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「freee人事労務から定期的に従業員一覧をエクスポートし、他のツールに転記する作業、もっと効率化できないかな…」
「手作業でのデータ更新は手間がかかる上に、更新漏れや入力ミスといったヒューマンエラーが心配…」
このように、freee人事労務の従業員データ管理に関する定型業務に課題を感じていませんか？
もし、freee人事労務から従業員の一覧データを定期的に自動で取得し、Google スプレッドシートなどの他ツールに自動で連携できる仕組みがあれば、こうした日々の面倒な作業から解放され、最新かつ正確な従業員データを維持できるだけでなく、人事戦略の立案や分析といった、より付加価値の高い業務に集中する時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomにはfreee人事労務から従業員の一覧を取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
freee人事労務で管理している従業員の一覧を、定期的にスプレッドシートなどへ転記する作業は手間がかかるものです。手作業による対応は、多忙な時期には更新漏れや転記ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでfreee人事労務から従業員の一覧を自動で取得し、Google スプレッドシートに新しいシートを作成して情報を追加するため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それではここから代表的な例として、定期的にfreee人事労務から従業員の一覧を取得し、Google スプレッドシートに自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：freee人事労務／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
freee人事労務で管理している従業員の一覧を、定期的にスプレッドシートなどへ転記する作業は手間がかかるものです。手作業による対応は、多忙な時期には更新漏れや転記ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでfreee人事労務から従業員の一覧を自動で取得し、Google スプレッドシートに新しいシートを作成して情報を追加するため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきましょう！
以下のナビでは、基本的な設定方法を紹介しています。
Google スプレッドシートのマイアプリ連携は、以下のナビを参照してください。
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
【freee人事労務のマイアプリ連携】
検索窓にfreee人事労務と入力し、選択します。
以下の画面が表示されたら、「許可する」をクリックしてください。
以上で、freee人事労務のマイアプリ連携が完了です。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
■概要
freee人事労務で管理している従業員の一覧を、定期的にスプレッドシートなどへ転記する作業は手間がかかるものです。手作業による対応は、多忙な時期には更新漏れや転記ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでfreee人事労務から従業員の一覧を自動で取得し、Google スプレッドシートに新しいシートを作成して情報を追加するため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
最初の設定です！
ここから「定期的にfreee人事労務から従業員の一覧を取得し、Google スプレッドシートの新しいシートに追加する」フローの設定をしていきます！
まずは赤枠部分をクリックしましょう！
詳細については、スケジュールトリガーの設定方法を参考にしてください。
ここでは、フローボットを起動したい日付や時刻を設定します。
今回は、コピーしたテンプレートの既存設定のままにします。
設定後、「完了」をクリックしましょう！
ここでは、freee人事労務で従業員の一覧を取得する設定を行います。
赤枠部分をクリックしてください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
「次へ」をクリックしましょう！
次の画面で、必須項目を設定していきましょう。
他の項目は任意で設定し、「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功すると、取得した値が表示されます。
これにより、従業員の一覧を取得できたことが確認できます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
最後に、Yoomの画面に戻り「完了」をクリックしましょう！
以下の赤枠をクリックしてください。
ここでは、Google スプレッドシートから特定のシートをコピーして新しくシートを作成する設定を行います。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、「次へ」をクリックしましょう！
次の画面で、必須項目を設定していきます！
※今回は、以下のシートをコピーしたいので、「シートID」の項目で該当のシート名（従業員一覧）を選択しました。
設定を確認できたら、「テスト」をクリックしましょう！
取得した値に表示されたことを確認し、最後に「完了」をクリックしてください。
Google スプレッドシートの画面に移り、確認をしてみましょう！
無事にコピーできましたね。
以下の赤枠をクリックしてください。
ここでは、先ほどコピーしたシート名を更新する設定を行います。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、「次へ」をクリックしましょう！
次の画面で、必須項目を設定していきます！
設定後、「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
Google スプレッドシートの画面に移り、シート名が変更されたか確認してみましょう。
無事に変更されましたね！
続いて、繰り返し処理の設定を行います。
ここでは、同じ処理を繰り返すオペレーション（ループ処理）を用いることで、複数取得した値を繰り返し後続のオペレーションに進めることができます。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
続いて、繰り返し対象を指定する画面で「繰り返し対象の取得した値」を設定します。
以下のように設定ができたら「完了」をクリックして、次のステップに進んでください。
最後の設定です！
ここでは、指定したスプレッドシートにレコードを追加する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！
次の画面で、レコードを追加したいスプレッドシートIDとシート名を設定していきます！
まずは、「スプレッドシートID」を設定します。
入力欄をクリックして表示される候補から、ステップ5でコピーしたシートが格納されているスプレッドシートIDを選択してください。
続いて、「スプレッドシートのタブ名」を設定します。
先ほどのステップでシート名を変更したシートを選択します。
今回は、シート名を今日の日付に変更したので、入力欄をクリックし「日付→今日」を選択してください。
※ヘッダーがテーブル範囲内に含まれるように設定しましょう。
設定後、「次へ」のボタンをクリックしてください。
続いて、データベース操作の詳細設定画面に遷移します。
ここでは、「追加するレコードの値」を設定しましょう。
各項目には、「同じ処理を繰り返す」設定で取得した値を設定してください。
設定後、「テスト」をクリックしてください。
テスト成功の表示を確認し、「完了」をクリックしましょう！
最後に、フローの動作確認を行います。
まずは、このままフローを起動させると「シート名を変更する」設定で変更したシート名が重複してしまうため、一度Google スプレッドシートの画面に移り、変更したシート名を任意のシート名に変更してください。
変更したら、Yoomの画面に戻り、フローボットの画面右上の「起動する」をクリックしましょう！
