Googleフォームで特定の問い合わせを受信したら、Gmailで自動返信する

■概要

Googleフォームで受け付けた問い合わせに対し、一件ずつ内容を確認して手動で返信メールを作成・送信する作業は、時間がかかるだけでなく、対応漏れや遅延のリスクも伴います。特に問い合わせ件数が多い場合、担当者の負担は大きくなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに特定の回答が送信された際に、その内容に応じてGmailから自動で一次返信メールを送信し、こうした課題の解消を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け付けた問い合わせ対応を効率化したいと考えている方
• 手動でのメール返信作業による対応漏れや遅延などのミスを防止したい方
• 定型的な一次対応を自動化し、より重要な業務に時間を活用したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの回答を起点に自動でメールが送信されるため、これまで手作業での返信に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業で起こりがちな返信の遅延や対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客対応の品質を均一に保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとGmailをYoomと連携します。
2. トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションで「分岐機能」を設定し、フォームの回答内容に応じて処理を分岐させる条件を設定します。
4. 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、条件に合致した場合に自動で返信メールを送信するように構成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、起動の対象としたいフォームのIDや、フローを起動する間隔を任意で設定してください。
• 分岐機能の設定では、Googleフォームから取得した回答内容（アウトプット）などを活用し、処理を分ける条件を自由に設定してください。
• Gmailのメール送信設定では、件名や本文にフォームの回答内容を差し込んだり、固定の文章を設定したりと、送信内容を任意でカスタマイズしてください。

■注意事項

• Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。