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手作業ゼロ！Googleフォームの回答を重複チェックしてSalesforceに登録する方法
■概要
Googleフォームで受け取ったお問い合わせやリード情報を、都度Salesforceに手入力していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや重複登録の原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、Salesforce内の既存データを自動で検索し、重複がない場合のみ新しい取引先として登録します。これにより、データ入力の手間を省き、顧客データを正確に管理できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで獲得したリードをSalesforceで管理しているマーケティング担当者の方
- Salesforceへの手入力によるデータ登録の工数やミスを削減したい営業担当者の方
- 顧客データの一元管理と重複登録を防止し、データ品質を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答を基にSalesforceへ自動で取引先を追加するため、手作業での転記や登録にかかる時間を短縮します。
- 登録前にSalesforce内のデータを検索するので、既存取引先の重複登録を防ぎ、顧客データの品質維持に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとSalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでSalesforceを選択し、「取引先オブジェクトのレコードを検索」アクションで、フォーム回答を基に既存の取引先がないか検索します。
- 次に、分岐オペレーションを設定し、前のステップの検索結果が存在しない場合にのみ、次の処理に進むよう条件を設定します。
- 最後に、Salesforceの「取引先オブジェクトのレコードを作成」アクションを設定し、フォームの回答内容をマッピングして新しい取引先を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローで利用している重複チェックのための「分岐」は、ミニプラン以上で利用可能なオペレーションです。フリープランではエラーとなるためご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランで利用可能な機能は、2週間の無料トライアル期間中にお試しいただくことが可能です。
■概要
Googleフォームで受け取ったお問い合わせやリード情報を、都度Salesforceに手入力していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや重複登録の原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、Salesforce内の既存データを自動で検索し、重複がない場合のみ新しい取引先として登録します。これにより、データ入力の手間を省き、顧客データを正確に管理できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで獲得したリードをSalesforceで管理しているマーケティング担当者の方
- Salesforceへの手入力によるデータ登録の工数やミスを削減したい営業担当者の方
- 顧客データの一元管理と重複登録を防止し、データ品質を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答を基にSalesforceへ自動で取引先を追加するため、手作業での転記や登録にかかる時間を短縮します。
- 登録前にSalesforce内のデータを検索するので、既存取引先の重複登録を防ぎ、顧客データの品質維持に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとSalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでSalesforceを選択し、「取引先オブジェクトのレコードを検索」アクションで、フォーム回答を基に既存の取引先がないか検索します。
- 次に、分岐オペレーションを設定し、前のステップの検索結果が存在しない場合にのみ、次の処理に進むよう条件を設定します。
- 最後に、Salesforceの「取引先オブジェクトのレコードを作成」アクションを設定し、フォームの回答内容をマッピングして新しい取引先を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローで利用している重複チェックのための「分岐」は、ミニプラン以上で利用可能なオペレーションです。フリープランではエラーとなるためご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランで利用可能な機能は、2週間の無料トライアル期間中にお試しいただくことが可能です。
「せっかく集めた顧客情報、重複ばかりで管理が大変」「Salesforceに手入力していたら、同じ会社が何件も登録されていた」そんな経験はありませんか？
営業やマーケティングの現場では、Googleフォームで収集したデータをCRMにスムーズに取り込むことが求められると思います。
しかし手作業ではミスが増え、業務負担も大きくなります。
そこで今回は、「Googleフォームが送信されたら、重複チェックを行いSalesforceに取引先を追加する」自動化フローをご紹介します。
フォームの回答データをSalesforceと照合し、重複がなければ新規登録、すでに存在する場合は登録をスキップできます。
時間と手間をかけずに、スムーズな情報管理を実現に興味がある方は、ぜひ試してみてください。
ここからは、ノーコードツールYoomを使って「Googleフォームが送信されたら、重複チェックを行いSalesforceに取引先を追加する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
Googleフォームが送信されたら、重複チェックを行いSalesforceに取引先を追加する方法
