■概要
従業員の入社に伴う手続きでは、フォームで収集した情報を基にfreee人事労務へ登録し、さらに契約書を作成してDropboxへ保存するといった一連の作業が発生し、手間がかかるのではないでしょうか。手作業による情報入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの懸念もあります。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答を起点として、freee人事労務への従業員情報作成、Googleドキュメントでの契約書発行、そしてDropboxへのファイル保存までを自動化し、これらの課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォーム、freee人事労務、Dropboxを利用した業務で、手作業での情報入力や書類管理に課題を感じている方
- 従業員の入社手続きや契約関連業務の効率化を図りたい人事労務担当者やバックオフィス部門の方
- 複数のSaaS間でのデータ連携や書類作成、ファイル保存といった一連の定型業務を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答からfreee人事労務への登録、契約書作成、Dropboxへの保存までが自動処理されるため、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てられます。
- 手動でのデータ転記や書類作成、ファイルアップロード作業がなくなることで、入力間違いや書類の添付漏れ、保存忘れといったヒューマンエラーの発生を抑制します。
■フローボットの流れ
- はじめに、freee人事労務、Googleドキュメント、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームトリガー」というアクションで、従業員情報や契約に必要な情報を入力するフォームを設定します。
- 次に、オペレーションでfreee人事労務を選択して、「従業員の作成」アクションを設定し、フォームで取得した情報を基に従業員データを作成します。
- 続いて、オペレーションでGoogleドキュメントを選択して、「書類を発行する」アクションを設定し、あらかじめ用意した雛形とフォームの回答内容を基に契約書を作成します。
- 最後に、オペレーションでDropboxを選択し、「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成した契約書を指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、従業員情報として収集したい氏名、住所、連絡先などの項目を任意に設定可能です。
- freee人事労務の「従業員の作成」アクションでは、フォームトリガーで取得した情報を変数として、従業員の各項目（氏名、入社年月日など）にマッピングできます。また、事業所IDなど固定値を設定することも可能です。
- Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションでは、使用する契約書の雛形ドキュメントを任意に指定し、フォームで取得した情報やfreee人事労務で作成した従業員情報を変数として、文書内の氏名や日付などの箇所に差し込むことができます。
- Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションでは、作成した契約書を保存する先のフォルダを任意に指定できます。
■注意事項
- freee人事労務、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
