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「Chatworkのメッセージ内容を、毎回手動でkintoneに転記する作業にうんざり…」
「Chatworkの情報をkintoneに集約して、情報管理をもっと効率化したい！」
そんな悩みを抱えるビジネスパーソンの方、必見です！
Chatworkとkintoneを連携すれば、これらの課題を解決し、情報共有の効率化が期待できます。
例えば、Chatworkのメッセージ内容をkintoneに自動追加したり、メッセージ情報を一元管理したりすることが可能になるでしょう。
この記事では、Chatworkとkintoneを連携してできることや、具体的な連携フローの作成方法をわかりやすく解説します。
ぜひ、この記事を参考にして、Chatworkとkintoneの連携を試してみてください！
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にChatworkとkintoneの連携が可能です。
YoomにはあらかじめChatworkとkintoneを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
■概要
「Chatworkのメッセージ内容をkintoneに追加する」フローは、Chatworkでやり取りされるメッセージをkintoneに自動で記録する業務ワークフローです。
これにより、重要な情報を一元管理し、チームのコミュニケーションを効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
ChatworkとkintoneのAPIを連携すれば、Chatworkのデータをkintoneに自動的に連携することが可能です！
例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
Chatworkを日常的に利用しており、kintoneを活用してメッセージ情報を一元管理したいが、手動でのデータ入力に時間がかかっている場合などにおすすめのフローです。
■概要
「Chatworkのメッセージ内容をkintoneに追加する」フローは、Chatworkでやり取りされるメッセージをkintoneに自動で記録する業務ワークフローです。
これにより、重要な情報を一元管理し、チームのコミュニケーションを効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
それでは、さっそくChatworkとkintoneを連携したフローを作成してみましょう！
Yoomを使用して、ノーコードでChatworkとkintoneの連携を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらのリンクからアカウントを発行しておきましょう。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにChatworkとkintoneの連携を実際に体験できます。
[Yoomとは]
今回はChatworkにメッセージが送信されたら、kintoneにデータを連携するフローボットを作成していきます！
大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
■概要
「Chatworkのメッセージ内容をkintoneに追加する」フローは、Chatworkでやり取りされるメッセージをkintoneに自動で記録する業務ワークフローです。
これにより、重要な情報を一元管理し、チームのコミュニケーションを効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
ChatworkとkintoneをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Chatwork」と入力し、検索結果からChatworkを選択します。
2.表示された画面で、メールアドレスを入力し、「続ける」をクリックしてください。
3.次の画面で、パスワードを入力し「ログイン」をクリックしてください。
4.表示された画面で、「許可」をクリックしてください。
5.続いてkintoneをマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
検索窓に「kintone」と入力し、検索結果からkintoneを選択します。
次の画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックします。
※kintoneのマイアプリ登録方法は、こちらを参照してください。
※kintoneのマイアプリ登録のヘルプページは、こちらを参照してください。
マイアプリにChatworkとkintoneが表示されていれば、登録完了です。
ここから、フローを作っていきましょう！テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
■概要
「Chatworkのメッセージ内容をkintoneに追加する」フローは、Chatworkでやり取りされるメッセージをkintoneに自動で記録する業務ワークフローです。
これにより、重要な情報を一元管理し、チームのコミュニケーションを効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「新しいメッセージがルームに投稿されたら（Webhook起動）」をクリックしてください。
※こちらの画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】Chatworkのメッセージ内容をkintoneに追加する」をクリックすると表示されます。
2.表示された画面で必須項目を入力します。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしましょう。
表示された画面で、以下画像の説明に従って設定してください。
3.設定を終えたら、Chatworkで新しいメッセージを送信してから「テスト」をクリックします。
メッセージの内容がアウトプットで取得できたら「保存する」をクリックします。
表示されているアウトプットは、次のkintoneの設定で使用します。
