Dropboxに追加されたファイルをOCRし、Asanaにタスクを追加する
試してみる
■概要
Dropboxにアップロードされた請求書や契約書の内容を確認し、手動でAsanaにタスクを起票する作業に時間を要していませんか？この定型的な作業は、入力ミスや対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、DropboxとAsanaの連携を自動化し、ファイルが追加されるだけでOCRが内容を読み取り、Asanaへタスクを自動で追加できるため、手作業による非効率な業務を解消し、スムーズなタスク管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxにアップロードされた請求書などの内容をもとに、Asanaでタスク管理を行っている方
- DropboxとAsana間の手作業による情報転記に手間を感じ、自動化を検討しているチーム
- ファイルベースの業務フローにおけるヒューマンエラーを減らし、生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイル追加からAsanaへのタスク登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの確認漏れや、Asanaへのタスク入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、お使いのDropboxアカウントとAsanaアカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「OCRする」アクションでダウンロードしたファイルの内容をテキストデータとして抽出します。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を基にタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクション設定では、請求書の日付や金額、取引先名など、ファイルから抽出したい項目を任意で指定することが可能です。
- Asanaでタスクを追加するアクションでは、タスクの担当者やプロジェクトを固定の値で指定したり、タスク名や説明にOCRで読み取ったファイルの内容を変数として設定できます。
■注意事項
- Dropbox、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
「Dropboxにファイルが追加されたら、Asanaで担当者にタスクを割り振っている」
「ファイルのURLをコピーして、タスクに貼り付ける作業が面倒…」
このようなデータ連携に、非効率さを感じていませんか？
もし、Dropboxにファイルが追加され次第、ファイル情報を読み取ってAsanaに自動でタスクを作成する仕組みがあれば、こうした作業から解放されるはずです。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定可能です。ぜひこの機会に導入してみてください！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはDropboxとAsanaを連携するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Dropboxに追加されたファイルをOCRし、Asanaにタスクを追加する
試してみる
■概要
Dropboxにアップロードされた請求書や契約書の内容を確認し、手動でAsanaにタスクを起票する作業に時間を要していませんか？この定型的な作業は、入力ミスや対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、DropboxとAsanaの連携を自動化し、ファイルが追加されるだけでOCRが内容を読み取り、Asanaへタスクを自動で追加できるため、手作業による非効率な業務を解消し、スムーズなタスク管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxにアップロードされた請求書などの内容をもとに、Asanaでタスク管理を行っている方
- DropboxとAsana間の手作業による情報転記に手間を感じ、自動化を検討しているチーム
- ファイルベースの業務フローにおけるヒューマンエラーを減らし、生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイル追加からAsanaへのタスク登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの確認漏れや、Asanaへのタスク入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、お使いのDropboxアカウントとAsanaアカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「OCRする」アクションでダウンロードしたファイルの内容をテキストデータとして抽出します。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を基にタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクション設定では、請求書の日付や金額、取引先名など、ファイルから抽出したい項目を任意で指定することが可能です。
- Asanaでタスクを追加するアクションでは、タスクの担当者やプロジェクトを固定の値で指定したり、タスク名や説明にOCRで読み取ったファイルの内容を変数として設定できます。
■注意事項
- Dropbox、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
DropboxとAsanaを連携してできること
DropboxとAsanaのAPIを連携すれば、手動での情報確認や転記作業が減り、業務の迅速化とミスの削減につながります。
ここではYoomで実現できる具体的な自動化の例を複数ご紹介しましょう。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Dropboxに追加されたファイルをOCRし、Asanaにタスクを追加する
Dropboxに請求書や契約書などのファイルが追加された際、OCR機能で文字情報を読み取り、その内容をAsanaのタスクとして作成する連携です。
