■概要
Googleフォームで受け付けた問い合わせに対し、一件ずつ内容を確認して手動で返信メールを作成・送信する作業は、時間がかかるだけでなく、対応漏れや遅延のリスクも伴います。特に問い合わせ件数が多い場合、担当者の負担は大きくなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに特定の回答が送信された際に、その内容に応じてGmailから自動で一次返信メールを送信し、こうした課題の解消を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた問い合わせ対応を効率化したいと考えている方
- 手動でのメール返信作業による対応漏れや遅延などのミスを防止したい方
- 定型的な一次対応を自動化し、より重要な業務に時間を活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答を起点に自動でメールが送信されるため、これまで手作業での返信に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業で起こりがちな返信の遅延や対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客対応の品質を均一に保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGmailをYoomと連携します。
- トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで「分岐機能」を設定し、フォームの回答内容に応じて処理を分岐させる条件を設定します。
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、条件に合致した場合に自動で返信メールを送信するように構成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、起動の対象としたいフォームのIDや、フローを起動する間隔を任意で設定してください。
- 分岐機能の設定では、Googleフォームから取得した回答内容（アウトプット）などを活用し、処理を分ける条件を自由に設定してください。
- Gmailのメール送信設定では、件名や本文にフォームの回答内容を差し込んだり、固定の文章を設定したりと、送信内容を任意でカスタマイズしてください。
■注意事項
- Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
