「問い合わせフォームからの連絡に、すぐに返信できていない…」
「毎回同じような内容の返信メールを作成するのが手間…」
このように、Webサイトやサービスに設置した問い合わせフォームへの対応に、課題を感じていませんか？ 問い合わせへの迅速な一次対応は顧客満足度に直結しますが、担当者が常に対応できるとは限らず、定型的な返信作業に時間を取られてしまうことも少なくありません。
もし、問い合わせフォームに特定のキーワードを含む連絡があった場合に、自動でサンクスメールや担当者への通知メールを送れる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、返信漏れや対応遅延を防ぎつつ、担当者は本来注力すべき業務に時間を使うことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには問い合わせフォームへの送信内容に応じて自動で返信メールを送る業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Googleフォームで特定の問い合わせを受信したら、Gmailで自動返信する
試してみる
■概要
「Googleフォームで特定の問い合わせを受信したら、Gmailで自動返信する」フローは、問い合わせフォームからの特定条件に合致するリクエストに対して、自動返信メールを送信する業務ワークフローです。これにより、ユーザーへの迅速な対応が可能となり、業務効率が向上します。Yoomを活用して、GoogleフォームとGmailを連携し、手間なく自動化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して顧客からの問い合わせを管理している担当者の方
・問い合わせに対して迅速な返信を自動化したいと考えているビジネスオーナーの方
・手動でのメール返信に時間を取られ、業務効率化を図りたいと考えているチームリーダーの方
・Yoomを活用して、既存のSaaSアプリ間の連携を強化したいIT担当者の方
■注意事項
・Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
問い合わせフォームからの自動返信を実現する方法
普段お使いの問い合わせフォームとメールツールを連携させ、問い合わせ受信時に自動で返信メールを送る業務フローを自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！これにより、問い合わせへの即時対応が可能になり、顧客満足度の向上や担当者の負担軽減に繋がるため、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
メールツールを使って自動返信する
GoogleフォームやJotformといった各種フォームツールからの問い合わせ受信をきっかけとして、GmailやOutlook、Discordなどのコミュニケーションツールから定型文の返信メールを自動で送信することで、問い合わせへの一次対応を迅速化し、同時に対応漏れを防ぐことが可能になるので、フォーム対応とメール送信の連携を自動化して、顧客対応の質と業務効率を向上させましょう！
Jotformに回答が送信されたら、Discordの招待URLを発行し、ウェルカムメールを送付する
試してみる
■概要
「Jotformに回答が送信されたら、Discordの招待URLを発行し、ウェルカムメールを送付する」ワークフローは、フォームからのデータ収集からコミュニティ参加までを自動化する業務ワークフローです。
新規ユーザーの登録時に手動で行っていたDiscord招待やウェルカムメールの送信を自動化することで、効率的な対応と一貫したユーザー体験を提供します。
この自動化により、業務の負担を軽減し、迅速なコミュニケーションを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Jotformを活用してユーザー回答を収集しているが、フォームからのデータ管理に手間を感じている方
・Discordコミュニティを運営しており、新規メンバーへの招待プロセスを自動化し、スムーズな参加を促進したい方
・ウェルカムメールの手動でのメール送信に時間を取られており、効率化したいマーケティング担当者の方
・業務ワークフローの自動化を目指している企業の方で、複数のツールを連携させて業務効率を向上させたい方
■注意事項
・Jotform、Discord、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・JotformのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581
Googleフォームで特定の問い合わせを受信したら、Gmailで自動返信する
試してみる
■概要
「Googleフォームで特定の問い合わせを受信したら、Gmailで自動返信する」フローは、問い合わせフォームからの特定条件に合致するリクエストに対して、自動返信メールを送信する業務ワークフローです。これにより、ユーザーへの迅速な対応が可能となり、業務効率が向上します。Yoomを活用して、GoogleフォームとGmailを連携し、手間なく自動化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して顧客からの問い合わせを管理している担当者の方
・問い合わせに対して迅速な返信を自動化したいと考えているビジネスオーナーの方
・手動でのメール返信に時間を取られ、業務効率化を図りたいと考えているチームリーダーの方
・Yoomを活用して、既存のSaaSアプリ間の連携を強化したいIT担当者の方
■注意事項
・Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
フォームで特定の問い合わせを受信したら、Outlookで自動返信する
試してみる
■概要
「フォームで特定の問い合わせを受信したら、Outlookで自動返信する」ワークフローは、問い合わせフォーム経由で受け取った特定の内容に対して、Outlookを活用して自動的に返信メールを送信する業務ワークフローです。このワークフローを導入することで、特定の問い合わせを受信すると自動的にOutlookから返信メールが送信され、業務の効率化と迅速な対応が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・多くの問い合わせを受けるカスタマーサポート担当者
