「Confluenceのページ更新、毎回メールやチャットで手動通知するの、時間がかかりすぎる…」
「Confluenceとメールアプリやチャットツールを連携して、情報共有をもっとスムーズにしたい！」
そんな悩みを抱える情報共有に時間を取られているビジネスパーソン、必見です！
Confluenceのデータを自動で通知する方法は色々ありますが、この記事では、メールアプリやチャットツールと連携して、ページ更新を自動で通知する方法をご紹介します。
この記事を参考にすれば、情報共有を効率化し、チーム全体の生産性を向上させることができるでしょう。
ぜひ、この記事を参考にして、Confluenceとメールアプリやチャットツールの連携を試してみてください！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはConfluenceを使った業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています！今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Confluenceでページが作成されたらGmailで通知する
試してみる
■概要
「Confluenceでページが作成されたらGmailに通知する」フローは、チーム内での情報共有をスムーズにし、重要な更新を見逃さない業務ワークフローです。Confluenceで新しいページが作成されるたびに自動でGmailに通知が送信されるため、メンバー全員が最新の情報を迅速に把握できます。これにより、情報の遅延や共有漏れを防ぎ、効率的なチーム運営をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Confluenceを活用しているが、ページ更新の通知がうまく行えていないチームリーダーの方
・プロジェクトの進捗や重要なドキュメントの更新を確実に全員に知らせたい管理者の方
・Gmailを日常的に利用しており、メールでの通知を活用したい方
・情報共有のタイムリーな管理を求めている企業のIT担当者の方
■注意事項
・Confluence、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Confluenceのデータを自動で通知する様々な方法
いろいろな方法で、Confluenceのデータを自動で通知することができます。その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにアプリの自動化を体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Confluenceのデータをメールで自動送信・転送する
Confluenceのデータ更新を、Gmailなどのメールアプリに送信・転送するフローです。使い慣れたメールアプリでデータ管理が行えるので便利です。
Confluenceでページが作成されたらGmailで通知する
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■概要
「Confluenceでページが作成されたらGmailに通知する」フローは、チーム内での情報共有をスムーズにし、重要な更新を見逃さない業務ワークフローです。Confluenceで新しいページが作成されるたびに自動でGmailに通知が送信されるため、メンバー全員が最新の情報を迅速に把握できます。これにより、情報の遅延や共有漏れを防ぎ、効率的なチーム運営をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Confluenceを活用しているが、ページ更新の通知がうまく行えていないチームリーダーの方
・プロジェクトの進捗や重要なドキュメントの更新を確実に全員に知らせたい管理者の方
・Gmailを日常的に利用しており、メールでの通知を活用したい方
・情報共有のタイムリーな管理を求めている企業のIT担当者の方
■注意事項
・Confluence、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Confluenceでページが作成されたらOutlookに通知する
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■概要
「Confluenceでページが作成されたらOutlookに通知する」フローは、チーム内での情報共有をスムーズにする業務ワークフローです。
新しいページがConfluenceに作成された際に、自動的にOutlookへ通知が送られるため、重要な更新情報を見逃す心配がありません。また、複数のSaaSアプリを連携させることで、手作業による通知の手間を省き、業務効率を向上させます。このワークフローを活用すれば、チーム全体のコミュニケーションが円滑になり、プロジェクトの進行がスムーズに進むことでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・Confluenceを活用しているが、ページ更新の通知が行き届かないと感じているチームリーダーの方
・Outlookを主に使用しており、重要な情報を一元管理したいと考えているプロジェクトマネージャーの方
・情報共有の効率化を図り、業務の自動化を進めたいと考えているIT担当者の方
■注意事項
・Confluence、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Confluenceのデータをチャットツールに自動で送信・転送する
Confluenceのデータ更新を、Microsoft Teamslなどのチャットアプリに送信・転送するフローです。チャットアプリで、自動的に情報の更新を把握できます。
Confluenceでページが作成されたらMicrosoft Teamsに通知する
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■概要
Confluenceでドキュメントを更新した際、関係者への共有を手作業で行うことに手間を感じたり、共有漏れが発生してしまったりすることはないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Confluenceで新しいページが作成されたことをトリガーに、指定したMicrosoft Teamsのチャネルへ自動で通知できます。
これにより、チーム内での迅速な情報共有を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Confluenceでのページ作成を都度Microsoft Teamsで共有しており、手作業に手間を感じている方
