【ノーコードで実現】フォーム回答をMicrosoft Excelに転記し、Microsoft SharePointでファイルを自動作成する方法

フォームで送信された回答をMicrosoft Excelに追加し、Microsoft Sharepointでフォルダを作成する

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■概要
「フォームで送信された回答をMicrosoft Excelに追加し、Microsoft SharePointでフォルダを作成する」ワークフローは、フォームからの送信内容を自動的にMicrosoft Excelに記録し、そのデータを元にMicrosoft SharePointに新しいフォルダを作成する仕組みです。このワークフローにより、フォームの情報を効率的に整理し、関連するデータをSharePointで管理しやすくすることができます。
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■このテンプレートをおすすめする方
・フォームを使ってデータを収集している企業の管理者
・Microsoft ExcelとMicrosoft SharePointを活用してデータを一元管理したい方
・フォームの回答を迅速に記録し、そのデータに基づいてフォルダを自動作成したい担当者
・収集したフォームデータをシステム化して、効率よく管理したい方

■注意事項
・Microsoft Excel、Microsoft SharepointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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「Microsoft Excelに追加した顧客リストに基づいて、Microsoft SharePointに顧客ごとのフォルダを一つひとつ作成していて、時間がかかるし間違いも怖い…」
このように、Microsoft ExcelとMicrosoft SharePoint間でのファイル作成やデータ連携作業に、手間や課題を感じていませんか？

もし、様々なトリガーをもとに取得した情報をMicrosoft Excelに転記、その情報を使ってMicrosoft SharePointに関連フォルダが作成されれば、これらの悩みから解放され、より創造的で重要な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます！

今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで直感的に設定できて専門知識も不要なので、ぜひこの機会に自動化を導入して日々の業務をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはMicrosoft Excelの情報を活用してMicrosoft SharePointにファイルやフォルダを自動で作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。

「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

フォームで送信された回答をMicrosoft Excelに追加し、Microsoft Sharepointでフォルダを作成する

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■概要
「フォームで送信された回答をMicrosoft Excelに追加し、Microsoft SharePointでフォルダを作成する」ワークフローは、フォームからの送信内容を自動的にMicrosoft Excelに記録し、そのデータを元にMicrosoft SharePointに新しいフォルダを作成する仕組みです。このワークフローにより、フォームの情報を効率的に整理し、関連するデータをSharePointで管理しやすくすることができます。
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■このテンプレートをおすすめする方
・フォームを使ってデータを収集している企業の管理者
・Microsoft ExcelとMicrosoft SharePointを活用してデータを一元管理したい方
・フォームの回答を迅速に記録し、そのデータに基づいてフォルダを自動作成したい担当者
・収集したフォームデータをシステム化して、効率よく管理したい方

■注意事項
・Microsoft Excel、Microsoft SharepointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Microsoft ExcelとMicrosoft SharePointを連携する自動化の方法

Microsoft ExcelとMicrosoft SharePoint間で発生するファイル作成やフォルダ管理といった様々な業務を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使ってご紹介します！
これにより、ファイル管理の効率化や手作業によるミスの削減を実現できるので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！

フォームなどを起点にMicrosoft Excelに情報を追加し、Microsoft SharePointでフォルダを自動作成する

フォームへの回答、特定のメール受信といった様々なトリガーに、Microsoft Excelにデータを記録し、その情報に基づいてMicrosoft SharePoint内に自動でフォルダを作成する一連のフローです。

手動でのフォルダ作成作業やそれに伴うデータ整理の手間を削減し、情報の集約と管理を一元化できます！

フォームで送信された回答をMicrosoft Excelに追加し、Microsoft Sharepointでフォルダを作成する

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■概要
「フォームで送信された回答をMicrosoft Excelに追加し、Microsoft SharePointでフォルダを作成する」ワークフローは、フォームからの送信内容を自動的にMicrosoft Excelに記録し、そのデータを元にMicrosoft SharePointに新しいフォルダを作成する仕組みです。このワークフローにより、フォームの情報を効率的に整理し、関連するデータをSharePointで管理しやすくすることができます。
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■このテンプレートをおすすめする方
・フォームを使ってデータを収集している企業の管理者
・Microsoft ExcelとMicrosoft SharePointを活用してデータを一元管理したい方
・フォームの回答を迅速に記録し、そのデータに基づいてフォルダを自動作成したい担当者
・収集したフォームデータをシステム化して、効率よく管理したい方

■注意事項
・Microsoft Excel、Microsoft SharepointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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メールを受信したら内容をMicrosoft Excelに追加し、Microsoft Sharepointでフォルダを作成する