ファイル内のテキストを抽出する処理を含むため、目視で確認していたファイルの内容を自動でタスクに反映でき、確認・入力作業の手間を削減します。
Dropboxに追加されたファイルをOCRし、Asanaにタスクを追加する
試してみる
■概要
Dropboxにアップロードされた請求書や契約書の内容を確認し、手動でAsanaにタスクを起票する作業に時間を要していませんか？この定型的な作業は、入力ミスや対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、DropboxとAsanaの連携を自動化し、ファイルが追加されるだけでOCRが内容を読み取り、Asanaへタスクを自動で追加できるため、手作業による非効率な業務を解消し、スムーズなタスク管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxにアップロードされた請求書などの内容をもとに、Asanaでタスク管理を行っている方
- DropboxとAsana間の手作業による情報転記に手間を感じ、自動化を検討しているチーム
- ファイルベースの業務フローにおけるヒューマンエラーを減らし、生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイル追加からAsanaへのタスク登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの確認漏れや、Asanaへのタスク入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、お使いのDropboxアカウントとAsanaアカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「OCRする」アクションでダウンロードしたファイルの内容をテキストデータとして抽出します。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を基にタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクション設定では、請求書の日付や金額、取引先名など、ファイルから抽出したい項目を任意で指定することが可能です。
- Asanaでタスクを追加するアクションでは、タスクの担当者やプロジェクトを固定の値で指定したり、タスク名や説明にOCRで読み取ったファイルの内容を変数として設定できます。
■注意事項
- Dropbox、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Dropboxに追加されたファイルをOCRし、登録の有無を確認してAsanaにタスクを追加する
Asana上にすでに同じ内容のタスクが存在しないかを確認し、重複がない場合にのみ新しいタスクを作成する、より高度な自動化フローです。
条件に応じて処理を分岐させることで意図しない重複タスクの作成を防ぎ、Asanaのプロジェクトボードを常に整理された状態に保つことができます。
Dropboxに追加されたファイルをOCRし、登録の有無を確認してAsanaにタスクを追加する
試してみる
■概要
Dropboxに新しいファイルが追加されるたびに、その内容を確認して手動でAsanaにタスクを作成する作業は、手間がかかり入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Dropboxにファイルが追加されると自動でファイルの内容をOCRで読み取り、Asanaにタスクを自動で追加するため、このような定型業務を効率化し、コア業務に集中できる環境を構築できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとAsanaを利用し、ファイルに基づいたタスク作成を手作業で行っている方
- Dropboxで管理している請求書などの書類処理をAsanaで効率的に管理したいと考えている方
- ファイル管理からタスク管理までの一連の流れを自動化し、チームの生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイル追加を起点にAsanaのタスク作成までが自動化されるため、手作業による対応時間を短縮できます
- 手動での転記作業が不要になることで、タスクの作成漏れや内容の入力間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、お使いのDropbox、AsanaのアカウントをYoomと連携します
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
- 次に、オペレーションで「OCRする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
- 次に、オペレーションでAsanaの「タスクを検索」アクションを設定し、既に同様のタスクが存在しないかを確認します
- 次に、オペレーションで「分岐する」アクションを設定し、タスクの有無によって後続の処理を分岐させます
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、OCRで抽出した情報をもとにタスクを自動作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能では、読み取りたい書類のフォーマットに合わせて、テキストを抽出したい項目を任意で設定することが可能です
- Asanaでタスクを追加する際には、担当者やプロジェクトなどの各項目に固定の値を設定したり、前段のオペレーションで取得した情報を変数として埋め込むなどのカスタムが可能です
■注意事項
- Dropbox、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
DropboxとAsanaの連携フローを作ってみよう
それでは、実際にDropboxとAsanaを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Dropbox／Asana
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Dropboxに追加されたファイルをOCRし、Asanaにタスクを追加する」フローを作成していきます！作成の流れは大きく分けて以下のとおりです。
- DropboxとAsanaのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Dropboxのトリガー設定とAsanaのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Dropboxに追加されたファイルをOCRし、Asanaにタスクを追加する
試してみる
■概要
Dropboxにアップロードされた請求書や契約書の内容を確認し、手動でAsanaにタスクを起票する作業に時間を要していませんか？この定型的な作業は、入力ミスや対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、DropboxとAsanaの連携を自動化し、ファイルが追加されるだけでOCRが内容を読み取り、Asanaへタスクを自動で追加できるため、手作業による非効率な業務を解消し、スムーズなタスク管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxにアップロードされた請求書などの内容をもとに、Asanaでタスク管理を行っている方
- DropboxとAsana間の手作業による情報転記に手間を感じ、自動化を検討しているチーム
- ファイルベースの業務フローにおけるヒューマンエラーを減らし、生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイル追加からAsanaへのタスク登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの確認漏れや、Asanaへのタスク入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、お使いのDropboxアカウントとAsanaアカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「OCRする」アクションでダウンロードしたファイルの内容をテキストデータとして抽出します。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を基にタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクション設定では、請求書の日付や金額、取引先名など、ファイルから抽出したい項目を任意で指定することが可能です。
- Asanaでタスクを追加するアクションでは、タスクの担当者やプロジェクトを固定の値で指定したり、タスク名や説明にOCRで読み取ったファイルの内容を変数として設定できます。
■注意事項
- Dropbox、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
ステップ1：DropboxとAsanaのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携し、操作が行えるようにします。
設定方法を解説しているナビを見ながら、マイアプリ登録を進めましょう。
Dropbox
Asana
ステップ2：テンプレートをコピー
使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックします。
Dropboxに追加されたファイルをOCRし、Asanaにタスクを追加する
試してみる
■概要
Dropboxにアップロードされた請求書や契約書の内容を確認し、手動でAsanaにタスクを起票する作業に時間を要していませんか？この定型的な作業は、入力ミスや対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、DropboxとAsanaの連携を自動化し、ファイルが追加されるだけでOCRが内容を読み取り、Asanaへタスクを自動で追加できるため、手作業による非効率な業務を解消し、スムーズなタスク管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxにアップロードされた請求書などの内容をもとに、Asanaでタスク管理を行っている方
- DropboxとAsana間の手作業による情報転記に手間を感じ、自動化を検討しているチーム
- ファイルベースの業務フローにおけるヒューマンエラーを減らし、生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイル追加からAsanaへのタスク登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの確認漏れや、Asanaへのタスク入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、お使いのDropboxアカウントとAsanaアカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「OCRする」アクションでダウンロードしたファイルの内容をテキストデータとして抽出します。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を基にタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクション設定では、請求書の日付や金額、取引先名など、ファイルから抽出したい項目を任意で指定することが可能です。
- Asanaでタスクを追加するアクションでは、タスクの担当者やプロジェクトを固定の値で指定したり、タスク名や説明にOCRで読み取ったファイルの内容を変数として設定できます。
■注意事項
- Dropbox、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
自動化フローの設定画面（フローボット）が開き、「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックしてください。
※以降、コピーしたフローボットは、管理画面内プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ステップ3：Dropboxのトリガー設定
ここからは、フローの起点となるトリガーアクションの設定です。
一つ目のオペレーションにある、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目の確認・入力をし、次に進みましょう！
- タイトル：任意設定
- トリガーアクション：「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」を選択
次に、アプリトリガーのAPI接続設定です。
