアドレスからメールが送信されます。
※候補が表示されない場合は再度マイアプリ連携を実施してください。
- 「To」→送信先のメールアドレスを入力します。
4.以下の項目も用途に合わせて入力しましょう！
- 「件名」→任意の件名を入力
- 「本文」→任意の内容とアウトプットから選択可能です。
※「本文」は定型文やアウトプットを組み合わせることで、内容をフロー起動ごとに変動することができます。
今回はテスト用で以下のような内容を入力しました！
5.設定完了後に、「次へ」に進み「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功したら、Gmailに通知が届いているか確認しましょう！
6.確認後、「保存する」をクリックしてください。
ステップ5:トリガーをONに設定して動作確認
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です！
フローボットが正しく起動することを確認しましょう。
以上が、Calendly APIの連携方法とそれを活用した実際のフローボット作成方法でした！
Calendly APIを活用した自動化の例
今回紹介した事例以外でも、Yoomではさまざまなサービスとの連携が可能で、それぞれに対応したテンプレートが用意されています。
普段利用しているサービスとCalendlyを連携し、業務フローを自動化しましょう！
1.Calendlyからの予定登録を起点にして、通知や資料送付を自動化する
予定登録をトリガーにSlackへ即時通知を送信すれば、担当者全員が最新のスケジュールを把握できます。
また、GmailやOutlookと連携して、予定確定後にお礼メールや事前資料を自動送信することで、作業時間を削減しつつ抜け漏れのないフォローアップが可能です。
これにより、手動での確認やメール送信の手間を省き、業務全体のスピードと正確性が向上します。
Calendlyで予定が登録されたらOutlookでメールを送信する
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■概要
Calendlyで日程調整が完了した後、参加者へのお礼や詳細案内メールをOutlookから手動で送信していませんか？
この作業は件数が増えると手間がかかり、送信漏れや内容の間違いといったミスにも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Calendlyで予定が登録されたタイミングで、Outlookから自動でメールを送信し、こうした定型業務の負担を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Calendlyでの日程調整後、Outlookでフォローメールを手動で送っている方
- 手作業によるメールの送信漏れや、宛先・内容の間違いなどのミスを防ぎたい方
- 日程調整後のコミュニケーションを迅速化し、顧客や候補者の体験を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Calendlyに予定が登録されると、自動でOutlookからメールが送信されるため、これまで手作業で行っていたメール作成・送信の時間を短縮できます。
- 手作業で発生しがちな、宛先の間違いや本文の誤字、重要な案内の送信漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、CalendlyとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでCalendlyを選択し、「予定が登録されたら（webhook起動）」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、Calendlyで取得した情報をもとにメールが送信されるように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Calendlyのトリガー設定では、自動化の対象としたい組織のURLを任意で設定してください。
- Outlookのオペレーション設定では、メールの宛先や件名、本文などを実際の運用に合わせて任意で設定してください。
■注意事項
- CalendlyとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Calendlyに予定が登録されたら、Gmailと連携して資料を送付する
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■概要
Calendlyに予定が登録されたら、Gmailと連携して予定に参加する人に資料を送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Calendyを使用してスケジュール管理を行う方
・デジタルツールを活用してスケジュール管理を行なっている事務職員
・複数人での面接などを行う人事総務担当の方
2.イベント等の資料管理や運営を任されている方
・イベントプランナーやプロデューサー
・ウェビナーを企画するカスタマーサービス部門の方
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・カレンダーへの予定追加の情報を基にメールの送付を行うので、ミスや業務漏れを削減することができます。
・一連の流れが自動で完結するため、業務の効率化を促進することができます。
■注意事項
・Calendly、GmailのそれぞれとYoomを連携させてください。
Calendlyで予定が作成されたら、Slackに通知する
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■概要
Calendlyで予定が作成されたら、Slackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Slackを主なコミュニケーションツールとして利用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
2.Calendlyで日常的に予定の管理を行なっている方
・デジタルツールを活用して予定の管理を行なっている事務担当者
・社内の予定管理を担当している事務職や秘書の方
■このテンプレートを使うメリット
Calendlyはチーム内でのスケジュール管理に有効的なツールです。
しかし、Calendlyで予定が登録されるたびにSlackに通知を送るのは手間がかかり、ストレスの原因となることがあります。
予定が登録されるごとに通知を受け取りたいと考える方にこのフローは適しています。
このフローを活用すると、Calendlyで予定が登録されたら自動でSlackに通知を送ります。
通知を自動で受け取ることで、予定登録の通知の手間やヒューマンエラーを省くことができます。