1.データベースを操作する「レコードを追加する」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。
「アプリID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択するか、入力欄下の説明に従って、入力してください。
2.詳細設定を行います。
「追加するレコードの値」の各項目は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択してください。
※「日時」は、入力欄をクリックして表示される日付から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、Chatworkのメッセージ内容がkintoneに追加されたら「保存する」をクリックします。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。
今回はChatworkからkintoneへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にkintoneからChatworkへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
kintoneにデータを追加した際に、Chatworkで手動通知する作業を効率化したい場合などにおすすめのフローです。
ChatworkやkintoneのAPIを活用することで、日々の業務を効率化し、チームの生産性を向上させることが可能です。これらのツールを組み合わせた自動化の事例をご紹介します。ぜひ、お試しください！
Chatworlを活用すると、メッセージ投稿をトリガーに別アプリに抽出したテキストデータを追加したり、メールを送ることができます。また、会議終了と同時に通知を受け取ることもできるのでスムーズに業務を進めるために役立てられそうですね。
■概要
Chatworkでプロジェクト開始の連絡を受けた後、都度Google Driveを開いて手動でフォルダを作成していませんか？この作業は単純であるものの、多忙な時には対応が遅れたり、作成を忘れてしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、Chatworkの特定のメッセージをきっかけに、Google Driveへ自動でフォルダを作成できるため、手作業による手間や対応漏れといった課題を解消し、スムーズなプロジェクト開始を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Chatworkでのやり取りをNotionに手作業で転記する際、手間がかかったり、転記漏れが発生したりしていませんか？特に、タスク依頼や議事録などの重要な情報を扱う場合、こうした手作業は大きな負担となりがちです。このワークフローを活用すれば、Chatworkの特定のルームにメッセージが投稿されると、その内容をAIが自動で解析し、Notionのデータベースへ追加するため、これらの課題を解消し、情報連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Chatworkで新しいメッセージがルームに投稿されたら、Gmailにメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・GmailとChatworkを使用されている方
・部門間で使用しているコミュニケーションツールが異なる方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
■このテンプレートを使うメリット
・Gmail、Chatworkの両方のアプリを確認する必要がなくなるため、業務の効率化を図ることができます。
・ChatworkのメッセージをGmailに自動で転送することで、重要な連絡を見逃すリスクを減らすことができます。
■注意事項
・Gmail、ChatworkそれぞれとYoomを連携してください。
・通知するルームやメールアドレス、件名などを自由に設定できるため、個々のニーズに合わせてカスタマイズできます。
■概要
Google Meetで会議が終了したらChatworkに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google meetでの会議を日常的に行っている方
・社内外のミーティングでGoogle meetを使用することが多い方
・リモートワークでGoogle meetを使用して会議をしている方
2.Chatworkでコミュニケーションを取っている方
・業務のやり取りでChatworkを使用している方
・チーム内の連絡手段としてChatworkでコミュニケーションを取る方
■このテンプレートを使うメリット
Google meetはリモート会議を円滑に進めることができ、コミュニケーションを円滑に取ることができます。
しかし、メンバーとの距離が物理的に離れている場合、会議が終了したことをを把握するのは手間です。
Google meetの会議終了をスピーディーに把握したい方に、このテンプレートは適しています。
Google meetの会議が終了するとChatworkに通知されるため、手間をかけずに会議の進行状況を把握することができます。
また、会議参加者の予定管理ツールを確認することで空き時間を把握し、報告や相談をスムーズに行うことが可能です。
■注意事項
・Google Meet、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
kintoneのフローを活用すると、自分がメンションされた際に通知を受け取ったり、レコード登録をトリガーにしてデータ蓄積や取引先情報を自動登録することができます。
また、書類を作成する際にも活用できるフローがあるのでぜひ参考にしてみてください。
■概要
kintoneで管理している請求情報を元に、freeeで請求書を作成します。
kintone内のサブテーブルで明細情報を管理し、その情報をもとに請求書の明細まで作成できます。
■作成方法
①アプリトリガーでkintoneのステータスが更新されたら(Webhook起動)アクションを選択し、以下の設定をして保存します。
・WebhookURLをコピーしてkintone側でWebhook設定を行います。
・実際にステータス変更を実施し、Yoomのトリガー設定画面に戻りテストを行いリクエストに成功したかを確認します。