「トリガーの起動間隔」を確認し、「対象のフォルダのパス」「ファイル名」は手動で入力します。
トリガーの起動間隔について
- トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。 ご利用のプランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なるため、ご注意ください。
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
【要確認】テストを行う際の注意点
- テストを行う際はトリガーとなるファイルの作成が必要です。以下のように、Dropboxにファイルをアップロードしてください。テストのためどのようなファイルでも問題ありませんが、上記の画像で設定したファイル名が含まれている必要があります。
テストが成功すると以下のように「取得した値」が表示されます。「取得した値」は、後のフロー設定で使用するデータです。
「ファイル名」などが先ほどアップロードしたファイルと合っているか確認し、「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：ファイルのダウンロード設定
Dropboxからファイルをダウンロードするための設定をします。
二つ目のオペレーションにある、「ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目の確認・入力をし、次に進みましょう！
次に、API接続設定です。
「フォルダのパス」を手動で入力し、「ファイル名」は取得した値から選択します。
取得した値を使用することで、フローが起動する度に毎回異なる最新のファイルをダウンロードすることが可能です。
次にテストボタンをクリックします。テストが成功すると、以下のように表示されます。
実際に「ダウンロード」をクリックして、テスト時にアップロードしたファイルと同じかどうか確認してみましょう。
確認後、「保存する」をクリックしてください。
ステップ5：文字の読み取り設定
ダウンロードしたファイルから文字を読み取るための設定をします。
三つ目のオペレーションにある、「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
続いて、アクションを選択に進みます。
それぞれの内容を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
【要確認】OCRについて
- OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうため、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションも全てお使いいただけますので、気になる機能をぜひお試しください。
次に、詳細を設定に移ります。
以下を参考に必要項目を設定しましょう。今回は請求書から会社名、請求日、合計を抽出するため、以下のように設定しました。
ここまで完了したら「テスト」をクリックしてください。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
テストの成功を確認して「保存する」をクリックしましょう。
ステップ6：Asanaのアクション設定
ファイルから抽出したテキストを使って、Asanaにタスク登録するための設定をします。
最後のオペレーションにある、「タスクを追加」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
次に、API接続設定です。
「タスク名」を取得した値から選択します。今回は会社名＝タスク名としてみました。
もちろん、請求日などをタスク名にすることも可能です。任意で変更しましょう。
「プロジェクトID」「セクションID」は、それぞれ候補から選択してください。
以降の項目は任意です。必要に応じて設定してください。
なお、取得した値は毎回変化する変動値、テキストを直接入力した箇所は固定値となります。
テストを実行し、Asanaにタスクが追加されていれば、設定完了です。
確認後、管理画面の「保存する」をクリックしてください。
ステップ7：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう。
AsanaのデータをDropboxに連携したい場合
今回はDropboxからAsanaへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にAsanaでのアクションをきっかけにDropboxを操作するような、データの流れが逆方向の連携も可能です。
Asanaにタスクが追加されたら、Dropboxにフォルダを作成する
Asanaで新しいタスクが作成され次第、そのタスク名に対応するフォルダをDropboxに自動で作成する連携です。
フォルダが自動で生成されるため、フォルダの作成忘れを防ぎ、ファイル管理のルールを徹底できます。
Asanaにタスクが追加されたら、Dropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Asanaでのタスク管理と並行して、関連ファイルを格納するためにDropboxで手動でフォルダを作成する作業は、手間がかかるだけでなく、作成漏れといったミスも発生しやすいのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Asanaに新しいタスクが追加されると、自動でDropboxに任意のフォルダが作成されるため、dropboxとasanaの連携における手作業をなくし、ファイル管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとDropboxを併用し、タスクとファイルの紐付けを手作業で行っている方
- dropboxとasanaの連携を自動化し、プロジェクト全体の生産性を向上させたいと考えている方
- フォルダの作成漏れや命名規則の不統一を防ぎ、ファイル管理を標準化したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクを追加するだけでDropboxにフォルダが自動作成されるため、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てることが可能です
- 手作業によるフォルダの作成忘れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、チーム内でのファイル管理のルールを徹底できます
