■概要
Dropboxにアップロードされた請求書や契約書の内容を確認し、手動でAsanaにタスクを起票する作業に時間を要していませんか？この定型的な作業は、入力ミスや対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、DropboxとAsanaの連携を自動化し、ファイルが追加されるだけでOCRが内容を読み取り、Asanaへタスクを自動で追加できるため、手作業による非効率な業務を解消し、スムーズなタスク管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxにアップロードされた請求書などの内容をもとに、Asanaでタスク管理を行っている方
- DropboxとAsana間の手作業による情報転記に手間を感じ、自動化を検討しているチーム
- ファイルベースの業務フローにおけるヒューマンエラーを減らし、生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイル追加からAsanaへのタスク登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの確認漏れや、Asanaへのタスク入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、お使いのDropboxアカウントとAsanaアカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「OCRする」アクションでダウンロードしたファイルの内容をテキストデータとして抽出します。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を基にタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクション設定では、請求書の日付や金額、取引先名など、ファイルから抽出したい項目を任意で指定することが可能です。
- Asanaでタスクを追加するアクションでは、タスクの担当者やプロジェクトを固定の値で指定したり、タスク名や説明にOCRで読み取ったファイルの内容を変数として設定できます。
■注意事項
- Dropbox、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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