■概要
フォームで受け付けた回答を手作業でMicrosoft Excelに転記し、さらにMicrosoft SharePointで関連フォルダを作成するのは、時間と手間がかかる作業ではないでしょうか。特に、多くの回答を処理する場合や迅速な対応が求められる場合には、大きな負担となることがあります。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されたタイミングでMicrosoft Excelへのデータ追加とMicrosoft SharePointでのフォルダ作成が自動化され、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームの回答をMicrosoft Excelへ手入力し、Microsoft SharePointで手動でフォルダを作成している方
- 上記作業の効率化を図り、他の重要な業務に時間を割きたいと考えている担当者の方
- 手作業による転記ミスやフォルダ作成漏れをなくし、業務の正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信後のMicrosoft Excelへのデータ追加とMicrosoft SharePointでのフォルダ作成が自動化され、手作業にかかる時間を削減できます。
- 手作業によるデータ転記ミスや、Microsoft SharePointでのフォルダ作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を設定し、指定したフォームが送信されたらフローが起動するようにします。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの回答データをExcelに追加します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「フォルダを作成」アクションを設定し、フォームの回答に基づいたフォルダをSharePoint内に作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションでは、フォームのどの回答項目をExcelシートのどの列に紐付けるかを指定してください。
- Microsoft SharePointの「フォルダを作成」アクションでは、フォルダを作成するサイトID、ドライブID、親フォルダ名、親フォルダのアイテムID、そして新しく作成するフォルダ名を、ユーザーの環境に合わせて設定してください。
■注意事項
- Microsoft Excel、Microsoft SharepointのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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