■概要
Chatworkでプロジェクト開始の連絡を受けた後、都度Google Driveを開いて手動でフォルダを作成していませんか？この作業は単純であるものの、多忙な時には対応が遅れたり、作成を忘れてしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、Chatworkの特定のメッセージをきっかけに、Google Driveへ自動でフォルダを作成できるため、手作業による手間や対応漏れといった課題を解消し、スムーズなプロジェクト開始を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Chatworkでの依頼を基に、手動でGoogle Driveにフォルダを作成している方
- フォルダの作成漏れや命名規則の不統一といった課題を感じているチームリーダーの方
- 複数プロジェクトの管理を効率化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Chatworkの特定メッセージを起点に自動でフォルダが作成されるため、手作業で対応していた時間を短縮し、他の業務に充てることができます。
- 手動でのフォルダ作成時に起こりうる、作成忘れや命名規則の間違いといったヒューマンエラーを未然に防ぎ、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ChatworkとGoogle DriveをYoomと連携します。
- トリガーでChatworkを選択し、「新しいメッセージがルームに投稿されたら」というアクションを設定して、監視対象のルームを指定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、投稿されたメッセージに「【依頼】」などの特定のキーワードが含まれている場合のみ、後続の処理に進むよう条件を設定します。
- オペレーションでAI機能を設定し、メッセージ本文からフォルダ名に必要な情報（案件名など）を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、抽出した情報をもとに任意の親フォルダ内に新しいフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能によるテキスト抽出では、Chatworkのメッセージ本文を変数として利用し、「案件名」や「クライアント名」など、フォルダ名として抽出したい項目を任意に設定できます。
- 分岐機能では、フローボットを起動させるトリガーとなるキーワード（例：「【依頼】」「フォルダ作成」など）を自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- Chatwork、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「分岐する」オペレーションはミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
その他のプランでは設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
