フォームで特定の問い合わせを受信したら、Outlookで自動返信する
フォームで特定の問い合わせを受信したら、Outlookで自動返信する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Outlook
を自動連携できます。
■概要
Webサイトなどからの問い合わせに対し、一件ずつ手動でメールを返信することに手間を感じていませんか。
また、対応漏れや返信の遅延は避けたいものの、定型的な一次対応に時間を割かれ、本来の業務が進まないといった課題もあるかもしれません。
このワークフローを活用すれば、フォームで特定の問い合わせを受信した際に、Outlookから自動で一次返信メールを送信する仕組みを構築でき、問い合わせ対応の迅速化と効率化を実現します。
また、対応漏れや返信の遅延は避けたいものの、定型的な一次対応に時間を割かれ、本来の業務が進まないといった課題もあるかもしれません。
このワークフローを活用すれば、フォームで特定の問い合わせを受信した際に、Outlookから自動で一次返信メールを送信する仕組みを構築でき、問い合わせ対応の迅速化と効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームからの問い合わせ対応の初動を自動化したいと考えている方
- Outlookを使った定型的なメール返信作業に、手間や時間を取られている方
- 問い合わせへの返信漏れや遅延を防ぎ、対応品質を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームで問い合わせを受信後、自動でOutlookから一次返信を行うため、手作業に費やしていた時間を他の重要な業務に充てることができます。
- 人の手を介さずに返信処理が実行されるため、対応漏れや遅延といったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーとしてフォームを設定し、問い合わせが送信されたらフローが起動するようにします
- 次に、オペレーションで分岐処理を設定し、特定の問い合わせ内容の場合のみ後続の処理に進むよう設定します
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、自動返信メールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookでメールを送信するアクションでは、メールの宛先や件名を任意の内容に設定してください。
- メールの本文には、固定の文章だけでなく、フォームで受け付けた名前や会社名などの情報を差し込むことで、よりパーソナライズされた内容に設定することも可能です。
■注意事項
- OutlookとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
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Outlook
YoomではOutlookのAPIとノーコードで連携し、Outolookからのメール送信を自動化することが可能です。例えば契約書や請求書を作成しOutolookから自動で送信したり、入力フォームからの問い合わせに対してOutolookで自動的に返信を行うことができます。
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