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■概要
「メールを受信したら内容をMicrosoft Excelに追加し、Microsoft SharePointでフォルダを作成する」ワークフローは、受信したメールの内容を自動的にMicrosoft Excelに追加し、そのデータを基にMicrosoft SharePointに新しいフォルダを作成する仕組みです。これにより、メールの情報を効率よく整理し、関連するデータをSharePointで管理しやすくすることができます。
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■このテンプレートをおすすめする方
・メールを使ってデータを収集している企業の管理者
・Microsoft ExcelとMicrosoft SharePointを活用してデータを一元管理したい方
・受信したメールの内容を迅速に記録し、そのデータに基づいてフォルダを自動作成したい担当者
・メールデータを効率よく整理し、適切に保管したい方
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■注意事項
・Microsoft Excel、Microsoft SharepointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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特定条件の他ツールデータをMicrosoft Excelに追加し、Microsoft SharePointでフォルダを自動作成する

Googleスプレッドシートに新しい情報（例：顧客データなど）が入力された際、特定の条件に合致した場合のみMicrosoft Excelに転記、Microsoft SharePointでのフォルダ作成までを自動化します。

手作業の時間やミスを削減し、情報の正確な集約と迅速な共有を実現できます。

Google スプレッドシートに特定の内容が追加されたらMicrosoft Excelにも追加し、Microsoft Sharepointでフォルダを作成する

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■概要
「Google スプレッドシートに特定の内容が追加されたら内容をMicrosoft Excelにも追加し、Microsoft SharePointでフォルダを作成する」ワークフローは、Google スプレッドシートに新しいデータが追加されると、その内容をMicrosoft Excelにも自動で追加し、同時に関連するデータに基づいてMicrosoft SharePointで新しいフォルダを作成する仕組みです。これにより、Google スプレッドシートとMicrosoft Excelを連携させ、データ管理を一元化し、SharePointを活用して関連情報の保存や整理を行えます。
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■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートとMicrosoft Excelを両方使用してデータを管理している方
・Google スプレッドシートのデータをMicrosoft Excelにも自動で追加したい担当者
・Microsoft SharePointでフォルダ管理をしている企業の管理者
・データの追加と整理を自動化し、作業の効率化を図りたい方

■注意事項
・Microsoft Excel、Microsoft SharepointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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フォーム回答をMicrosoft Excelに記録しMicrosoft SharePointにフォルダを自動作成するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Yoomのフォームで送信された回答をMicrosoft Excelの指定シートに自動で追加、その情報に基づいてMicrosoft SharePoint内に新しいフォルダを自動で作成するフローを解説していきます！

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は、大きく以下のプロセスで作成していきます。

• Microsoft ExcelとMicrosoft SharePointをマイアプリに連携する
• テンプレートをコピーする
• フォームトリガーの設定とMicrosoft Excel・Microsoft SharePointのアクション設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

フォームで送信された回答をMicrosoft Excelに追加し、Microsoft Sharepointでフォルダを作成する

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■概要
「フォームで送信された回答をMicrosoft Excelに追加し、Microsoft SharePointでフォルダを作成する」ワークフローは、フォームからの送信内容を自動的にMicrosoft Excelに記録し、そのデータを元にMicrosoft SharePointに新しいフォルダを作成する仕組みです。このワークフローにより、フォームの情報を効率的に整理し、関連するデータをSharePointで管理しやすくすることができます。
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■このテンプレートをおすすめする方
・フォームを使ってデータを収集している企業の管理者
・Microsoft ExcelとMicrosoft SharePointを活用してデータを一元管理したい方
・フォームの回答を迅速に記録し、そのデータに基づいてフォルダを自動作成したい担当者
・収集したフォームデータをシステム化して、効率よく管理したい方

■注意事項
・Microsoft Excel、Microsoft SharepointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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ステップ1：マイアプリに連携する

まず、自動化に必要なMicrosoft ExcelとMicrosoft SharePointをYoomに連携させるため「マイアプリ登録」を行います。
画面の指示に従って各サービスのアカウント情報を入力し、連携を許可するだけで、ツール間の連携が可能になりますよ！

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
マイアプリの新規接続一覧の中から、Microsoft Excelをクリックします。

(2)Microsoftのサインイン画面が出てきます。使用するアカウントを入力しサインインしましょう！
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。

(3)次にMicrosoft SharePointの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧からMicrosoft SharePointをクリックします。
Microsoftのアプリは一度連携すると、その他のMicrosoftアプリはサインインしなくてもYoomの新規接続一覧からクリックするだけで自動で連携されます！

連携が完了するとYoomのマイアプリにMicrosoft SharePointとMicrosoft Excelが登録されます。

これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！

ステップ2：テンプレートをコピーする

ここから、フローの作成に入ります！
Yoomのテンプレートを利用することで簡単に業務の自動化を実現できます。
まずは、下記テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。