※トリガーはステータス変更後、トリガー起動までのタイムラグが小さいWebhook起動を推奨します。
※kintoneのWebhook設定についてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/5974741
②トリガー下の＋マークを押し、分岐するオペレーションを選択して、以下の設定後保存します。
・オペレーション：①で設定したトリガーを選択します。
・アウトプット：ステータスを選択します。
・条件：値と等しくない、を選択します。
・値：請求書送付など今回フローを動かしたいステータス名を入力します。
※このようにすることで、設定したステータスに等しい場合のみ次のフローに進み、そうでない場合はフローがその時点で終了します。
③＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからkintoneを選択して、対象のアプリIDの入力とレコードを取得するアクションを選択後、以下の設定を行いテスト・保存します。
・検索条件はレコード番号が等しいとして、値に①で取得したレコードIDを{{レコードID}}のように埋め込みます。 ※アウトプットを動的に埋め込む設定詳細はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
④＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからkintoneを選択して、特定のレコードの複数のサブテーブルを取得するアクションを選択後、指定のアプリIDと対象のサブテーブルのフィールドコードを候補から選択し、以下の設定を行いテスト・保存します。
・対象のレコード条件はレコードIDが等しいとして、値に①のトリガーで取得したレコード番号を{{レコード番号}}のように埋め込みます。
・取得したいサブテーブルの行の条件は、必ず値がある列(品目名など)が空でないと設定し、対象のテーブルデータがすべて取得できるように設定します。
⑤＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからfreee会計、取引先の検索アクションと選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。
・事業所ID：候補から指定の事業所のIDを選択します。
・検索キーワード：③のレコード取得で取得した企業名を埋め込みます。
⑥＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからfreee請求書、請求書の作成(明細行をリストで指定)アクションと選択し、以下の設定を行ってテスト・保存し設定完了です。
・事業所ID：候補から指定の事業所のIDを選択します。
・取引先ID：⑤の取引先検索で取得した取引先IDを埋め込みます。
・明細情報(品目など)：④のテーブル情報取得で取得した品目や単価情報をそれぞれ埋め込みます。
※その他任意の項目も必要に応じて直接入力やkintoneから取得した内容を埋め込んでください。
■注意事項
・事前にfreeeに取引先を登録しておく必要があります。
・今回社名を使ってkintoneとfreeeの情報を照合するため、kintone上の取引先名とfreee上の取引先名が一致させてください。
◼️概要
kintoneにレコードが登録されたら、Slackに自動的に通知することができます。
Slackに通知される内容は、設定したフィールドの値や、レコードのURLなど、任意の情報を設定することができます。
◼️設定方法
1.kintoneとSlackを連携してください。
2.マイアプリ連携でkintoneの「レコードが登録されたら」というトリガーで取得できるWebhook URLをkintoneの該当アプリのWebhook送信先URLに設定してください。
3.Slackの「チャンネルにメッセージを送る」というオペレーションで、kintoneから取得した情報をもとに、通知するチャンネルやメッセージ内容を設定してください。
4.通知内容は、kintoneから取得した値を自由に利用することができます。
◼️注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・Slackの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
■概要
kintoneにレコードが登録されたら、Microsoft Excelのシートに自動的に情報を連携するフローボットです。
kintoneの情報をMicrosoft Excelに同期したい場合などにご利用ください。
■注意事項
・kintone、Microsoft ExcelそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft Excelのテーブル（表）の一番下の行にkintoneの情報を追加します。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
kintoneでレコードが登録されたら、レコードの詳細情報を取得して自動的にSalesforceの取引先オブジェクトに取引先を登録します。
kintoneで管理している企業情報とSalesforceを連携する場合にご活用ください。
■注意事項
・kintone、SalesforceそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
kintoneのコメントで自身がメンションされたら、そのコメント内容をGoogle Chatの指定のスペースに送信するフローボットです。
自分だけのスペースに送信することも可能です。
kintoneのコメントをGoogle Chat上ですぐに確認したい場合などにご利用ください。
■注意事項
・kintone、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
Chatworkとkintoneを連携することで、日々の業務がぐっと効率的になりますね！手動でのデータ入力や通知作業がなくなれば、その分、他の大切な業務に時間を使えるようになります。
しかも、Yoomを使えば、プログラミングの専門知識がなくても簡単に設定できるので、誰でもすぐに取り組めるのが魅力です。まずは、Yoomに登録して、あなたの業務をもっと円滑に進めてみてください！
