Jotformに回答が送信されたら、Discordの招待URLを発行し、ウェルカムメールを送付する

■概要

Jotformで集めたコミュニティ参加者に対し、手作業でDiscordの招待URLを発行し、Gmailでウェルカムメールを送付する作業は手間がかかる上に、対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Jotformに回答が送信されたのをきっかけに、一連の案内プロセスを自動化できます。これにより、新規参加者への対応を円滑かつ確実に行い、コミュニティ運営を円滑にします。

■このテンプレートをおすすめする方

• Jotformでイベントやコミュニティの参加者を募集している運営担当者の方
• Discordへの招待とGmailでの案内を手作業で行い、非効率だと感じている方
• 参加者へのオンボーディングを自動化し、より重要な業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Jotformへの回答からメール送付までが自動化され、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てることができます。
• 手作業による招待URLの貼り間違いやメールの送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な参加者対応を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Jotform、Discord、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します。
3. 次に、Jotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信された回答内容を取得します。
4. 次に、Discordの「チャンネルの招待URLを作成」アクションを設定し、招待リンクを生成します。
5. 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得した回答者のメールアドレス宛に、生成した招待URLを含むウェルカムメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Jotformで作成するフォームでは、収集したい情報に応じて質問項目を自由に設定できます。
• Gmailで送信するメールの本文は、固定の文章だけでなく、Jotformの回答内容（氏名など）を差し込んでパーソナライズした内容にカスタムできます。

■注意事項

• ‍‍Jotform、Discord、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• JotformのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581