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとDropboxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、Asanaのタスク情報を元にしたフォルダが作成されるように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxでフォルダを作成する際、フォルダ名は固定のテキストを設定するだけでなく、トリガーとなったAsanaのタスク名といった動的な情報を変数として埋め込むことも可能です
■注意事項
- Asana、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Asanaに特定のタスクが追加されたら、Dropboxにフォルダを作成する
Asanaで特定のプロジェクトやタグが付いたタスクが追加された場合にのみ、Dropboxにフォルダを自動作成する連携です。
例えば「新規クライアント」といった特定の条件を持つタスクに絞って自動化を適用することで、不要なフォルダの乱立を防ぎ、より整理されたファイル管理を実現します。
Asanaに特定のタスクが追加されたら、Dropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Asanaでタスクを管理し、関連ファイルをDropboxに保存する際、手作業でのフォルダ作成に手間を感じることはないでしょうか。単純な作業ですが、タスクが増えるほど負担になり、フォルダの作成漏れや命名ミスにつながることもあります。
このワークフローを活用すれば、AsanaとDropboxの連携が自動化され、特定のタスクが追加されると、Dropboxに任意のフォルダが自動で作成されるため、ファイル管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとDropboxを併用しており、タスクに関連するファイル管理を手作業で行っている方
- プロジェクト管理の質を向上させるため、dropboxとasanaの連携による自動化を検討している方
- フォルダ作成といった定型業務から解放され、本来のコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクを追加するだけでDropboxにフォルダが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、タスク名と異なる名前をつけてしまうといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとDropboxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件で後続の処理を分けることができます
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、任意のフォルダを自動で作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、タスク名に特定のキーワードが含まれる場合のみフォルダを作成するといったように、処理を実行する条件を任意で設定することが可能です。
- Dropboxのフォルダ作成オペレーションでは、固定の名称を設定するだけでなく、トリガーで取得したAsanaのタスク名を変数として埋め込み、動的にフォルダ名を設定することも可能です。
■注意事項
- Asana、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
DropboxやAsanaのAPIを使ったその他の自動化例
DropboxやAsanaのAPIを活用することで、ファイル管理やタスク管理を効率化できます。
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひご活用ください！
Dropboxを使った自動化例
Dropboxを利用した自動化は、ファイルの保存・共有・管理をスムーズに進められます。
例えば、営業資料や契約書を他ツールと連携して自動保存することで、探す手間や共有漏れを防げるかもしれません。特に営業担当者やバックオフィス業務に携わる方に有効です！
Salesforceに取引先が登録されたらDropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Salesforceの取引先オブジェクトにレコードが登録されたら、自動的にDropboxにフォルダを作成し、フォルダのURLをSalesforceに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceを利用している企業やチーム
- Salesforceを導入して顧客管理や営業活動を行っている営業担当者や管理者
- 顧客情報を一元管理し、業務プロセスを効率化したい企業の営業チーム
2.Dropboxを利用している企業やチーム
- Dropboxを活用してファイルの保存や共有を行っている担当者
- 顧客ごとにファイルを整理・管理し、安全に保管したい企業
3.システム連携とプロセス自動化を推進している方
- 手動でのフォルダ作成やURLの登録作業の手間を省きたい営業担当者
- 異なるシステム間でのデータ連携を自動化したいIT担当者や業務プロセス担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動でのフォルダ作成やURL登録の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・顧客情報と関連ファイルが一元管理されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、営業活動や顧客対応がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・Salesforce、DropboxそれぞれとYoomを連携してください。
Gmailで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする
試してみる
■概要