・重要なドキュメント更新の共有漏れを防ぎ、迅速な情報伝達を実現したいチームリーダーの方
・プロジェクトやナレッジの共有プロセスを効率化し、生産性を向上させたいと考えている方
■注意事項
・ConfluenceとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Confluenceでページが作成されたらGoogle Chatに通知する
試してみる
Confluenceでページが作成されたらGoogle Chatに通知するフローです。
Confluenceのデータを自動で通知する様々な方法フローを作ってみよう
それでは、実際にConfluenceのデータを自動で通知するフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はConfluenceでページが作成されたらGmailに通知するフローボットを作成していきます！
大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
- ConfluenceとGmailをマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- Confluenceのトリガー設定とGmailのオペレーション設定
- トリガーをONにして、連携フローの動作確認をする
Confluenceでページが作成されたらGmailで通知する
試してみる
■概要
「Confluenceでページが作成されたらGmailに通知する」フローは、チーム内での情報共有をスムーズにし、重要な更新を見逃さない業務ワークフローです。Confluenceで新しいページが作成されるたびに自動でGmailに通知が送信されるため、メンバー全員が最新の情報を迅速に把握できます。これにより、情報の遅延や共有漏れを防ぎ、効率的なチーム運営をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Confluenceを活用しているが、ページ更新の通知がうまく行えていないチームリーダーの方
・プロジェクトの進捗や重要なドキュメントの更新を確実に全員に知らせたい管理者の方
・Gmailを日常的に利用しており、メールでの通知を活用したい方
・情報共有のタイムリーな管理を求めている企業のIT担当者の方
■注意事項
・Confluence、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：ConfluenceとGmailをマイアプリ連携
ConfluenceとGmailをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Confluence」と入力し、検索結果からConfluenceのアイコンを選択します。
2.表示された画面で、メールアドレスを入力し、「続ける」をクリックしてください。
次の画面で、パスワードを入力し、「ログイン」をクリックしてください。
次の画面で、「受け入れる」をクリックしてください。
3.続いてGmailをマイアプリ登録します。
先ほどと同様の手順で、Gmailを検索します。
次の画面で、以下画像の赤枠部分をクリックします。
次の画面で、アカウントを選択し、その後の画面で「続行」をクリックしてください。
マイアプリにConfluenceとGmailが表示されていれば、登録完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、フローを作っていきましょう！テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
Confluenceでページが作成されたらGmailで通知する
試してみる
■概要
「Confluenceでページが作成されたらGmailに通知する」フローは、チーム内での情報共有をスムーズにし、重要な更新を見逃さない業務ワークフローです。Confluenceで新しいページが作成されるたびに自動でGmailに通知が送信されるため、メンバー全員が最新の情報を迅速に把握できます。これにより、情報の遅延や共有漏れを防ぎ、効率的なチーム運営をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Confluenceを活用しているが、ページ更新の通知がうまく行えていないチームリーダーの方
・プロジェクトの進捗や重要なドキュメントの更新を確実に全員に知らせたい管理者の方
・Gmailを日常的に利用しており、メールでの通知を活用したい方
・情報共有のタイムリーな管理を求めている企業のIT担当者の方
■注意事項
・Confluence、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：Confluenceのトリガー設定
※以下の画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】Confluenceでページが作成されたらGmailに通知する」をクリックすると表示されます。
1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「ページが作成されたら」をクリックしてください。
2.表示された画面で各項目を確認します。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしましょう。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。
※基本的には、最短の時間で設定するのが、おすすめです！
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してください。
4.「クラウドID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
5.入力を終えたら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットは、次の設定でも活用できます。
ステップ4：Confluenceのページ取得設定
1.アプリと連携する「ページを取得」をクリックしてください。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「クラウドID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