フローボットが「完了済み」になったら、Google スプレッドシートの画面でレコードが追加されているか確認をしてみましょう。
無事に追加されましたね！
これで、すべての設定は完了です。
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。
従業員が登録されたら、チャットツールへ自動で通知、グループウェアへのユーザー自動追加、業務DBへのレコード追加、ノートツールへのページ作成を行います。
また、外部システムからの情報や申請をもとに、人事労務システムへの従業員登録や勤怠打刻を行います。
新入社員のオンボーディングと労務管理の手間を大幅に削減し、ミスを防ぎます。
■概要
freee人事労務に新しく従業員の登録があったら、登録情報をMicrosoft Teamsに通知するフローです。
freee人事労務とMicrosoft Teamsを連携することで、手動で従業員の登録情報をMicrosoft Teamsに通知する必要がなく、最新情報の把握や共有の抜け漏れ防止を実現することができます。
Microsoft Teamsに通知する内容は自由にカスタマイズすることができます。
■注意事項
・freee人事労務、Microsoft TeamsそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
freeeの各種申請が承認されたらGMOサインで契約書を送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.freeeを利用している企業やチーム
2.GMOサインを利用している企業やチーム
3.申請と契約プロセスの自動化を推進している方
■このテンプレートを使うメリット
・申請の承認から契約書の送信までのプロセスを自動化することで、手動での作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・申請と契約書の管理がシームレスに行えるため、データの一貫性と正確性が保たれ、業務プロセスの可視化と最適化が図ることができ、迅速な対応が可能となりビジネスのスピードアップが期待できます。
■注意事項
・freee人事労務、GMOサインそれぞれとYoomを連携してください。
・GMOサインとの連携方法：https://intercom.help/yoom/ja/articles/6168734
・GMOサインでの署名依頼方法：https://intercom.help/yoom/ja/articles/6168847
■概要
freee人事労務で従業員が登録される度に、Google Workspaceにも新規ユーザーを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員のオンボーディング作業を頻繁に行う必要がある方
2.手動での新規ユーザー登録作業を減らし、自動化したいと考えている方
3.freee人事労務とGoogle Workspaceを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・新規従業員のユーザー登録作業が自動化されることで、手動での作業の手間を省くことができます。
・従業員のオンボーディングが効率化され、他の重要な業務に集中することができます。
■注意事項
・freee人事労務、Google WorkspaceそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
freee人事労務に新しく従業員の登録があったら、登録情報をkintoneにレコード追加しSlackに通知するフローです。
freee人事労務とkintoneを連携することで、手動で従業員の登録情報をkintoneに登録する必要がなく、Slackと連携することで最新情報の把握や共有の抜け漏れ防止を実現することができます。
■注意事項
・freee人事労務、kintone、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
履歴書をOCRで読み取りfreee人事労務に従業員を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.人事業務を担当している方
・freee人事労務を活用して業務を進めている方
・従業員情報の登録を手動で行う方
2.企業の採用担当者
・新入社員の入社手続きを担当している方
・入社手続きにおける従業員登録を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
採用活動における履歴書のデータは従業員情報の登録で活用できますが、手動による入力作業は時間がかかり非効率的です。
また、入力誤りがあった場合に気付くのが遅れてしまうと、トラブルの原因となる可能性があります。
履歴書のデータを正確にfreee人事労務に反映させたいという方に、このフローは適しています。
このフローは、フォームから履歴書を送信することで内容をOCRで読み取り、必要となる従業員情報をfreee人事労務に登録することができます。
履歴書のデータをそのまま流用できるため、入力誤りの心配もなくなり、従業員情報の登録をスピーディーにすることが可能です。
■注意事項
・freee人事労務とYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Yoomフォームに勤怠情報の修正申請が回答されたら、担当者と上長に承認を行いfreee人事労務の勤怠情報を更新してGoogle Chatに通知するフローです。
Google Chatに通知する内容は自由に設定することができます。
■注意事項
・freee人事労務、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
■概要
従業員の入社に伴う手続きでは、フォームで収集した情報を基にfreee人事労務へ登録し、さらに契約書を作成してDropboxへ保存するといった一連の作業が発生し、手間がかかるのではないでしょうか。手作業による情報入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの懸念もあります。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答を起点として、freee人事労務への従業員情報作成、Googleドキュメントでの契約書発行、そしてDropboxへのファイル保存までを自動化し、これらの課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
oviceで入退室が行われたらfreee人事労務に打刻情報を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員の勤怠管理を効率化したい方
2.oviceを利用してリモートワークやハイブリッドワークを行っている方
3.freee人事労務を活用して勤怠データを管理している方
■このテンプレートを使うメリット
・freee人事労務を使用することで、入退室情報を一元管理でき、人事労務管理が効率化されます。
・勤怠情報がリアルタイムで記録され、手動入力の手間を省くことができます。
■注意事項
・ovice、freee人事労務それぞれとYoomを連携してください。
freee人事労務からの従業員データ取得を自動化することで、これまで手作業で行っていた定期的なエクスポートや転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぎながら正確な従業員情報を維持できます。
これにより、人事担当者は面倒なデータ管理業務から解放され、採用活動や制度設計といった、より戦略的なコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Google スプレッドシート以外にも連携できますか？
A：
はい、可能です。
kintoneなど社内でお使いの他のツールと連携できます。
連携できるアプリについて、詳しくは以下をご覧ください。
Q：従業員一覧以外のデータも取得できますか？
A：
はい、できます。
例えば、「勤怠情報の取得」・「打刻情報の取得」などが取得可能です。
詳細は以下をご確認ください。
Q：連携が失敗した場合、どうなりますか？
A：
Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。
また、通知設定をしておけばSlackやChatworkへ自動通知が可能です。
エラー時の対応方法については以下をご確認ください。
