Jotformの回答内容をPDF化しMicrosoft SharePointにアップロードする

■概要

Jotformで収集したアンケートや申込情報を、都度手作業でPDF化し、Microsoft SharePointに保存していませんか？この一連の作業は、件数が増えると大きな手間になるだけでなく、ファイルの保存漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Jotformへのフォーム送信をきっかけに、回答内容のPDF化からMicrosoft SharePointへのアップロードまでを自動で完結させ、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Jotformで収集した回答データを手作業でPDF化し、管理している方
• Microsoft SharePointをファイルサーバーとして利用し、手動でのアップロードに非効率を感じている方
• 定型的なデータ保存業務を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Jotformへの回答からPDF生成、Microsoft SharePointへのアップロードまでが自動化され、手作業にかかっていた時間を削減できます。
• 手動でのファイル作成やアップロード作業がなくなるため、ファイルの保存忘れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Jotform、Googleスプレッドシート、Microsoft SharePointをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します。
3. 続いて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、トリガーで起動したフォームの回答内容を取得します。
4. 次に、オペレーションでGoogleスプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した回答内容を元にPDFファイルを作成します。
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成したPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft SharePointとの連携を設定する際は、一般法人向けプラン（Microsoft 365 Businessなど）のアカウントをご利用ください。家庭向けプランのアカウントでは認証に失敗する可能性があります。