フォームで特定の問い合わせを受信したら、Outlookで自動返信する

■概要

Webサイトに設置したフォームからのお問い合わせは、顧客との重要な接点である一方、一件ずつ手動で返信するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。対応の遅れや漏れは、顧客満足度の低下に繋がる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、フォームで特定の問い合わせを受信した際に、内容に応じてOutlookから一次対応メールを自動送信し、迅速な顧客対応と業務効率化を両立できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームからの問い合わせに対して、迅速な一次対応を自動化したいカスタマーサポート担当者の方
• 見込み顧客からの連絡に即時反応し、機会損失を防ぎたいマーケティングや営業担当の方
• 手動でのメール返信による対応漏れや遅れを防ぎ、業務品質を安定させたい事業責任者の方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームが送信されると自動で一次返信が行われるため、これまで手作業でのメール作成や送信に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
• 手動対応で起こりがちな返信漏れや、宛先・内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客対応の品質向上と安定化に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」フローが起動するよう設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を追加し、フォームで受け取った情報をもとに後続の処理を分けるよう設定します。
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、フォームの回答者宛に自動でメールが送信されるようにします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガー機能では、名前やメールアドレス、問い合わせ種別など、取得したい情報に合わせて入力項目を任意で設定することが可能です。
• 分岐機能では、フォームで取得した項目に応じて条件を設定し、後続でメールを送信するかを分岐させるといったカスタムができます。
• Outlookのメール送信設定では、宛先を任意で指定できるだけでなく、件名や本文にフォームで受け取った名前などの情報を差し込んでパーソナライズすることも可能です。

■注意事項

• OutlookとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。