Microsoft SharePointにアップロードされたらファイルをOCRで読み取り、Discordに通知する

■概要

Microsoft SharePointにアップロードされた請求書や契約書などのファイル内容を確認し、都度チームに共有する作業に手間を感じていませんか。
手作業での確認や通知は、時間がかかるだけでなく、共有漏れなどのミスにも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイルアップロードをきっかけに、ファイル内のテキストをAI-OCRが自動で読み取り、その内容を即座にDiscordへ通知することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointでのファイル管理とDiscordでの情報共有を手作業で行っている方
• アップロードされたファイルの内容確認とチームへの共有作業に手間を感じている担当者の方
• OCR機能を活用して、ファイル内のテキストデータを業務に活かしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• SharePointへのファイルアップロードから内容の文字起こし、Discordへの通知までを自動化し、手作業での確認や転記にかかる時間を短縮できます。
• 手作業による確認漏れや、テキストのコピー＆ペーストミスといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとDiscordをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
4. オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、抽出したテキストを記載したメッセージを特定のチャンネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft SharePointのトリガー設定で、監視対象としたいサイトID、アイテムID、ドライブIDをそれぞれ任意で指定してください。
• AI機能のOCR設定では、対象ファイルの添付方法や読み取る言語、特定の項目のみを抽出するかどうかなどを任意でカスタマイズしてください。
• Discordへの通知設定では、メッセージを送信するチャンネルIDを指定し、通知するメッセージの文面を任意でカスタマイズしてください。

■注意事項‍

• Microsoft SharePoint、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。