早速Googleフォームを活用し、重複チェックを行いSalesforceに追加する手順を解説しましょう。
重複チェックを行うことで、より正確性の高いデータを管理できるようになります。
今回のフローは大きくわけて以下のプロセスで構成されています。
- GoogleフォームとSalesforceのマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- トリガーとアクションを設定
- トリガーをONにして動作チェック
Yoomのアカウント発行はこちらから。
すでにアカウントをお持ちの方はログインしておきましょう。
■概要
Googleフォームで受け取ったお問い合わせやリード情報を、都度Salesforceに手入力していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや重複登録の原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、Salesforce内の既存データを自動で検索し、重複がない場合のみ新しい取引先として登録します。これにより、データ入力の手間を省き、顧客データを正確に管理できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで獲得したリードをSalesforceで管理しているマーケティング担当者の方
- Salesforceへの手入力によるデータ登録の工数やミスを削減したい営業担当者の方
- 顧客データの一元管理と重複登録を防止し、データ品質を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答を基にSalesforceへ自動で取引先を追加するため、手作業での転記や登録にかかる時間を短縮します。
- 登録前にSalesforce内のデータを検索するので、既存取引先の重複登録を防ぎ、顧客データの品質維持に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとSalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでSalesforceを選択し、「取引先オブジェクトのレコードを検索」アクションで、フォーム回答を基に既存の取引先がないか検索します。
- 次に、分岐オペレーションを設定し、前のステップの検索結果が存在しない場合にのみ、次の処理に進むよう条件を設定します。
- 最後に、Salesforceの「取引先オブジェクトのレコードを作成」アクションを設定し、フォームの回答内容をマッピングして新しい取引先を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローで利用している重複チェックのための「分岐」は、ミニプラン以上で利用可能なオペレーションです。フリープランではエラーとなるためご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランで利用可能な機能は、2週間の無料トライアル期間中にお試しいただくことが可能です。
■概要
Googleフォームで受け取ったお問い合わせやリード情報を、都度Salesforceに手入力していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや重複登録の原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、Salesforce内の既存データを自動で検索し、重複がない場合のみ新しい取引先として登録します。これにより、データ入力の手間を省き、顧客データを正確に管理できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで獲得したリードをSalesforceで管理しているマーケティング担当者の方
- Salesforceへの手入力によるデータ登録の工数やミスを削減したい営業担当者の方
- 顧客データの一元管理と重複登録を防止し、データ品質を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答を基にSalesforceへ自動で取引先を追加するため、手作業での転記や登録にかかる時間を短縮します。
- 登録前にSalesforce内のデータを検索するので、既存取引先の重複登録を防ぎ、顧客データの品質維持に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとSalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでSalesforceを選択し、「取引先オブジェクトのレコードを検索」アクションで、フォーム回答を基に既存の取引先がないか検索します。
- 次に、分岐オペレーションを設定し、前のステップの検索結果が存在しない場合にのみ、次の処理に進むよう条件を設定します。
- 最後に、Salesforceの「取引先オブジェクトのレコードを作成」アクションを設定し、フォームの回答内容をマッピングして新しい取引先を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローで利用している重複チェックのための「分岐」は、ミニプラン以上で利用可能なオペレーションです。フリープランではエラーとなるためご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランで利用可能な機能は、2週間の無料トライアル期間中にお試しいただくことが可能です。
ステップ1:マイアプリ登録
Yoomと各アプリを連携する作業を行います。
1.Googleフォームのマイアプリ登録
まずGoogleフォームから連携しましょう。
Yoomにログインしたら、マイアプリをクリック後、新規接続を選択しましょう。
マイアプリ一覧でGooglフォームを選択してください。
「Sign in with Google」を選択しましょう。
連携したいアカウントを選択しましょう。
「次へ」をクリックしてください。
「続行」をクリックしましょう。
これでGoogleフォームのマイアプリ登録ができました！
2.Salesforceのマイアプリ登録
次にSalesforceをYoomと連携しましょう。