また、通知内容は予定の詳細を入れることもできるので、チーム内への素早い情報共有につながります。
■注意事項
・Calendly、SlackのそれぞれとYoomを連携させてください。
2.Calendlyを起点にして、顧客管理やデータ記録を効率化する
Salesforceに自動でリードを登録すれば、営業活動におけるデータ管理が一元化され、後続のアプローチもスムーズに行えます。
さらに、Microsoft Excelに予定情報を自動で記録することで、日々のスケジュールや顧客対応履歴を正確に残せます。
このように、Calendly APIを活用すれば、データ転記や記録の手間を大幅に削減し、より重要な業務に集中できる環境を整えられます。
Calendlyで予定が登録されたらMicrosoft Excelに記録する
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■概要
Calendlyで新しい予定が入るたびに、手作業でMicrosoft Excelへ転記していませんか？この作業は時間がかかる上に、入力ミスや記録漏れが発生する原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Calendlyに予定が登録された瞬間に、Microsoft Excelへ自動で情報が追加されるため、こうした手作業の手間やヒューマンエラーの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Calendlyでの日程調整とMicrosoft Excelでの情報管理を並行して行っている方
- 手作業によるデータ転記に時間がかかり、コア業務に集中できていないと感じる方
- SaaS間のデータ連携を自動化し、業務全体の効率を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Calendlyに予定が登録されると、自動でMicrosoft Excelに情報が記録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業での転記が不要になることで、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、CalendlyとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでCalendlyを選択し、「予定が登録されたら（webhook起動）」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、トリガーで取得した情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションでは、情報を記録したいファイルやシート、テーブルを任意に設定してください。
- Calendlyのトリガーから取得した氏名や日時などの動的な値を、Microsoft Excelのどの列（ヘッダー）に紐付けるかを設定します。
- また、特定の列に任意の固定値を入力することも可能です。
■注意事項
- Calendly、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Calendlyで予定が登録されたら、Salesforceのリードに自動登録する
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■概要
Calendlyで日程調整が完了した後、その情報を手作業でSalesforceにリードとして登録する作業に手間を感じていませんか。 多忙な中での手入力は、登録漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。 このワークフローを活用すれば、Calendlyで新しい予定が登録されると、その情報がSalesforceのリードとして自動で登録されるため、こうした一連の作業を効率化し、迅速で正確なリード管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- CalendlyとSalesforceを連携させ、リード登録を自動化したい営業担当者の方
- 日程調整後の手作業によるデータ入力に非効率を感じているインサイドセールスの方
- リード情報の登録漏れや入力ミスを防ぎ、データ精度を高めたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Calendlyで予定が登録されると自動でSalesforceにリード情報が作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるデータ転記がなくなることで、名前や連絡先などの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、CalendlyとSalesforceをYoomと連携します
- 次に、トリガーでCalendlyを選択し、「予定が登録されたら（webhook起動）」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで正規表現を使い、取得した予定URIから予定IDを抽出します
- 次に、オペレーションでCalendlyの「特定の予定詳細を取得する」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでSalesforceの「リードオブジェクトのレコードを作成」アクションを設定し、取得・抽出した情報を紐付けます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Calendlyのトリガー設定では、連携の対象としたい組織のURIを任意で設定してください
- Salesforceでリードを作成する際に、Calendlyから取得したどの値をどのフィールドに登録するかを自由に設定してください
■注意事項
- Calendly、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
まとめ
本記事でご紹介したように、Calendly APIを活用することで、これまで手作業で行っていた日程調整後の通知や関係者への共有といった業務を自動化でき、手間の削減はもちろん、転記ミスなどのヒューマンエラー防止に繋がります。
また、担当者がこうした定型業務から解放されることで、より創造性が求められるコア業務に集中できるという大きなメリットも生まれます。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って設定するだけで直感的に業務フローを構築できるでしょう。もしCalendly連携の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、その効果を体験してみてください！