Gmailで受信した請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手作業でDropboxに保存する作業に手間を感じていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のラベルが付いたメールをGmailで受信するだけで、添付ファイルが自動でDropboxにアップロードされるため、面倒なファイル保存作業の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った添付ファイルの管理を効率化したいと考えている方
- 取引先からのファイルをDropboxで共有しており、アップロードの手間をなくしたい方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、誤ったフォルダへの保存を防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailのメール受信をトリガーに添付ファイルが自動保存されるため、これまで手作業で行っていたダウンロードやアップロードの時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルのダウンロード忘れや、保存場所の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxを選択し、「ファイルをアップロード」のアクションを設定して、受信したメールの添付ファイルを指定の場所にアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたいメールに付いているラベルを任意で指定してください。
- Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションでは、保存先のフォルダパスやファイル名を固定の値で指定するだけでなく、前段で取得したデータを動的な値として組み合わせることで、より柔軟なファイル管理が可能です。例えば、ファイル名に受付番号や日付を自動で付与するなどの設定ができます。
■注意事項
- Gmail、DropboxとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoomミーティングが終了したら録画データをDropboxに自動保存する
試してみる
■概要
Zoomでのミーティング後、録画データを手動でダウンロードし、Dropboxなどのストレージサービスに保存する作業は、件数が増えると大きな手間になるのではないでしょうか。また、保存のし忘れやファイル名の付け間違いといったミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、録画データを自動でDropboxに保存できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでの会議が多く、録画データのダウンロードや共有に手間を感じている方
- 手作業によるファイルのアップロードで、保存漏れなどのミスを防ぎたい方
- ZoomとDropboxを連携させ、議事録やナレッジの管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomミーティングが終了すると、録画データが自動でDropboxに保存されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのアップロード作業が不要になることで、保存のし忘れやファイル名の誤りといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、録画情報を取得します。
- 続けて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomの各オペレーションでは、トリガーで取得した情報をもとに、対象となるミーティングIDやレコーディングのダウンロードURLを設定してください。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、ファイル名は固定のテキストだけでなく、ミーティングのトピックや開催日時といった情報を組み合わせて任意に設定することが可能です。
■注意事項
- Zoom、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのレコーディング情報を取得するためには、ミーティングデータがクラウドレコーディングされている必要があります。
- クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細はこちらをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご確認ください。
Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りGoogle スプレッドシートのデータベースに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Dropboxにアップロードされた書類をGoogle スプレッドシート上で管理したい方
・アップロードされた書類の内容をOCRで自動的に読み取ってGoogle スプレッドシートのデータベースに追加することで業務効率化を図りたい方
2.DropboxとGoogle スプレッドシートを連携させて業務効率化を進めている方
・データ入力の手間を省いてヒューマンエラーを削減し業務効率を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
Dropboxは業務に使用するファイル管理を行って情報へのアクセス性を高めることのできるツールですが、Dropboxに追加されたファイル情報を毎回手作業でGoogle スプレッドシートのデータベース追加するのは、手間がかかる上にヒューマンエラー（追加漏れなど）のリスクがあります。
手作業での追加などを行う必要がなくなることにより転記ミスや入力ミスを減らすことができ業務の効率化を図ることが可能になる[Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りGoogle スプレッドシートのデータベースに追加する]フローは最適です。
■注意事項
・Dropbox、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Dropboxに請求書ファイルが格納されたら、Slackに通知する
試してみる
■概要
入力フォームに請求書情報が回答されたら、Dropboxに請求書ファイルを格納してSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.請求書情報を入力フォームで収集している企業やチーム