・迅速な対応が求められる営業チーム
・業務効率化を目指す中小企業の経営者
・定型的な問い合わせ対応を自動化したいIT担当
■注意事項
・OutlookとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
GoogleフォームとGmailを連携して自動返信するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Googleフォームで特定の問い合わせを受信した際に、Gmailから自動で返信メールを送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GoogleフォームとGmailのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Googleフォームのトリガー設定とGmailのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Googleフォームで特定の問い合わせを受信したら、Gmailで自動返信する
試してみる
■概要
「Googleフォームで特定の問い合わせを受信したら、Gmailで自動返信する」フローは、問い合わせフォームからの特定条件に合致するリクエストに対して、自動返信メールを送信する業務ワークフローです。これにより、ユーザーへの迅速な対応が可能となり、業務効率が向上します。Yoomを活用して、GoogleフォームとGmailを連携し、手間なく自動化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して顧客からの問い合わせを管理している担当者の方
・問い合わせに対して迅速な返信を自動化したいと考えているビジネスオーナーの方
・手動でのメール返信に時間を取られ、業務効率化を図りたいと考えているチームリーダーの方
・Yoomを活用して、既存のSaaSアプリ間の連携を強化したいIT担当者の方
■注意事項
・Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：Googleフォーム、Gmailのマイアプリ連携
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。
右上の検索窓からGoogleフォームを検索してください。
この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。
「続行」をクリックするとGoogleフォームのマイアプリ連携が完了します。
同様にGmailを検索してください。Googleフォームと同じ手順で連携できます。
ステップ2：テンプレートをコピー
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Googleフォームで特定の問い合わせを受信したら、Gmailで自動返信する
試してみる
■概要
「Googleフォームで特定の問い合わせを受信したら、Gmailで自動返信する」フローは、問い合わせフォームからの特定条件に合致するリクエストに対して、自動返信メールを送信する業務ワークフローです。これにより、ユーザーへの迅速な対応が可能となり、業務効率が向上します。Yoomを活用して、GoogleフォームとGmailを連携し、手間なく自動化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して顧客からの問い合わせを管理している担当者の方
・問い合わせに対して迅速な返信を自動化したいと考えているビジネスオーナーの方
・手動でのメール返信に時間を取られ、業務効率化を図りたいと考えているチームリーダーの方
・Yoomを活用して、既存のSaaSアプリ間の連携を強化したいIT担当者の方
■注意事項
・Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：Googleフォームのトリガー設定
「フォームに回答が送信されたら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「フォームに回答が送信されたら」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので必要事項を入力していきます。
※Googleフォームをトリガーに設定した場合の回答データの取得方法についてはこちらを参考にしてみてくださいね！
まずテストする準備として、フォームを作成して回答したものをご用意ください。
今回は例として以下のようなフォームを作り、自分で回答しました。
Googleフォームの用意ができたらYoomの設定画面に戻り、トリガーの起動間隔とフォームIDを入力してテストしてください。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
※「https://docs.google.com/forms/d/●●●●●●/edit」の「●●●●●●」部分がフォームIDです。
成功したら保存してください。ここで取得したアウトプットの値は次のステップで活用できます！
ステップ4：分岐設定
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
「コマンドオペレーション」をクリック。
まず「分岐対象の取得した値」を設定します。オペレーションは「フォームに回答が送信されたら」のままでOKです。
取得した値の欄には、プルダウンから「お問い合わせ内容」を選択しましょう。
次に分岐条件を設定します。今回は例として、お問い合わせ内容に「新商品」という文字列が含まれている場合にメールを送るよう設定しています。
「+ 分岐条件の追加」をクリックすると最大5個まで条件を設定できます！
設定が完了したら保存してください。
ステップ5：Gmailのアクション設定
これが最後です！「メールを送る」をクリックしてください。
ここからはメールの設定をしていきます。
まず連携するアカウントが正しいか確認してください。
次にメール内容を設定していきます。
Toの欄は、ステップ3で取得したアウトプットの値を選択してください。
次に件名と本文を入力しましょう。こちらもアウトプットを使って入力すると簡単に設定できます。
「次へ」をクリックするとメール送信のテスト画面になります。
内容に誤りがないか確認してテストしてください。