先ほどと同じ手順で、Yoomのワークスペースからマイアプリ→新規接続→Salesforceの順で選択しましょう。
ユーザー名とパスワードを入力しましょう。
これでSaleforceのマイアプリ登録ができました！
ステップ2:テンプレートをコピー
次に使用するテンプレートをYoomのテンプレートサイトからコピーします。
下のバナーをクリックしてみましょう！
■概要
Googleフォームで受け取ったお問い合わせやリード情報を、都度Salesforceに手入力していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや重複登録の原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、Salesforce内の既存データを自動で検索し、重複がない場合のみ新しい取引先として登録します。これにより、データ入力の手間を省き、顧客データを正確に管理できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで獲得したリードをSalesforceで管理しているマーケティング担当者の方
- Salesforceへの手入力によるデータ登録の工数やミスを削減したい営業担当者の方
- 顧客データの一元管理と重複登録を防止し、データ品質を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答を基にSalesforceへ自動で取引先を追加するため、手作業での転記や登録にかかる時間を短縮します。
- 登録前にSalesforce内のデータを検索するので、既存取引先の重複登録を防ぎ、顧客データの品質維持に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとSalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでSalesforceを選択し、「取引先オブジェクトのレコードを検索」アクションで、フォーム回答を基に既存の取引先がないか検索します。
- 次に、分岐オペレーションを設定し、前のステップの検索結果が存在しない場合にのみ、次の処理に進むよう条件を設定します。
- 最後に、Salesforceの「取引先オブジェクトのレコードを作成」アクションを設定し、フォームの回答内容をマッピングして新しい取引先を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローで利用している重複チェックのための「分岐」は、ミニプラン以上で利用可能なオペレーションです。フリープランではエラーとなるためご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランで利用可能な機能は、2週間の無料トライアル期間中にお試しいただくことが可能です。
■概要
Googleフォームで受け取ったお問い合わせやリード情報を、都度Salesforceに手入力していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや重複登録の原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、Salesforce内の既存データを自動で検索し、重複がない場合のみ新しい取引先として登録します。これにより、データ入力の手間を省き、顧客データを正確に管理できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで獲得したリードをSalesforceで管理しているマーケティング担当者の方
- Salesforceへの手入力によるデータ登録の工数やミスを削減したい営業担当者の方
- 顧客データの一元管理と重複登録を防止し、データ品質を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答を基にSalesforceへ自動で取引先を追加するため、手作業での転記や登録にかかる時間を短縮します。
- 登録前にSalesforce内のデータを検索するので、既存取引先の重複登録を防ぎ、顧客データの品質維持に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとSalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでSalesforceを選択し、「取引先オブジェクトのレコードを検索」アクションで、フォーム回答を基に既存の取引先がないか検索します。
- 次に、分岐オペレーションを設定し、前のステップの検索結果が存在しない場合にのみ、次の処理に進むよう条件を設定します。
- 最後に、Salesforceの「取引先オブジェクトのレコードを作成」アクションを設定し、フォームの回答内容をマッピングして新しい取引先を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローで利用している重複チェックのための「分岐」は、ミニプラン以上で利用可能なオペレーションです。フリープランではエラーとなるためご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランで利用可能な機能は、2週間の無料トライアル期間中にお試しいただくことが可能です。
「このテンプレートを試す」を選択後、コピー完了と表示されるので「OK」をクリックしましょう
これでコピーができました。
コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトに保存されています。
ステップ3:Googleフォームのトリガーを設定
フローボットの設定に進みましょう！
先ほどコピーしたテンプレートの「フォームに回答が送信されたら」をクリックしてください。
1.連携アカウントとアクションの選択
タイトルは事前に入力されていますが、変更したい場合は入力をお願いします。
Googleフォームと連携するアカウント情報は、マイアプリ登録を行ったアカウントが表示されています。
複数のアカウントを連携している場合は、連携したいアカウントか確認しておきましょう。
トリガーアクションは「フォームに回答が送信されたら」を選択します。
設定後、「次へ」をクリックしましょう。