フォームで送信された回答をMicrosoft Excelに追加し、Microsoft Sharepointでフォルダを作成する

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■概要
「フォームで送信された回答をMicrosoft Excelに追加し、Microsoft SharePointでフォルダを作成する」ワークフローは、フォームからの送信内容を自動的にMicrosoft Excelに記録し、そのデータを元にMicrosoft SharePointに新しいフォルダを作成する仕組みです。このワークフローにより、フォームの情報を効率的に整理し、関連するデータをSharePointで管理しやすくすることができます。
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■このテンプレートをおすすめする方
・フォームを使ってデータを収集している企業の管理者
・Microsoft ExcelとMicrosoft SharePointを活用してデータを一元管理したい方
・フォームの回答を迅速に記録し、そのデータに基づいてフォルダを自動作成したい担当者
・収集したフォームデータをシステム化して、効率よく管理したい方

■注意事項
・Microsoft Excel、Microsoft SharepointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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コピーすると下の画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう！

ステップ3：フォームトリガーの設定

(1)Yoomを使って回答フォームを作成していきます！
フォームトリガーの「フォームタイトルを設定してください」をクリックします。

(2)「フォーム作成」画面から、質問内容と回答方法をプルダウンから選択します。

下へ進み、完了ページの見出し、完了メッセージ説明文を入力します。
有料プランの場合のみ設定が可能な項目もあるため、こちらを参照して設定してください

入力した内容が回答者へ自動送信されます。
入力が完了したら、下部にある「次へ」をクリックします。

(3)「フォームの表示確認と詳細設定」画面から、フォームの表示を確認します。
赤枠のプレビューページ、完了ページをクリックすると回答者にどのように見えるのかを確認することができます！
取得した値には、テスト回答を直接入力しました。

※こちらに入力しても、実際のフロー起動時には影響しません。

「取得した値ってなんだろう？」と思った方は下のサイトをご参照ください！
アウトプットについて

• プレビューページ

• 完了ページ

フォームの内容に問題がなければ、「保存する」をクリックしましょう！

ステップ4：Microsoft Excelにレコードを追加する

(1)「レコードを追加する」をクリックします。

(2)タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま下にスクロールしてください。

下へ進み、ファイルの保存場所、ドライブID、ファイル名（任意）、アイテムID、シート名、テーブル範囲を入力します。ドライブID、アイテムID、シート名は下の画像のように候補から選択ができます。

• ファイルの保存場所：プルダウンから選択
• ドライブID・アイテムID・シート名：候補から選択
• ファイル名（任意）：直接入力
• テーブル範囲：直接入力

入力が完了したら、下部にある「次へ」をクリックします。

(3)追加するレコードの値を「取得した値」から選択します。
入力が終わったら「テスト」をクリックしましょう！

※アウトプットを利用せずに直接入力してしまうと毎回それが転記されてしまうので、必ずアウトプットから選択してください。

テストに成功すると、指定したMicrosoft Excelに情報が追加されていました！
Yoomに戻り「保存する」をクリックしましょう。

ステップ5：Microsoft SharePointにフォルダを作成する

(1)次に、Microsoft SharePointと連携して、フォルダを作成します。
「フォルダを作成」をクリックします。

(2)タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。

(3)「API接続設定」画面で設定を行ないます。

• サイトID、ドライブID、親フォルダのアイテムID：下記のように候補から選択。
• 親フォルダ名：直接入力。

下へ進み、フォルダ名は取得した値を使って入力します。
入力が終わったら、下部にある「テスト」をクリックしましょう！

テストに成功すると、Microsoft SharePointにフォルダが作成されていました！
Yoomに戻り、「保存する」をクリックしましょう。

ステップ6：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
実際にフローボットを起動して、フォームで送信された回答がMicrosoft Excelに追加され、Microsoft Sharepointでフォルダを作成されているかを確認してみてくださいね！

Microsoft ExcelとMicrosoft SharePointを使ったその他の自動化例

Microsoft ExcelやMicrosoft SharePointのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。

Microsoft Excelを使った便利な自動化例

他ツールの情報追加をトリガーに、Microsoft Excelへ転記できます。

Asanaでタスクが登録されたらMicrosoft Excelにレコードを追加する

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Asanaでタスクが登録されたらMicrosoft Excelにレコードを追加するフローです。

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HubSpotでコンタクトが作成されたらMicrosoft Excelに追加する

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HubSpotでコンタクトが作成されたらMicrosoft Excelに追加するフローです。

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Notionにタスクが登録されたら、Microsoft Excelのシートにも追加

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Notionのデータベースにタスクが追加されたら、Microsoft Excelの任意のシートにも登録するフローです。