成功したら保存してください。メールが届きましたね！
ステップ6：トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、Googleフォームで特定の問い合わせを受信したら、Gmailで自動返信する方法でした！
自動返信に関するその他の自動化例
Yoomには、今回紹介したもの以外にも、メールやフォーム送信、チャット受信などのアクションに応じて自動で返信を行い、顧客対応や社内連携を効率化できるテンプレートが多数あります！
以下を参考に「これも使ってみたい」と思ったらバナーをクリックして詳細をチェックしてみてください。
Chatworkで受信した問い合わせ内容をAIで解析し、自動返信する
試してみる
■概要
「Chatworkで受信した問い合わせ内容をAIで解析し、自動返信する」ワークフローは、顧客からの問い合わせ対応を効率化し、迅速な自動応答を実現します。
Chatworkで受け取ったメッセージをAIが解析し、適切な返信を自動で行うため、担当者の負担軽減とレスポンス速度の向上が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Chatworkを利用しており、問い合わせ対応に時間がかかっているカスタマーサポート担当者の方
・多数の問い合わせを迅速に処理したい中小企業の経営者の方
・AI技術を活用して業務の自動化を進めたいIT担当者の方
・顧客満足度を向上させるために迅速な対応を目指しているチームリーダーの方
■注意事項
・ChatworkとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Discordに投稿された文章を自動的に翻訳・校正し、返信する
試してみる
■概要
「Discordに投稿された文章を自動的に翻訳・校正し、返信する」フローは、多国籍チームや国際コミュニティでのコミュニケーションを円滑にする業務ワークフローです。
Discord上でやり取りされるメッセージは、多様な言語が飛び交うことが多く、翻訳や校正に時間がかかる場合があります。
このワークフローを活用すれば、投稿されたメッセージを自動的に翻訳・校正し、適切な形で返信することが可能です。
Yoomを通じて「discord chatgpt 連携」を実現し、手間を省きつつ質の高いコミュニケーションをサポートします。
これにより、言語の壁を越えてスムーズな対話が実現し、チームの生産性向上に寄与します。
■このテンプレートをおすすめする方
・多国籍チームや国際コミュニティでDiscordを活用している運営者
・言語の異なるメンバー同士のコミュニケーションを円滑にしたい管理者
・メッセージの翻訳・校正作業に時間を取られ、他の業務に支障をきたしている方
・AIを活用したコミュニケーション支援ツールを探しているIT担当者
・多言語対応が求められるプロジェクトのリーダーやコーディネーター
■注意事項
・Discord、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。
そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
Outlookで受信した内容をAIで解析して回答を生成し、自動返信する
試してみる
■概要
「Outlookで受信した内容をAIで解析して回答を生成し、自動返信する」ワークフローは、メール対応の効率化を実現する業務ワークフローです。このワークフローを活用することで、Outlookで受信したメールをAIが自動で解析し、適切な回答を生成します。その回答を自動的に返信することで、メール対応のプロセスを効率化できます。これにより、迅速な対応と業務のスムーズな進行が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・多数のメールを日常的に処理しているカスタマーサポート担当者の方
・メール対応にかかる時間を削減したいビジネスパーソンの方
・AIを活用して業務の自動化を図りたい企業のIT担当者の方
・Outlookを利用しているが、メール管理に課題を感じている方
・メールの自動返信システムを導入して、業務効率化を目指している経営者の方
■注意事項
・OutlookとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Slackで受信した問い合わせ内容をAIで解析し、自動返信する
試してみる
■概要
「Slackで受信した問い合わせ内容をAIで解析し、自動返信する」フローは、日常の問い合わせ対応をスムーズにする業務ワークフローです。
このフローを活用することで、AIが問い合わせ内容を自動で解析し、適切な自動返信を行うことで、迅速かつ効率的な対応が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Slackを日常的に使用しており、多くの問い合わせ対応に時間を取られているサポート担当者の方
・問い合わせ対応の効率化を図りたい中小企業のIT管理者の方
・AIを活用して業務プロセスを自動化し、チームの生産性を向上させたい経営者の方
・自動返信の設定やカスタマイズに手間取っている企業のIT担当者の方
■注意事項
・SlackとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zendeskでチケットが作成されたら、返信文を作成し送信する
試してみる
Zendeskでチケットが作成されたら、返信文を作成し送信するフローです。
■注意事項
・ZendeskとYoomを連携してください。
・Zendesk、AIオペレーション（テキストを生成する）はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
問い合わせフォームからの自動返信を設定することで、顧客からの問い合わせに対して迅速かつ確実な一次対応が可能となり、手動での返信作業の手間や対応漏れのリスクを大幅に削減できます。これにより、顧客満足度の向上に繋がるだけでなく、担当者はより複雑な問い合わせ対応や他のコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、様々なSaaSやAIを連携させ、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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