- オンラインフォームを活用して顧客やクライアントから請求書情報を収集している経理担当者
- フォーム入力を基に請求書を作成・管理したい企業の管理者
2.Dropboxを利用している企業やチーム
- Dropboxを活用してファイルの保存や共有を行っている担当者
- 請求書や関連書類の安全な保管とバックアップを重要視している企業
3.Slackを利用している企業やチーム
- Slackを活用してチームメンバー間の連絡や通知を行っている担当者
- 重要な情報をリアルタイムでチームに共有したい企業
4.システム連携とプロセス自動化を推進している方
- 手動での請求書管理や通知作業の手間を省きたい経理担当者
- 異なるシステム間でのデータ連携を自動化したいIT担当者や業務プロセス担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動での請求書ファイルの作成や保存、通知作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・請求書ファイルが安全にDropboxに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、経理業務や情報管理がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・Dropbox、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
Asanaを使った自動化例
Asanaでの自動化を導入すると、タスク管理やプロジェクト進行が効率化されます。
例えば、外部アプリからの情報をタスク化したり、完了済みタスクを他システムに連携したりすることで、手作業の入力や進捗管理の手間を軽減できるはずです。プロジェクトマネージャーやチームリーダーに特に役立ちます！
Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、Todoistにタスクを作成する
試してみる
■概要
Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、Todoistにタスクを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.プロジェクト管理チーム
・Asanaでのタスク管理とTodoistでのタスク管理をシームレスに連携させたいチーム
・タスク追加に伴うTodoistでのフォローアップを自動化したいチーム
2.営業部門
・Asanaで発生するタスクに対して迅速にTodoistで対応を管理したいチーム
・タスクの進捗をTodoistでトラッキングし、顧客対応を強化したいチーム
3.カスタマーサポートチーム
・AsanaでのサポートタスクをTodoistのタスクとして自動的に管理し、迅速な対応を行いたいチーム
・顧客からの問い合わせや問題をAsanaのタスクとして管理し、そのままTodoistでタスク化したいチーム
4.マーケティング部門
・AsanaのプロジェクトタスクをTodoistのタスクとして連携させ、マーケティングキャンペーンのフォローアップを強化したいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・タスクの自動同期により、手動でのタスク登録の手間を省くことができ、業務効率の改善に繋がります。
・Asanaで作成されたタスクをTodoistで共有することで、チームメンバー全員がタスクの進捗状況を把握しやすくなります。
・チームでのタスク管理だけでなく、個人でのタスク管理にも活用することもできます。
■注意事項
・Asana、TodoistのそれぞれとYoomを連携させてください。
Google Driveの特定フォルダにファイルが作成されたら、そのファイルURLを使ってAsanaで新しいタスクを追加する
試してみる
■概要
Google Driveの特定フォルダにファイルが作成されたら、Asanaに対して新しいタスクを追加するフローです。
このとき直接ファイル添付ではなく、Google Drive上で取得したファイルのURLをタスクに追加します。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Driveでファイル管理を行っている方
・営業等でGoogle Driveに顧客から取得したファイル情報を格納する方
・総務などのバックオフィスで、社内業務用のファイルをGoogle Driveで管理している方
2.Asanaを利用してタスク管理されている方
・営業担当者でAsanaで進捗管理などを行っている方
・バックオフィスでAsanaを使って、社内業務の管理を行っている方
3.Google Drive、Asanaをそれぞれ使いファイル管理トタスク管理を効率化したい方
・Google Driveのファイル格納と合わせてAsanaでタスク生成を行いたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
・Google Driveにファイルが格納されると自動でAsanaにタスク追加されるため、アプリごとにアクセスする手間がなくなります。
・誤ったファイル情報をAsanaのタスクに追加することがなく、ヒューマンエラーを削減できます。
・タスクを追加したあとにチャットへ通知すると言った追加のフローも設定できるので社内共有などもスムーズに行えます。
■注意事項
・Google Drive、AsanaそれぞれとYoomを連携させてください。
Asanaのタスク情報をGoogle スプレッドシートに同期する
試してみる
■概要
Asanaのタスク情報をスプレッドシートに同期して、スプレッドシート上でAsanaのタスクを管理できるフローボットです。
Asanaでタスクが追加・更新されたら、スプレッドシートに情報を自動的に同期します。
スプレッドシートにAsanaのタスクIDを保存しておき、このタスクIDをキーにタスクの更新を行います。
スプレッドシートにタスクIDを含めた表を作成してご利用ください。
■注意事項
・Asana、Google スプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
・スプレッドシートにAsanaのタスクIDを含めた表を作成してください。
・Asanaでタスクが作成または更新されてから5~15分程でスプレッドシートに情報を連携します。
