【ノーコードで実現】GoogleカレンダーのスケジュールデータをBacklogに自動的に連携する方法

Googleカレンダーの予定が更新されたら、Backlogの課題情報を更新する

Googleカレンダーの予定更新をトリガーにBacklogに課題を更新できるため、更新漏れやミスを防ぎます。
常に最新の情報に更新されるので、最新のデータを確認したい方におすすめのフローです。

Googleカレンダーの予定が削除されたら、Backlogの課題を削除する

Googleカレンダーの予定削除をトリガーにBacklogの課題も削除できるため、二重管理の手間を解消します。
Backlogの削除をついつい忘れがちな方におすすめのフローです。

GoogleカレンダーとBacklogの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそくGoogleカレンダーとBacklogを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogleカレンダーとBacklogの連携を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

今回はGoogleカレンダーにイベントが作成されたら、Backlogに課題を追加するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。

• GoogleカレンダーとBacklogをマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• フローの起点となるGoogleカレンダーのトリガー設定とその後に続くBacklogのアクション設定
• トリガーボタンをONにして、フローボットを起動

ステップ1:GoogleカレンダーとBacklogをマイアプリ登録

GoogleカレンダーとBacklogをYoomに接続するマイアプリ登録を最初に行います。
マイアプリ登録を事前に済ませておくと、自動化設定が進めやすくなります。

それでは設定を行いましょう！
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。

Googleカレンダーの連携方法

アプリ一覧が表示されるので、そこからGoogleカレンダーを探すか、検索機能を活用しましょう。
以下の画面が表示されたら、Googleカレンダーにログインしてください。

以下の画面が表示されたら、アカウントに間違いがないか確認し、「続行」をクリックします。

Backlogの連携方法

先ほどと同様に、一覧からBacklogを探すか、検索機能を活用してください。
以下の画面が表示されるので、赤枠内の設定を行いましょう。

自身のマイアプリ欄に、GoogleカレンダーとBacklogが表示されていれば登録は完了しています。

ステップ2:テンプレートをコピー

それでは自動化の設定を行っていきましょう！
Yoomにログインして、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
テンプレートは「マイプロジェクト」というプロジェクトに自動的に格納されるので、確認したい場合はそこから確認してください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」を確認してください。
使いやすいようにタイトルを変更することも可能です。
最初に、Googleカレンダーに予定が作成されたらフローボットを起動する設定を行うため、「予定が作成されたら」をクリックします。

ステップ3:フローの起点となるGoogleカレンダーのトリガーを設定

必要であればタイトル修正し、アカウント情報を確認したら「次へ」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、「トリガーの起動間隔」を選択してください。
※プランによってトリガーの起動間隔は異なるため、注意しましょう。

スクロールし、「カレンダーID」を候補から選択してください。
候補は枠内をクリックすると表示されます。

「テスト」をクリックする前に、テスト用にGoogleカレンダーにイベント情報を追加しましょう。
設定が完了したら、「テスト」をクリックします。

テストが成功すると以下のように表示されます。

その下に「アウトプット」が表示されます。
アウトプットはこの後の設定で活用するので、間違いがないか確認してください。
確認できたら、「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4:テキストからデータを抽出する設定

続いて、Googleカレンダーからデータを抽出する設定を行うため、「テキストからデータを抽出する」をクリックします。

以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
Googleカレンダーの設定と同様に必要であればタイトルの修正をし、アカウント情報に問題なければ、「次へ」をクリックしましょう。

次にテキストの変換タイプを設定します。

以下の注意事項を確認して、タスク数や変換する文字数を参考に変換タイプを選択しましょう。

スクロールし、「対象のテキスト」を設定しましょう。

今回は開始日時と終了日時を抽出する設定を行うので、以下のように設定しました。
Googleカレンダーのアウトプットから「開始日時」と「終了日時」を選択してください。
アウトプットは赤枠内の矢印をクリックすると表示されます。

抽出したい項目は以下のように設定してください。
Backlogの課題期限は時間を取得する必要がないので、以下のように年月日だけを取得する設定にします。‍

設定ができたら「テスト」をクリックしましょう。

「テスト成功」と表示されたら、「保存する」をクリックしましょう。

ステップ5:Backlogに課題を追加する設定

続いて、課題を追加する設定を行うため、「課題の追加」をクリックしてください。

以下の画面が表示されるので、これまで同様に設定を確認します。

以下の画面が表示されたら、「ドメイン」と「課題を登録するプロジェクトID」を説明に従って設定してください。

スクロールし、「課題の件名」を設定します。
Googleカレンダーのアウトプットから「予定のタイトル」を選択することで、自動的に件名が追加されます。

以下の画面が表示されたら、「課題の種別ID」と「課題の優先度」を説明に従って設定してください。

次に、「課題の開始日」と「課題の終了日」を設定します。
先ほど課題の開始日と終了日を抽出したので、「テキストからデータを抽出する」のアウトプットから以下のように設定しましょう。
「課題の終了日」も同様に設定してください。

設定が完了したら「テスト」をクリックしBacklogに課題が追加されたことを確認してみましょう。設定どおりに課題が追加されていれば「保存する」をクリックして設定完了です。

ステップ6:トリガーボタンをONにして、フローボットを起動

こちらで全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了します。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！

こちらがGoogleカレンダーにイベントが作成されたら、Backlogに課題を追加するフローでした。

BacklogのデータをGoogleカレンダーに連携したい場合

先ほどはGoogleカレンダーからBacklogへデータを連携する方法をご紹介しましたが、反対にBacklogからGoogleカレンダーへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートをご利用ください。

Backlogの課題が削除されたら、Googleカレンダーの予定も削除する

Backlogの課題削除をトリガーにGoogleカレンダーの予定を削除できるため、削除漏れを防ぎます。
正確に予定情報を管理したい方におすすめのフローです。

Backlogに課題が登録されたら、課題の期限をGoogleカレンダーに登録する

Backlogの課題期限をGoogleカレンダーに登録できるため、期限までにタスクを遂行しやすくなるでしょう。
課題の期限を一元管理したい方におすすめのフローです。

GoogleカレンダーやBacklogのAPIを使ったその他の自動化例

GoogleカレンダーやBacklogのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。​
もし気になるものがあればぜひこちらも試してみてください！

Googleカレンダーを使った自動化例

Googleカレンダーの予定作成や更新を通知したり、データベースに追加したりできます。また、他システムの予定情報をGoogleカレンダーに転記可能です。

Backlogを使った自動化例

Backlogの課題追加や更新をトリガーとして、通知したり、フォルダを作成したりできます。また、他システムのタスク情報をBacklogの課題として追加可能です。

終わりに

GoogleカレンダーとBacklogを連携させることで、予定の登録や課題の管理がぐっとスムーズになります。
手作業の負担を減らし、業務の抜け漏れを防ぐためにも、こうした自動化はとても有効です。

プログラミングの知識がなくても、ノーコードツールのYoomを使えば、直感的な操作でフローを作成できます。

まずはYoomに無料登録して、自分の業務にぴったりの連携を試してみませんか？