メールを受信したら内容をMicrosoft Excelに追加し、Microsoft Sharepointでフォルダを作成する

■概要

日々の業務で受信するメールの内容をMicrosoft Excelへ手作業で転記し、さらにMicrosoft Sharepointで関連フォルダを作成するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のメールを受信した際に、Microsoft Excelへ情報を追加後、Microsoft Sharepointに自動的にフォルダを作成できるため、手作業による煩わしさや入力ミスを減らし、業務の効率化を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 受信メールの内容をMicrosoft Excelに手作業で入力している業務担当者の方
• Microsoft Sharepointで案件ごとや顧客ごとにフォルダを手動で作成している方
• メール処理とそれに伴うデータ整理、ファイル管理を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• メール受信からMicrosoft Excelへのデータ追加、Microsoft Sharepointでのフォルダ作成までの一連の作業が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を他の業務に充てられます。
• 手作業によるデータの転記ミスや、フォルダの作成漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft ExcelおよびMicrosoft SharepointをYoomと連携させます。
2. 次に、トリガーで「メールトリガー機能」を選択し、「メールトリガー」アクションを設定して、特定の条件に合致するメールを受信したらフローが起動するようにします。
3. 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定して、受信メールから抽出した情報を指定のExcelファイルに追加します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Sharepointを選択し、「フォルダを作成」アクションを設定して、関連情報を格納するためのフォルダを自動で作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションでは、連携するExcelファイルやシート、そしてメールのどの情報をExcelのどの列に追加するかを任意で指定してください。
• Microsoft Sharepointの「フォルダを作成」アクションでは、フォルダを作成するサイトID、ドライブID、親フォルダの指定（親フォルダ名や親フォルダのアイテムID）、そして作成するフォルダ名を任意で設定してください。

■注意事項

• Microsoft Excel、Microsoft SharepointのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。