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「Dropboxにファイルが追加されたら、Asanaで担当者にタスクを割り振っている」
「ファイルのURLをコピーして、タスクに貼り付ける作業が面倒…」
このようなデータ連携に、非効率さを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Dropboxにファイルが追加され次第、ファイル情報を読み取ってAsanaに自動でタスクを作成する仕組み</span>があれば、こうした作業から解放されるはずです。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定可能です。ぜひこの機会に導入してみてください！
Yoomには<span class="mark-yellow">DropboxとAsanaを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
DropboxとAsanaのAPIを連携すれば、手動での情報確認や転記作業が減り、業務の迅速化とミスの削減につながります。
ここではYoomで実現できる具体的な自動化の例を複数ご紹介しましょう。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Dropboxに請求書や契約書などのファイルが追加された際、OCR機能で文字情報を読み取り、その内容をAsanaのタスクとして作成する連携です。
ファイル内のテキストを抽出する処理を含むため、<span class="mark-yellow">目視で確認していたファイルの内容を自動でタスクに反映でき、確認・入力作業の手間を削減</span>します。
Asana上にすでに同じ内容のタスクが存在しないかを確認し、重複がない場合にのみ新しいタスクを作成する、より高度な自動化フローです。
条件に応じて処理を分岐させることで<span class="mark-yellow">意図しない重複タスクの作成を防ぎ、Asanaのプロジェクトボードを常に整理された状態に保つ</span>ことができます。
それでは、実際にDropboxとAsanaを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Dropbox／Asana
[Yoomとは]
今回は「Dropboxに追加されたファイルをOCRし、Asanaにタスクを追加する」フローを作成していきます！作成の流れは大きく分けて以下のとおりです。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携し、操作が行えるようにします。
設定方法を解説しているナビを見ながら、マイアプリ登録を進めましょう。
使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックします。
自動化フローの設定画面（フローボット）が開き、「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックしてください。
※以降、コピーしたフローボットは、管理画面内プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ここからは、フローの起点となるトリガーアクションの設定です。
一つ目のオペレーションにある、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目の確認・入力をし、次に進みましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定です。
「トリガーの起動間隔」を確認し、「対象のフォルダのパス」「ファイル名」は手動で入力します。
トリガーの起動間隔について
【要確認】テストを行う際の注意点
テストが成功すると以下のように「取得した値」が表示されます。「取得した値」は、後のフロー設定で使用するデータです。
「ファイル名」などが先ほどアップロードしたファイルと合っているか確認し、「保存する」をクリックしましょう。
Dropboxからファイルをダウンロードするための設定をします。
二つ目のオペレーションにある、「ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目の確認・入力をし、次に進みましょう！
次に、API接続設定です。
「フォルダのパス」を手動で入力し、「ファイル名」は取得した値から選択します。
取得した値を使用することで、フローが起動する度に毎回異なる最新のファイルをダウンロードすることが可能です。
次にテストボタンをクリックします。テストが成功すると、以下のように表示されます。
実際に「ダウンロード」をクリックして、テスト時にアップロードしたファイルと同じかどうか確認してみましょう。
確認後、「保存する」をクリックしてください。
ダウンロードしたファイルから文字を読み取るための設定をします。
三つ目のオペレーションにある、「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
続いて、アクションを選択に進みます。
それぞれの内容を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
【要確認】OCRについて
次に、詳細を設定に移ります。
以下を参考に必要項目を設定しましょう。今回は請求書から会社名、請求日、合計を抽出するため、以下のように設定しました。
ここまで完了したら「テスト」をクリックしてください。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
テストの成功を確認して「保存する」をクリックしましょう。
ファイルから抽出したテキストを使って、Asanaにタスク登録するための設定をします。
最後のオペレーションにある、「タスクを追加」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
次に、API接続設定です。
「タスク名」を取得した値から選択します。今回は会社名＝タスク名としてみました。
もちろん、請求日などをタスク名にすることも可能です。任意で変更しましょう。
「プロジェクトID」「セクションID」は、それぞれ候補から選択してください。
以降の項目は任意です。必要に応じて設定してください。
なお、取得した値は毎回変化する変動値、テキストを直接入力した箇所は固定値となります。
テストを実行し、Asanaにタスクが追加されていれば、設定完了です。
確認後、管理画面の「保存する」をクリックしてください。
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう。
今回はDropboxからAsanaへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にAsanaでのアクションをきっかけにDropboxを操作するような、データの流れが逆方向の連携も可能です。
Asanaで新しいタスクが作成され次第、そのタスク名に対応するフォルダをDropboxに自動で作成する連携です。
フォルダが自動で生成されるため、<span class="mark-yellow">フォルダの作成忘れを防ぎ、ファイル管理のルールを徹底</span>できます。
Asanaで特定のプロジェクトやタグが付いたタスクが追加された場合にのみ、Dropboxにフォルダを自動作成する連携です。
例えば「新規クライアント」といった特定の条件を持つタスクに絞って自動化を適用することで、<span class="mark-yellow">不要なフォルダの乱立を防ぎ、より整理されたファイル管理を実現</span>します。
DropboxやAsanaのAPIを活用することで、ファイル管理やタスク管理を効率化できます。
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひご活用ください！
Dropboxを利用した自動化は、ファイルの保存・共有・管理をスムーズに進められます。
例えば、営業資料や契約書を他ツールと連携して自動保存することで、探す手間や共有漏れを防げるかもしれません。特に営業担当者やバックオフィス業務に携わる方に有効です！
Asanaでの自動化を導入すると、タスク管理やプロジェクト進行が効率化されます。
例えば、外部アプリからの情報をタスク化したり、完了済みタスクを他システムに連携したりすることで、手作業の入力や進捗管理の手間を軽減できるはずです。プロジェクトマネージャーやチームリーダーに特に役立ちます！
DropboxとAsanaの連携を自動化することで、タスクの手入力、URLのコピー＆ペーストといった定型業務から解放されます。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を使えばプログラミングの知識がない方でも画面の指示通りに設定するだけで業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：OCRで読み取れる文字の精度はどのくらいですか？
A：YoomのOCRは、PDFや画像から高い精度で文字を抽出できますが、ファイルの内容や形式によって結果が変わります。
例えば、項目名が明確で値がユニーク、かつ文字数が6,500文字以内であれば高精度での抽出が可能ですが、縦書きや複雑なレイアウト、大量の文字などは精度が低下することがあります。
「OCRで文字を抽出」で実施できること/できないこと
Q：Asanaタスクに担当者や期日も自動設定できますか？
A：はい、可能です。Asanaの「タスクを追加」のオペレーションで、担当者や期日、コラボレーター（共同作業者）を設定できます。
Q：連携処理が失敗した場合はどうなりますか？
A：自動化フローでエラーが発生した場合、フローボット内でエラーとして記録され、通知設定をしておくとメールなどで自動通知されます。
なお、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動での再実行が必要です。
エラー時の対応方法について
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