【ノーコードで実現】問い合わせフォームへの受信をトリガーに自動返信メールを送信する方法

GoogleフォームとGmailを連携して自動返信するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Googleフォームで特定の問い合わせを受信した際に、Gmailから自動で返信メールを送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• GoogleフォームとGmailのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Googleフォームのトリガー設定とGmailのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

ステップ1：Googleフォーム、Gmailのマイアプリ連携

Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。

右上の検索窓からGoogleフォームを検索してください。

この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。

メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。

パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。

「続行」をクリックするとGoogleフォームのマイアプリ連携が完了します。

同様にGmailを検索してください。Googleフォームと同じ手順で連携できます。

ステップ2：テンプレートをコピー

Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。

‍ステップ3：Googleフォームのトリガー設定

「フォームに回答が送信されたら」をクリック。

タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「フォームに回答が送信されたら」のまま「次へ」をクリックして進んでください。

アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので必要事項を入力していきます。
※Googleフォームをトリガーに設定した場合の回答データの取得方法についてはこちらを参考にしてみてくださいね！

まずテストする準備として、フォームを作成して回答したものをご用意ください。
今回は例として以下のようなフォームを作り、自分で回答しました。

Googleフォームの用意ができたらYoomの設定画面に戻り、トリガーの起動間隔とフォームIDを入力してテストしてください。

※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
※「https://docs.google.com/forms/d/●●●●●●/edit」の「●●●●●●」部分がフォームIDです。

成功したら保存してください。ここで取得したアウトプットの値は次のステップで活用できます！

ステップ4：分岐設定

※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。

「コマンドオペレーション」をクリック。

まず「分岐対象の取得した値」を設定します。オペレーションは「フォームに回答が送信されたら」のままでOKです。
取得した値の欄には、プルダウンから「お問い合わせ内容」を選択しましょう。

次に分岐条件を設定します。今回は例として、お問い合わせ内容に「新商品」という文字列が含まれている場合にメールを送るよう設定しています。
「+ 分岐条件の追加」をクリックすると最大5個まで条件を設定できます！

設定が完了したら保存してください。

ステップ5：Gmailのアクション設定

これが最後です！「メールを送る」をクリックしてください。

ここからはメールの設定をしていきます。
まず連携するアカウントが正しいか確認してください。

次にメール内容を設定していきます。
Toの欄は、ステップ3で取得したアウトプットの値を選択してください。

次に件名と本文を入力しましょう。こちらもアウトプットを使って入力すると簡単に設定できます。

「次へ」をクリックするとメール送信のテスト画面になります。
内容に誤りがないか確認してテストしてください。

成功したら保存してください。メールが届きましたね！

ステップ6：トリガーをONにして起動準備完了

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。正しくフローボットが起動するか確認しましょう。

以上が、Googleフォームで特定の問い合わせを受信したら、Gmailで自動返信する方法でした！

自動返信に関するその他の自動化例

Yoomには、今回紹介したもの以外にも、メールやフォーム送信、チャット受信などのアクションに応じて自動で返信を行い、顧客対応や社内連携を効率化できるテンプレートが多数あります！
以下を参考に「これも使ってみたい」と思ったらバナーをクリックして詳細をチェックしてみてください。

まとめ

問い合わせフォームからの自動返信を設定することで、<span class="mark-yellow">顧客からの問い合わせに対して迅速かつ確実な一次対応が可能となり、手動での返信作業の手間や対応漏れのリスクを大幅に削減できます。</span>これにより、顧客満足度の向上に繋がるだけでなく、担当者はより複雑な問い合わせ対応や他のコア業務に集中できる環境が整います！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、様々なSaaSやAIを連携させ、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！