GaroonとChatworkを連携して、Garoonでワークフローが承認されたらChatworkに通知する方法

現代のビジネス環境において、素早い情報の共有と業務プロセスの効率化は非常に重要です。Yoomを活用してGaroonとChatworkを連携することで、Garoonでワークフローが承認された際にChatworkに自動で通知できます。これにより、承認後のタスク進行がスムーズになり、情報共有の遅延を解消することができるでしょう。また、自動で通知されることでヒューマンエラーのリスク防止も期待できます。この記事では、Garoonでワークフローが承認された際にChatworkに自動で通知するフローの設定方法と導入するメリットについて解説します。

こんな方におすすめ

GaroonとChatworkをそれぞれ活用しており、各アプリの連携で承認のプロセスを効率化したい方
ワークフロー承認後の通知漏れやタスクの遅延に課題を感じている担当者
複数のチームや部署間での連携強化を目指しているプロジェクトリーダー
Garoonと他ツールを連携して業務の自動化を考えているIT担当者

GaroonとChatworkの連携メリットと具体例

メリット1：自動通知による業務の効率化

GaroonとChatworkを連携することで、Garoonでワークフローが承認されるとChatworkに自動通知されます。
例えば、Garoonで経費申請の承認が完了すると、経理部門は通知を受け取り、すぐに支払いの手続きを行えます。
これにより、手動で情報を確認する手間が省け、業務効率の向上が見込めます。

メリット2：通知による情報の伝達ミスや見落としの防止

GaroonとChatworkの連携によって、ワークフローが承認されると人の手を介さずに自動でChatworkに通知できます。
例えば、プロジェクトに関する契約書の承認が関連するメンバー全員に自動で通知されることで、素早く情報を確認できます。
これにより、人の手を介さずに通知できるため情報の伝達ミスや見落としを防止でき、業務の正確性向上につながるでしょう。

メリット3：指定のルームへ通知して社内の連携強化

GaroonとChatworkを連携すると、Chatworkのあらかじめ指定したルームに通知できます。
例えば、複数の部署やチームが関与するプロジェクトでは、プロジェクト参加メンバー全員に通知することで、情報伝達の遅延を低減し、全員で次のアクションに進めます。
このように、社内の連携を強化することで、プロジェクトの成功率向上が期待できます。

それではここからノーコードツールYoomを使って、「Garoonでワークフローが承認されたらChatworkに通知する」方法をご説明します。

[Yoomとは]

Garoonでワークフローが承認されたらChatworkに通知する方法

Garoonでワークフローが承認されたことをGaroonのAPIを利用して受け取り、Chatworkの提供するAPIを用いてChatworkに通知することで実現できます。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

GaroonとChatworkをマイアプリ登録
テンプレートをコピー
フローの起点となるGaroonのトリガー設定と、その後に続くChatworkのオペレーション設定
トリガーボタンをONにして、GaroonとChatworkの連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。

ステップ1：GaroonとChatworkをマイアプリ連携

GaroonとChatworkをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
最初にマイアプリ登録を行うことで、自動化設定を簡単に行うことができます。

まず、Garoonのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。

アプリ一覧と検索欄が表示されるので、どちらかを活用してGaroonを選択します。
以下の画面が表示されたら、説明を参考に「アカウント名」「ログイン名」「パスワード」を入力し、「追加」をクリックします。

これでGaroonのマイアプリ連携が完了します。

次に、Chatworkのマイアプリ登録を行います。
先ほどと同様に、Chatworkをアプリ一覧から探すか、検索欄で検索してください。

アカウント情報を入力し、「ログイン」をクリックします。

以下の画面でアクセス許可を行うと、Chatworkのマイアプリ連携が完了します。

両方のマイアプリ登録が完了すると、GaroonとChatworkがマイアプリに表示されます。

ステップ2：テンプレートをコピー

次に、フローボットのテンプレートを使用して設定を進めましょう。
Yoomにログインし、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。

「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックすることでコピーが完了します。

ステップ3：Garoonのトリガー設定

次に、Garoonのトリガーを設定します。「ワークフローが承認されたら」をクリックしてください。

「Garoonと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、トリガーアクションはそのままで「次へ」をクリックしてください。

次に、APIの設定をします。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

「サブドメイン」と「申請フォームID」は赤線を確認して、それぞれ設定してください。

設定後、「テスト」をクリックしてください。

テストを実行すると、アウトプットに情報が表示されます。
情報が表示されたことを確認し、「保存する」をクリックしてください。

ステップ4：アクションを設定

続いて、Chatworkのアクションを設定します。「Chatworkに通知する」をクリックしてください。

次に、「Chatworkと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、実行アクションは変更しないでください。

「API接続設定」を行います。
「ルームID」は候補から選択してください。

「メッセージ内容」には通知する内容を任意で設定してください。
「アウトプット」から、先ほどの設定で取得した情報を入力できます。
赤線のように入力すると、指定したアカウントにメンションを送ることもできます。
※{アカウントID}にはメンションしたいアカウントのIDを入力してください。

設定後、「テスト」をクリックし、「テスト成功」と表示されたら「保存」をクリックしてください。

ステップ5：GaroonとChatworkの自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックすると、自動化の設定は完了です。
これで、Garoonでワークフローが承認されたら自動でChatworkに通知されます。

今回使用したテンプレートはこちらです。

GaroonやChatworkを使ったその他の自動化の例

他にもGaroonやChatworkを使った自動化の例がYoomには多数あるので、いくつか紹介します。

1.Garoonでカレンダーに予定が登録されたらChatworkに通知するフロー

この連携によって、Garoonでカレンダーに予定が登録されるとChatworkに通知できます。
これにより、予定の把握漏れを防ぎ、業務の生産性向上が期待できます。

2.毎日Garoonで承認待ちの申請データを取得しChatworkに通知するフロー

この連携によって、毎日Garoonで承認待ちの申請データを取得し、Chatworkに通知します。
これにより、手動で確認する手間を省き、業務の効率化につながるでしょう。

3.Trelloで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録するフロー

この連携によって、Trelloで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録できます。
これにより、手動での転記作業を削減でき、ヒューマンエラーの防止が見込めます。

まとめ

今回は、GaroonとChatworkを連携させ、Garoonでワークフローが承認された際、自動でChatworkに通知する方法をご紹介しました。
この自動化により、手動で情報伝達する手間を省き、伝達ミスや見落としを防げるでしょう。
これにより、業務の効率化やチームの連携強化、プロジェクトの成功率向上が期待できます。
この機会にぜひテンプレートを活用して、GaroonとChatworkを連携し、業務の効率化を目指してください。

また、Yoomのアプリ連携はノーコードで設定ができ、誰でもすぐに始められます。ぜひ導入を検討してみてください。