Google Driveの特定フォルダにファイルが作成されたら、そのファイルURLを使ってAsanaで新しいタスクを追加する
Google Driveの特定フォルダにファイルが作成されたら、そのファイルURLを使ってAsanaで新しいタスクを追加する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google Drive™
と
Asana
を自動連携できます。
■概要
Google Driveで管理しているファイルに関連するタスクを、都度Asanaで手動作成することに手間を感じていませんか。ファイルの共有URLをコピーして貼り付ける作業は、地味ながらも時間のかかる作業であり、タスクの作成漏れやURLの貼り間違いといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが作成されるだけで、Asanaへ自動でタスクが追加されるため、こうしたファイル管理とタスク管理にまつわる一連の業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとAsanaを連携させ、ファイル管理業務を効率化したいと考えている方
- ファイルが追加されるたびに発生するAsanaへのタスク起票の手間を削減したいチームリーダーの方
- 手作業によるタスクの作成漏れや、ファイル共有のミスを未然に防ぎたいプロジェクトマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveにファイルが追加されると自動でAsanaにタスクが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるタスクの作成漏れや、共有URLの貼り間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとAsanaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、トリガーで取得したファイル名やURLなどの情報を、作成するタスクのタイトルや説明文に設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダをIDで任意に指定してください。
- Asanaのタスク追加オペレーションでは、タスク名や担当者、説明文などの各項目に、固定のテキストを設定したり、Google Driveから取得したファイル情報を変数として設定したりすることが可能です。
■注意事項
- Asana、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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フローボットトリガー
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特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら
特定のキーワードを含むファイルが更新されたら
特定のキーワードを含むファイルが作成されたら
特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら
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特定のプロジェクトのタスクが完了したら
特定のセクションのタスクが完了したら
特定のプロジェクトでタスクが作成・更新されたら
特定のセクションでタスクが作成・更新されたら
プロジェクトが作成されたら（Webhook）
特定のオブジェクトのステータスが更新されたら
特定のプロジェクトが更新されたら（Webhook）
フローボットオペレーション
フォルダを作成する
ファイルを複製する
特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索
ファイルを削除する
ファイルをアップロードする
ファイルをダウンロードする
Googleスプレッドシートをダウンロード
Googleスライドをダウンロード
Googleドキュメントをダウンロード
特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得
ファイル名を変更する
ファイル・フォルダ情報を取得
エクセルファイルをスプレッドシートに変換する
CSVファイルをスプレッドシートに変換する
指定のユーザーにファイルやフォルダの権限を付与する
ファイルをゴミ箱に移動する
ファイルやフォルダの権限のリストを取得
ファイル・フォルダの説明を更新
フローボットトリガー
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フローボットオペレーション
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フローボットトリガー
特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら特定のセクションに新しいタスクが追加されたら特定のプロジェクトのタスクが完了したら特定のセクションのタスクが完了したら特定のプロジェクトでタスクが作成・更新されたら特定のセクションでタスクが作成・更新されたらプロジェクトが作成されたら（Webhook）特定のオブジェクトのステータスが更新されたら特定のプロジェクトが更新されたら（Webhook）
フローボットオペレーション
全てのプロジェクトの一覧を取得特定のチームのプロジェクトの一覧を取得プロジェクトを作成プロジェクトのタスク数を取得プロジェクトにメンバーを追加特定のプロジェクトのセクションを一覧で取得セクション情報を取得セクションを作成特定のプロジェクトのタスクの一覧を取得特定のセクションのタスクの一覧を取得タスクを追加タスクの詳細を取得特定のユーザーのタスクリストを取得ワークスペースの一覧を取得ワークスペースにユーザーを追加チームにユーザーを追加タスクを完了にするタスクを更新タスクのセクションを移動サブタスクを追加タスクを複製タスクにコラボレーターを追加タスクのコラボレーターを削除タスクのカスタムフィールドを更新プロジェクトテンプレートからプロジェクトを作成タスクを削除ユーザー情報を取得特定のセクションで期日を過ぎたタスクの一覧を取得特定のプロジェクトで期日を過ぎたタスクの一覧を取得タスクにコメントを追加サブタスクの一覧を取得ファイルを添付ユーザーの一覧を取得タスクを検索添付されたファイル情報を取得ファイルのダウンロードURLを取得ファイルをダウンロードプロジェクトを更新プロジェクトのテンプレート一覧を取得ワークスペース内のチーム一覧を取得セクションにタスクを追加選択型カスタムフィールドの選択肢を更新カスタムフィールドの設定一覧を取得セクションを一覧取得タスクの日付型カスタムフィールドを更新（日付のみ）タスクの日付型カスタムフィールドを更新（日時含む）プロジェクトをアーカイブステータス更新を作成ポートフォリオ一覧を取得ゴール一覧を取得ステータス更新を取得ゴール詳細を取得特定のオブジェクトのステータス更新履歴を取得
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