Dropboxに追加されたファイルをOCRし、Asanaにタスクを追加する

■概要

Dropboxにアップロードされた請求書や契約書の内容を確認し、手動でAsanaにタスクを起票する作業に時間を要していませんか？この定型的な作業は、入力ミスや対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、DropboxとAsanaの連携を自動化し、ファイルが追加されるだけでOCRが内容を読み取り、Asanaへタスクを自動で追加できるため、手作業による非効率な業務を解消し、スムーズなタスク管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Dropboxにアップロードされた請求書などの内容をもとに、Asanaでタスク管理を行っている方
• DropboxとAsana間の手作業による情報転記に手間を感じ、自動化を検討しているチーム
• ファイルベースの業務フローにおけるヒューマンエラーを減らし、生産性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへのファイル追加からAsanaへのタスク登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるファイルの確認漏れや、Asanaへのタスク入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、お使いのDropboxアカウントとAsanaアカウントをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
4. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「OCRする」アクションでダウンロードしたファイルの内容をテキストデータとして抽出します。
5. 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を基にタスクを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能のアクション設定では、請求書の日付や金額、取引先名など、ファイルから抽出したい項目を任意で指定することが可能です。
• Asanaでタスクを追加するアクションでは、タスクの担当者やプロジェクトを固定の値で指定したり、タスク名や説明にOCRで読み取ったファイルの内容を変数として設定できます。

■注意事項

• Dropbox、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。