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Salesforceの商談情報が登録されたらMicrosoft Excelに情報を追加する

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Salesforceの商談情報が登録されたら、Microsoft Excelに商談情報を追加するフローボットです。

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Zendeskでチケットが作成されたらMicrosoft Excelに追加する

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Zendeskで新しくチケットが作成されたらMicrosoft Excelのデータベースに追加するフローです。

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Microsoft SharePointを使った便利な自動化例

ファイルのアップロードやアイテム追加をトリガーにチャットツールへ通知したり、受信した添付ファイルやフォーム回答をMicrosoft SharePointにアップロードできます。

DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをMicrosoft SharePointに格納する

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DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをMicrosoft SharePointに格納するフローです。

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Microsoft SharePointでリストにアイテムが追加・更新されたら、Microsoft Teamsに通知する

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■概要
Microsoft SharePointでリストに新しいアイテムが追加・更新された際に、Microsoft Teamsへ自動的に通知を送るワークフローです。
重要な更新情報をリアルタイムでメンバーに伝達し、迅速な対応が可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointを活用してプロジェクト管理を行っており、情報共有をスムーズにしたい方
・Microsoft Teamsを日常的に使用しており、通知機能を有効活用したいチームリーダー
・業務フローの自動化を検討中で、SharePointとTeamsの連携を図りたいIT担当者
・チームのコミュニケーションを強化したい経営者

■注意事項
・Microsoft SharePoint、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Microsoft SharePointにアップロードされたらファイルをOCRで読み取り、Discordに通知する

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■概要
「Microsoft SharePointにアップロードされたらファイルをOCRで読み取り、Discordに通知する」ワークフローは、SharePointへのファイル管理とコミュニケーションを効率化する業務ワークフローです。
日々大量のファイルがSharePointにアップロードされる中、手動で内容を確認し、チームに共有するのは時間と労力がかかります。
特に、ファイルの内容を迅速に把握して共有する必要がある場合、効率的な方法が求められます。
このワークフローを活用すれば、SharePointにファイルがアップロードされた際に自動でOCR処理を行い、その内容をDiscordに通知します。
これにより、チーム全体で迅速かつ正確な情報共有が可能となり、業務の効率化を実現します。

■このフローをおすすめする方
・Microsoft SharePointを活用して日常的にファイル管理を行っているビジネスユーザーの方
・Discordをチームのコミュニケーションツールとして使用している企業や団体
・ファイルの内容を迅速に共有し、チーム内での情報共有をスムーズに行いたいプロジェクトマネージャーの方
・OCR技術を利用してドキュメントの自動認識を導入したいIT担当者の方
・業務フローの自動化を検討しており、具体的なテンプレートを探している企業の経営者の方‍

■注意事項
・Microsoft SharePoint、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Jotformの回答内容をPDF化しMicrosoft SharePointにアップロードする

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■概要
「Jotformの回答内容をPDF化しMicrosoft SharePointにアップロードする」ワークフローは、フォームから収集したデータを自動的にPDF化し、SharePoint上に整理・保管する業務ワークフローです。
手動でのデータ整理やファイル管理の手間を省き、業務の効率化と情報共有をスムーズに行えます。
特に複数のSaaSアプリを活用している環境で、データの一元管理を実現したい方に最適です。
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■このテンプレートをおすすめする方
・Jotformを使用して顧客や社内からのフィードバックを収集している方
・Microsoft SharePointでのデータ管理を効率化したいIT担当者
・フォームデータをPDF化してアーカイブする手間を削減したい事務職の方
・複数のSaaSアプリ間のデータ連携に課題を感じている企業の経営者
・情報の整理と共有を自動化し、チームの生産性を向上させたいリーダー

■注意事項
・Jotform、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Outlookで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする

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Outlookで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointにアップロードするフローです。

■注意事項
・Outlook、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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まとめ

Microsoft Excelのデータに基づいてMicrosoft SharePointにファイルやフォルダを手動で作成し整理する作業は、定期的であっても突発的であっても、時間と手間がかかり、時には入力ミスや保存場所の間違いといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
これらの連携作業を自動化することで、日々の繰り返し作業にかかる時間を削減し、人的ミスのリスクも効果的に低減できるでしょう。

これにより、担当者は煩雑なドキュメント管理業務から解放され、企画立案や分析といった、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整いやすくなります！

今回ご紹介したような、Microsoft ExcelとMicrosoft SharePoint間でのファイル・フォルダ作成の自動化は、ノーコード自動化ツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの専門知識がない方でも、画面上の指示に従って直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし日々の業務の中で「この作業、自動化できないかな？」と感じる瞬間が少しでもあれば、ぜひ無料登録して、Yoomによる業務効率化の可能性を体験してみてください！

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