「コンテンツID」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択できます。
※入力欄下の説明にもあるように、「ページのID」を選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
ステップ5：Gmailの設定
1.「メールを送る」をクリックしてください。
2.表示された画面で、メール内容を設定していきます。
「To」は、通知を受け取りたいメールアドレスを入力してください。
「件名」は、任意で設定してください。入力欄をクリックして表示されるアウトプットの値を選択することもできます。
※今回は、以下画像のように設定しました。
「本文」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択できます。
※今回は、以下画像のように設定しました。
設定を終えたら、「次へ」をクリックします。
3.次の画面で、メールの送信内容を確認し、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※設定が完了すると、以下画像のようにメールで通知されます。
ステップ6：トリガーボタンをONにして、連携フローの動作確認をする
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。
Confluenceを使ったその他の自動化例
Confluenceを使った便利な自動化例
チャットツールやバージョン管理ツール、グループウェアサービスの情報から追加作成できます。他CRMツールやデータベースへの登録も可能です！
Confluenceでページが作成されたらGoogle スプレッドシートに追加する
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Confluenceでページが作成されたらGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
GitHubでIssueが作成されたらConfluenceにページを作成する
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■概要
「GitHubでIssueが作成されたらConfluenceにページを作成する」フローは、開発プロセスにおける情報共有をスムーズにする業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・GitHubとConfluenceを併用している開発チームのリーダー
・Issue管理とドキュメント作成に手間を感じているプロジェクトマネージャー
・情報共有の効率化を図りたいソフトウェアエンジニア
・手動でのデータ入力に時間を取られているチームメンバー
・プロジェクトの透明性を高めたい経営者
■注意事項
・GitHub、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google Workspaceで従業員が登録されたらConfluenceへ招待する
試してみる
Google Workspaceで従業員が登録されたらConfluenceへ招待するフローです。
Microsoft Teamsメッセージが投稿されたら、Confluenceでページを作成する
試してみる
■概要
「Microsoft Teamsメッセージが投稿されたら、Confluenceでページを作成する」フローは、コミュニケーションとドキュメント管理を効率的に連携させる業務ワークフローです。
Microsoft Teamsでの重要な会話や情報を自動的にConfluenceに記録し、情報の一元管理を実現します。
これにより、チーム全体での情報共有がスムーズになり、業務の透明性が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft TeamsとConfluenceを日常的に使用しているチームリーダー
・情報共有やドキュメント管理に手間を感じているプロジェクトマネージャー
・コミュニケーション履歴を体系的に保存したいIT担当者
・業務の自動化を検討している中小企業の経営者
・チーム内の情報共有を効率化したいと考えているメンバー
■注意事項
・Microsoft Teams、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Confluenceにページが作成されたらTrelloにカードを作成する
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■概要
「Confluenceにページが作成されたらTrelloにカードを作成する」フローは、Confluenceで新しいページが作成されると自動的にTrelloに対応するカードを追加する業務ワークフローです。
これにより、ドキュメントの更新とタスク管理をシームレスに連携させ、チームの効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
・ConfluenceとTrelloを日常的に使用しているチームリーダー
・ドキュメント作成とタスク管理の連携を自動化したいプロジェクトマネージャー
・手動での情報転記に時間を取られたくない業務担当者
・チーム内の情報共有とタスク管理を一元化したい企業のIT担当者
■注意事項
・ConfluenceとTrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
終わりに
Confluenceのデータ更新を見逃してしまうことはよくあると思いますが、今回ご紹介した自動化を導入すればその問題を解消できます。
本記事では、ConfluenceとGmailを連携し、Confluenceのページ作成をトリガーに自動的に通知を受け取れる方法を解説しました！
この自動化を活用すれば、Confluenceのデータ見逃しを防げるだけでなく、通知の手間も省くことができるでしょう。
また、Gmailへの通知だけでなくOutlookやMicrosoft Teamsにも通知できるため、使い慣れたシステムに共有できます。
Yoomに少しでも興味を持った方は、こちらから無料登録してみましょう。
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毎日の情報共有とデータ管理を効率化させるために、自動化を取り入れてみませんか？
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