■概要
Dropboxに新しいファイルが追加されるたびに、その内容を確認して手動でAsanaにタスクを作成する作業は、手間がかかり入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Dropboxにファイルが追加されると自動でファイルの内容をOCRで読み取り、Asanaにタスクを自動で追加するため、このような定型業務を効率化し、コア業務に集中できる環境を構築できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとAsanaを利用し、ファイルに基づいたタスク作成を手作業で行っている方
- Dropboxで管理している請求書などの書類処理をAsanaで効率的に管理したいと考えている方
- ファイル管理からタスク管理までの一連の流れを自動化し、チームの生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイル追加を起点にAsanaのタスク作成までが自動化されるため、手作業による対応時間を短縮できます
- 手動での転記作業が不要になることで、タスクの作成漏れや内容の入力間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、お使いのDropbox、AsanaのアカウントをYoomと連携します
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
- 次に、オペレーションで「OCRする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
- 次に、オペレーションでAsanaの「タスクを検索」アクションを設定し、既に同様のタスクが存在しないかを確認します
- 次に、オペレーションで「分岐する」アクションを設定し、タスクの有無によって後続の処理を分岐させます
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、OCRで抽出した情報をもとにタスクを自動作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能では、読み取りたい書類のフォーマットに合わせて、テキストを抽出したい項目を任意で設定することが可能です
- Asanaでタスクを追加する際には、担当者やプロジェクトなどの各項目に固定の値を設定したり、前段のオペレーションで取得した情報を変数として埋め込むなどのカスタムが可能です
■注意事項
- Dropbox、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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