2.アプリトリガーのAPI接続設定
トリガーの起動間隔を設定しましょう。
注:トリガーの起動間隔時間は、契約プランによって異なります。
フォームIDを設定しましょう。
Googleフォームからサンプルの値を取得したいので、用意したGoogleフォームに回答を送信しましょう。
送信後、テストを実行しましょう。
Googleフォームの回答情報を取得できたら、テスト成功です！
Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法「取得する値を追加」から追加することが可能です。→詳細はこちら。
ここまで設定できたら、保存しましょう。
ステップ3:Saleforceのアクション設定
次に「取引先オブジェクトのレコードを検索」をクリックしてください。
1.連携アカウントとアクションを選択
タイトルは変更できますので、変更したい場合は入力してください。
Saleforceと連携するアカウント情報を確認しておきましょう。
アクションは「取引先オブジェクトのレコードを検索」を選択します。
設定後、「次へ」をクリックしましょう。
2.API接続設定
検索フィールド名はSalesforceのフィールド項目名を入力してください。
値はGoogleフォームのアウトプットから選択します。
マイドメインURLと取得するフィールド項目を設定してください。
設定後、テストをクリックしてください。
Salesforceのアウトプットが取得できたら、テスト成功です！
ここまで設定できたら保存しましょう。
ステップ4:分岐
次に「コマンドオペレーション」をクリックしましょう。
注:分岐は一部有料プランで利用できる機能（オペレーション）です。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能で、無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
1.分岐条件を指定
タイトルは変更できます。
オペレーションは、「取引先オブジェクトのレコードを検索」、アウトプットは「totalSize」を選択しましょう。
totalSizeの値を確認することで、重複しているかの判断ができます。
分岐条件は、重複していない場合、Salesforceに追加したいので、「値と等しい」「0」を選択してください。
ここまでできたら保存しましょう。
ステップ5:Salesforceのアクション設定
最後の設定ステップです！
「取引先オブジェクトのレコードを作成」をクリックして、設定を進めましょう。
1.連携アカウントとアクションを選択
タイトルは変更できます。
Salesforceと連携するアカウント情報を確認しましょう。
アクションは「取引先オブジェクトのレコードを作成」を選択します。
設定したら、「次へ」をクリックしてください。
2.API接続設定
取引先名はGoogleフォームの「取引先名」のアウトプットを選択します。
取引先所有者ID、マイドメインURLを設定しましょう。
設定後、テストクリックし、Salesforceに登録できたら保存しましょう。
保存後、トリガーをONにしてフローボットの動作チェックを行いましょう！
これで設定完了しました！
いかがでしたか？簡単に設定できましたね。
さらに自動化するには
Yoomには他にも便利な機能があります！
もっと作業効率を向上したいという方はお試しください。
事例1:ワークフロー通知をONにしてみよう！
フローボットを作成した人に起動したことをお知らせしてくれる機能があります。
テンプレート作成ページ右上の3点リーダーをクリックし、ワークフロー通知をONにしてみましょう。
事例2:チャットツールに通知する
Slackなど社内コミュニケーションツールと連携することが可能です。
取引先が登録されたら、顧客へアクションを行っている場合には、この仕組みを取り入れることで、スムーズに情報確認できそうです。
Googleフォームが送信されたら、重複チェックを行いHubspotに会社を追加する方法
HubSpotにアプリを変更して、同様のフローボットを作成できます。
普段HubSpotを利用している方は、一緒に作成してみましょう！
ステップ1:HubSpotマイアプリ登録
1つ目でGoogleフォームのマイアプリ方法を紹介しているので、ここではHubSpotの登録手順を説明します。
Yoomのワークスペースからマイアプリ、新規接続をクリックし、マイアプリ一覧でHubSpotを選択しましょう。
「Sign in to your HubSpot account」を選択します。
パスワードを入力し、ログインしましょう。
これでHubSpotのマイアプリ登録ができました。
ステップ2:テンプレートをコピーする
次に、テンプレートをコピーします。
下のバナーをクリックしてください。
↓こちら
■概要Googleフォームで受け付けた問い合わせやリード情報を、手作業でHubSpotに転記していませんか？一件ずつ情報を確認し、手入力する作業は時間がかかるうえ、重複登録や入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、HubSpot内の既存データを自動で検索し、重複がない場合のみ新しい会社情報として追加することが可能です。手作業による登録業務を効率化し、より正確な顧客管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- GoogleフォームとHubSpotを利用し、手作業で顧客情報を管理している方
- HubSpotへのデータ重複登録や入力ミスを防ぎ、管理を効率化したい方
- フォームからのリード獲得からCRM登録までの一連の流れを自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット- フォーム回答後にHubSpotへの登録が自動化されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 自動で重複チェックを行うため、同一の会社情報が複数登録されることを防ぎ、データ入力のミスや漏れをなくします。