Asanaのプロジェクトでタスクが完了したら、Boxのフォルダをアーカイブに移動する
試してみる
■概要
Asanaでのプロジェクト管理とBoxでのファイル管理を連携できず、プロジェクト完了後のファイル整理が手作業になっていませんか。完了したプロジェクトのフォルダを手作業でアーカイブするのは手間がかかり、対応漏れの原因にもなります。このワークフローは、BoxのAPI連携などを意識することなく、Asanaのタスク完了をきっかけに、関連するBoxフォルダを自動でアーカイブします。ファイル整理の手間を解消し、常に整理されたストレージ環境を維持します。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとBoxを併用し、プロジェクト完了後のファイル整理に手間を感じている方
- BoxのAPIを利用したフォルダ管理の自動化を、ノーコードで実現したいと考えている方
- プロジェクト管理とファイルストレージの連携を強化し、業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaでタスクが完了すると自動でBoxフォルダが移動するため、手作業でのファイル整理にかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの移動漏れや、誤ったフォルダをアーカイブしてしまうといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトのタスクが完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「コンテンツを検索」アクションを設定し、完了したタスクに関連するフォルダを検索します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを移動」アクションを設定し、検索でヒットしたフォルダを任意のアーカイブフォルダへ移動させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxの「フォルダを移動」アクションで設定する移動先のフォルダは、特定のフォルダIDを固定値として指定することが可能です。
- また、トリガーや前段の検索オペレーションで取得した値を変数として利用し、移動先を動的に設定することもできます。
■注意事項
- Asana、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームで添付された名刺画像をOCRで読み取り、Asanaにタスクを追加する
試してみる
■概要
展示会や商談で受け取った名刺の管理に手間を感じていませんか？
一枚ずつ情報を確認してタスク管理ツールに入力するのは時間がかかり、入力ミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに名刺画像が添付されるだけで、OCR機能が情報を自動で読み取り、Asanaにタスクを作成するため、こうした課題を解消し、迅速なフォローアップを実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け取った名刺情報を手作業でAsanaに入力している方
- 名刺情報のデータ化やタスク作成における入力ミスや漏れを防ぎたいと考えている方
- 営業活動におけるリード管理の初動を効率化したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 名刺情報の読み取りからAsanaへのタスク作成までを自動化し、手作業での入力にかかっていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、会社名や担当者名などの入力間違いやタスク作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、AsanaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付された名刺画像をダウンロードします。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした名刺画像から文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、抽出した情報を基にタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、起動対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- OCR機能のアクション設定では、会社名や氏名に加えて、部署名や役職など追加で抽出したい項目を任意で設定できます。
- Asanaでタスクを追加するアクションを設定する際に、タスク名やプロジェクトID、セクションIDなどを任意で設定してください。
■注意事項
- GoogleフォームとAsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
まとめ
DropboxとAsanaの連携を自動化することで、タスクの手入力、URLのコピー＆ペーストといった定型業務から解放されます。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を使えばプログラミングの知識がない方でも画面の指示通りに設定するだけで業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：OCRで読み取れる文字の精度はどのくらいですか？
A：YoomのOCRは、PDFや画像から高い精度で文字を抽出できますが、ファイルの内容や形式によって結果が変わります。
例えば、項目名が明確で値がユニーク、かつ文字数が6,500文字以内であれば高精度での抽出が可能ですが、縦書きや複雑なレイアウト、大量の文字などは精度が低下することがあります。
「OCRで文字を抽出」で実施できること/できないこと
Q：Asanaタスクに担当者や期日も自動設定できますか？
A：はい、可能です。Asanaの「タスクを追加」のオペレーションで、担当者や期日、コラボレーター（共同作業者）を設定できます。
Q：連携処理が失敗した場合はどうなりますか？
A：自動化フローでエラーが発生した場合、フローボット内でエラーとして記録され、通知設定をしておくとメールなどで自動通知されます。
なお、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動での再実行が必要です。
エラー時の対応方法について
