Calendlyで予定が登録されたらOutlookでメールを送信する

■概要

Calendlyで日程調整が完了した後、参加者へのお礼や詳細案内メールをOutlookから手動で送信していませんか？
この作業は件数が増えると手間がかかり、送信漏れや内容の間違いといったミスにも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Calendlyで予定が登録されたタイミングで、Outlookから自動でメールを送信し、こうした定型業務の負担を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Calendlyでの日程調整後、Outlookでフォローメールを手動で送っている方
• 手作業によるメールの送信漏れや、宛先・内容の間違いなどのミスを防ぎたい方
• 日程調整後のコミュニケーションを迅速化し、顧客や候補者の体験を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Calendlyに予定が登録されると、自動でOutlookからメールが送信されるため、これまで手作業で行っていたメール作成・送信の時間を短縮できます。
• 手作業で発生しがちな、宛先の間違いや本文の誤字、重要な案内の送信漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、CalendlyとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでCalendlyを選択し、「予定が登録されたら（webhook起動）」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、Calendlyで取得した情報をもとにメールが送信されるように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Calendlyのトリガー設定では、自動化の対象としたい組織のURLを任意で設定してください。
• Outlookのオペレーション設定では、メールの宛先や件名、本文などを実際の運用に合わせて任意で設定してください。

■注意事項

• CalendlyとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。