■フローボットの流れ- はじめに、GoogleフォームとHubSpotをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでHubSpotの「会社IDの一覧を取得」アクションを設定し、フォームの回答内容をもとに既存データを検索します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、前段の検索結果をもとに会社情報が重複していない場合のみ、次の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「会社の作成」アクションを設定し、フォームの回答内容をもとに新しい会社情報を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- 分岐機能では、HubSpotから取得した情報をもとに、どのような条件で重複と判断するかを自由にカスタマイズすることが可能です。
- HubSpotで会社を作成するアクションでは、フォームのどの回答をHubSpotのどのプロパティに登録するかを任意で設定してください。
■注意事項- Googleフォーム、HubSpotそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとHubSpotを利用し、手作業で顧客情報を管理している方
- HubSpotへのデータ重複登録や入力ミスを防ぎ、管理を効率化したい方
- フォームからのリード獲得からCRM登録までの一連の流れを自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答後にHubSpotへの登録が自動化されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 自動で重複チェックを行うため、同一の会社情報が複数登録されることを防ぎ、データ入力のミスや漏れをなくします。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとHubSpotをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでHubSpotの「会社IDの一覧を取得」アクションを設定し、フォームの回答内容をもとに既存データを検索します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、前段の検索結果をもとに会社情報が重複していない場合のみ、次の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「会社の作成」アクションを設定し、フォームの回答内容をもとに新しい会社情報を作成します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- 分岐機能では、HubSpotから取得した情報をもとに、どのような条件で重複と判断するかを自由にカスタマイズすることが可能です。
- HubSpotで会社を作成するアクションでは、フォームのどの回答をHubSpotのどのプロパティに登録するかを任意で設定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、HubSpotそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
「このテンプレートを試す」をクリックしコピーが完了したと表示されたら「OK」を選択します。
これでテンプレートのコピーができました。
ステップ3:HubSpotのアクション設定①
Googleフォームの設定手順は1つ目と同じですので、HubSpotのアクション設定と分岐オペレーションの項目を解説します。
先ほどコピーしたテンプレートの「会社IDの一覧を取得」をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションの選択ページは、連携するアカウント情報やアクションを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
API接続設定のページはプロパティの内部を設定し、値にはGoogleフォームで取得した「会社名」をアウトプットから選択しましょう。
設定後、テストをクリックしてください。
HubSpotのアウトプットが取得できたら、保存しましょう。
ステップ2:分岐②
「コマンドオペレーション」をクリックしましょう。
タイトルは変更できます。
オペレーションは「会社IDの一覧を取得」アウトプットは「会社IDの一覧」を選択しましょう。
分岐条件は、重複していない会社名をHubSpotに登録したいので「アウトプットが空」を選択してください。
ここまでできたら保存しましょう。
ステップ4:HubSpotのアクション設定③
「会社を作成」をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションの選択は、連携するアカウント情報とアクションを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
API接続設定は、添付画像のようにGoogleフォームのアウトプットから選択しましょう。
設定後、テストをクリックしHubSpotに登録できたら保存しましょう。
保存後、トリガーをONにして動作チェックしたら、設定完了です！
Googleフォームが送信されたら、重複チェックを行いNotionに顧客情報を追加する方法
次にGoogleフォームとNotionを連携して、同様のフローボットを作成していきます。
ステップ1:マイアプリ登録
ここではNotionのマイアプリ登録をご紹介します。
Googleフォームのマイアプリ登録方法は1つ目のフローボット紹介を確認してください。
1.Notionのマイアプリ登録
注:Notionのマイアプリ登録前に、使用したいデータベースを作成しておきましょう。
Yoomにログインしましょう。
次にマイアプリ→新規接続の順でクリックし、Notionを選択します。
ページを選択するをクリックしましょう。
アクセスを許可するページにチェックを入れ、「アクセスを許可する」をクリックしましょう。
これでNotionのマイアプリ登録ができました。
ステップ2:テンプレートのコピー
下のバナーをクリックして、テンプレートをコピーしましょう。
