Asanaのプロジェクトでタスクが完了したら、Boxのフォルダをアーカイブに移動する

■概要

Asanaでのプロジェクト管理とBoxでのファイル管理を連携できず、プロジェクト完了後のファイル整理が手作業になっていませんか。完了したプロジェクトのフォルダを手作業でアーカイブするのは手間がかかり、対応漏れの原因にもなります。このワークフローは、BoxのAPI連携などを意識することなく、Asanaのタスク完了をきっかけに、関連するBoxフォルダを自動でアーカイブします。ファイル整理の手間を解消し、常に整理されたストレージ環境を維持します。

■このテンプレートをおすすめする方

• AsanaとBoxを併用し、プロジェクト完了後のファイル整理に手間を感じている方
• BoxのAPIを利用したフォルダ管理の自動化を、ノーコードで実現したいと考えている方
• プロジェクト管理とファイルストレージの連携を強化し、業務を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Asanaでタスクが完了すると自動でBoxフォルダが移動するため、手作業でのファイル整理にかかる時間を短縮できます。
• 手作業によるフォルダの移動漏れや、誤ったフォルダをアーカイブしてしまうといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、AsanaとBoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトのタスクが完了したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでBoxの「コンテンツを検索」アクションを設定し、完了したタスクに関連するフォルダを検索します。
4. 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを移動」アクションを設定し、検索でヒットしたフォルダを任意のアーカイブフォルダへ移動させます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxの「フォルダを移動」アクションで設定する移動先のフォルダは、特定のフォルダIDを固定値として指定することが可能です。
• また、トリガーや前段の検索オペレーションで取得した値を変数として利用し、移動先を動的に設定することもできます。

■注意事項

• Asana、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。