■概要Googleフォームで受け付けたお問い合わせ情報を、手作業でNotionへ転記する際に手間を感じていませんか？手入力による作業は、転記ミスや既に登録済みの情報を重複して追加してしまうといった課題にも繋がります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームが送信されると自動でNotion内の既存データをチェックし、重複がない場合のみ顧客情報を追加できます。顧客情報管理の手間を省き、よりスムーズな対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- GoogleフォームとNotionで顧客管理をしており、手作業での転記に非効率を感じている方
- Notionで構築した顧客データベースで、情報の重複登録を防ぎたいと考えているご担当者様
- フォームから得たリード情報をスムーズに管理し、営業活動の効率化を図りたいチームの方
■このテンプレートを使うメリット- Googleフォームへの回答を基にNotionへの情報追加が自動化されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 登録済みの情報を自動でチェックするため、データの重複登録や手作業による転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ- はじめに、GoogleフォームとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する」アクションを設定し、フォームの回答内容を基に既存データがないか検索します。
- 次に、オペレーションの分岐機能を使い、Notionに該当データが存在しない場合のみ次の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの回答内容をデータベースに新規追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Notionに顧客情報を追加する際、対応ステータスなどの特定の項目に「新規リード」といった固定のテキストを自動で入力するよう設定することが可能です。
- Googleフォームで受け付けた回答内容（お名前、会社名、メールアドレスなど）を、Notionデータベースの対応する各項目に自動で振り分けて登録するよう設定できます。
■注意事項- Googleフォーム、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとNotionで顧客管理をしており、手作業での転記に非効率を感じている方
- Notionで構築した顧客データベースで、情報の重複登録を防ぎたいと考えているご担当者様
- フォームから得たリード情報をスムーズに管理し、営業活動の効率化を図りたいチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答を基にNotionへの情報追加が自動化されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 登録済みの情報を自動でチェックするため、データの重複登録や手作業による転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する」アクションを設定し、フォームの回答内容を基に既存データがないか検索します。
- 次に、オペレーションの分岐機能を使い、Notionに該当データが存在しない場合のみ次の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの回答内容をデータベースに新規追加します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionに顧客情報を追加する際、対応ステータスなどの特定の項目に「新規リード」といった固定のテキストを自動で入力するよう設定することが可能です。
- Googleフォームで受け付けた回答内容（お名前、会社名、メールアドレスなど）を、Notionデータベースの対応する各項目に自動で振り分けて登録するよう設定できます。
■注意事項
- Googleフォーム、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピー完了と表示されるので「OK」を選択してください。
ステップ3:Notionのアクション設定①
フローボットを設定します。
Googleフォーム設定は1つ目のフローボット作成手順を確認してください。
コピーしたテンプレートの「レコードを取得する」をクリックしましょう。
データベースの連携のページでは、連携するアカウントとアクションを確認してください。
データベースIDを設定しましょう。
設定後、「次へ」をクリックします。
データベース操作の詳細設定のページでは、取得したいレコード条件を設定します。
設定後、テストをクリックし、Notionのレコード情報が取得できたら保存しましょう。
ステップ4:分岐②
次に「コマンドオペレーション」を設定します。
オペレーションは「回答が送信されたら」アウトプットは「会社名」に設定しましょう。
分岐の条件は、「Notionに登録されている会社名と重複していないか」で分岐の判断をしたいので、「値と等しくない」とGoogeフォームのアウトプットから「会社名」を選択し保存しましょう。
ステップ5:Notionのアクション設定③
最後に「レコードを追加する」をクリックしましょう。
データベースの連携のページは連携するアカウント情報とアクションを確認し、データベースIDを設定します。
データベース操作の詳細設定ページで追加するレコードの値を設定します。
添付画像のように、Googleフォームのアウトプットを選択しましょう。
設定後、テストを実行して、Notionの登録ができたら保存します。
最後にトリガーをONにして動作をチェックすれば、設定完了です！
その他のGoogleフォームを使った自動化の例
他にもGoogleフォームを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Googleフォームの内容から請求書を作成してメールで送付
このテンプレートを活用すると、手動で請求書作成して、メール送信する作業を自動化できます。
これにより、作成の手間やミスなどを防止でき、スピーディーな請求書発行ができそうです。
■概要Googleフォームで受け付けた情報をもとに、請求書を手作業で作成してメールで送付する業務に手間を感じていませんか？手作業による情報の転記やメール作成は、入力ミスや送信漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、請求書の発行からメールでの送付までの一連の流れを自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Googleフォームで受け付けた内容を元に、手作業で請求書を発行している方
- 請求書の作成やメール送付での入力ミス、送信漏れを防止したいと考えている方
- 定型的な請求書発行業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方
■このテンプレートを使うメリット- Googleフォームへの回答から請求書発行、メール送付までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記や宛先設定が不要になることで、入力ミスや送付漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、GoogleフォームとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでYoomの「書類発行」機能を選択し、Googleフォームの回答内容をもとに請求書を発行する設定をします。
- 最後に、オペレーションでYoomの「メールを送る」機能を選択し、発行した請求書を添付して送付する設定をします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- 書類発行のオペレーションでは、あらかじめ用意した請求書のテンプレートに対し、Googleフォームで取得した会社名や金額などを埋め込むことが可能です。
- メール送信のオペレーションでは、宛先や件名、本文にGoogleフォームの回答内容を反映させることができます。回答者のメールアドレスを宛先に自動で設定したり、名前を本文に差し込んだりすることが可能です。
■注意事項- Googleフォーム、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた内容を元に、手作業で請求書を発行している方
- 請求書の作成やメール送付での入力ミス、送信漏れを防止したいと考えている方
- 定型的な請求書発行業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答から請求書発行、メール送付までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記や宛先設定が不要になることで、入力ミスや送付漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでYoomの「書類発行」機能を選択し、Googleフォームの回答内容をもとに請求書を発行する設定をします。
- 最後に、オペレーションでYoomの「メールを送る」機能を選択し、発行した請求書を添付して送付する設定をします。
■このワークフローのカスタムポイント
- 書類発行のオペレーションでは、あらかじめ用意した請求書のテンプレートに対し、Googleフォームで取得した会社名や金額などを埋め込むことが可能です。
- メール送信のオペレーションでは、宛先や件名、本文にGoogleフォームの回答内容を反映させることができます。回答者のメールアドレスを宛先に自動で設定したり、名前を本文に差し込んだりすることが可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
2.Googleフォームで申請された取引先情報をマネーフォワード クラウド会計に登録する
手動でマネーフォワード クラウド会計に登録している時間と手間を省くことが可能です。
これにより、入力にかかっていた時間を他の業務に活用できるため、作業効率向上が期待できそうです。
■概要Googleフォームで受け付けた新しい取引先の情報を、一件ずつ手作業でマネーフォワード クラウド会計に入力していませんか？この作業は単純ですが、時間がかかり入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、その内容が自動でマネーフォワード クラウド会計に登録されるため、こうした手作業から解放され、業務の正確性と効率を向上させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方- Googleフォームとマネーフォワード クラウド会計を併用し、取引先登録を手作業で行っている方
- 日々の定型業務に追われ、コア業務に集中する時間を確保したいと考えている経理担当者の方
- 手作業によるデータ入力のミスをなくし、取引先管理の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Googleフォームへの申請内容が自動でマネーフォワード クラウド会計に登録されるため、手作業での転記にかかっていた時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うことで、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ- はじめに、Googleフォームとマネーフォワード クラウド会計をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでマネーフォワード クラウド会計を選択し、「取引先を作成」というアクションを設定し、フォームの回答内容を各項目に紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- マネーフォワード クラウド会計で取引先を作成する際に、登録する情報はGoogleフォームで取得した項目を自由にマッピングして設定できます。例えば、フォームの「会社名」の回答を、マネーフォワード クラウド会計の「取引先名」に紐付けるといったカスタマイズが可能です。
■注意事項- Googleフォームとマネーフォワード クラウド会計のそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームとマネーフォワード クラウド会計を併用し、取引先登録を手作業で行っている方
- 日々の定型業務に追われ、コア業務に集中する時間を確保したいと考えている経理担当者の方
- 手作業によるデータ入力のミスをなくし、取引先管理の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの申請内容が自動でマネーフォワード クラウド会計に登録されるため、手作業での転記にかかっていた時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うことで、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォームとマネーフォワード クラウド会計をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでマネーフォワード クラウド会計を選択し、「取引先を作成」というアクションを設定し、フォームの回答内容を各項目に紐付けます。
■このワークフローのカスタムポイント
- マネーフォワード クラウド会計で取引先を作成する際に、登録する情報はGoogleフォームで取得した項目を自由にマッピングして設定できます。例えば、フォームの「会社名」の回答を、マネーフォワード クラウド会計の「取引先名」に紐付けるといったカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Googleフォームとマネーフォワード クラウド会計のそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
3.Googleフォームで情報が送信されたら、Zoomのウェビナーに自動で登録する
多数のGoogleフォームが届く場合、手動でウェビナー登録していると、非効率だと感じることがあるかもしれません。
このテンプレートを活用すると、自動登録できるため、事務作業の時間を短縮できるでしょう。
■概要ウェビナー開催時、Googleフォームで受け付けた申込情報を手作業でZoomに登録する業務に手間を感じていませんか。参加者が増えるほど作業は煩雑になり、登録漏れなどのミスも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、Zoomのウェビナーへ参加者を自動で登録できるため、こうした申し込み管理の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方- GoogleフォームとZoomでウェビナーを運営し、申込者管理を効率化したい方
- 手作業での参加者登録による入力ミスや、登録漏れといった人的ミスを防ぎたい方
- 繰り返し発生するウェビナーの準備作業を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット- Googleフォームへの回答を起点にZoomへ自動で登録されるため、これまで手作業で行っていた転記や登録作業の時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業による氏名やメールアドレスの入力間違い、登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ- はじめに、GoogleフォームとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでZoomを選択し、「ウェビナーに登録者を追加」アクションを設定し、Googleフォームで受け付けた回答情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Zoomの「ウェビナーに登録者を追加」アクションでは、対象のウェビナーIDを指定する必要があります。
- 参加者の氏名やメールアドレスなどの登録情報には、トリガーであるGoogleフォームで取得した回答内容を変数として設定してください。
■注意事項- Googleフォーム、ZoomのそれぞれとYoomを連携させてください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとZoomでウェビナーを運営し、申込者管理を効率化したい方
- 手作業での参加者登録による入力ミスや、登録漏れといった人的ミスを防ぎたい方
- 繰り返し発生するウェビナーの準備作業を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答を起点にZoomへ自動で登録されるため、これまで手作業で行っていた転記や登録作業の時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業による氏名やメールアドレスの入力間違い、登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでZoomを選択し、「ウェビナーに登録者を追加」アクションを設定し、Googleフォームで受け付けた回答情報を紐付けます。
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomの「ウェビナーに登録者を追加」アクションでは、対象のウェビナーIDを指定する必要があります。
- 参加者の氏名やメールアドレスなどの登録情報には、トリガーであるGoogleフォームで取得した回答内容を変数として設定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、ZoomのそれぞれとYoomを連携させてください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
GoogleフォームのデータをSalesforceやHubSpotと連携し、重複チェックを自動化することで、手作業の負担を大幅に削減が可能に。
これにより、データの整合性が保たれ、CRMの運用がよりスムーズに行えますね。
また、Notionとの連携を活用すれば、顧客情報の整理やチーム共有も簡単！
業務を効率化したいけれど、アプリ連携や自動化はハードルが高いと感じていた方も、Yoomならノーコードで簡単に操作できます。
日々の業務に追われる中で、「もっと楽に管理できたら」と感じている方は、今回のフローを試してみてください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
