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「せっかく集めた顧客情報、重複ばかりで管理が大変」「Salesforceに手入力していたら、同じ会社が何件も登録されていた」そんな経験はありませんか？
営業やマーケティングの現場では、Googleフォームで収集したデータをCRMにスムーズに取り込むことが求められると思います。
しかし手作業ではミスが増え、業務負担も大きくなります。
そこで今回は、「Googleフォームが送信されたら、重複チェックを行いSalesforceに取引先を追加する」自動化フローをご紹介します。
フォームの回答データをSalesforceと照合し、重複がなければ新規登録、すでに存在する場合は登録をスキップできます。
時間と手間をかけずに、スムーズな情報管理を実現に興味がある方は、ぜひ試してみてください。
ここからは、ノーコードツールYoomを使って「Googleフォームが送信されたら、重複チェックを行いSalesforceに取引先を追加する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
早速Googleフォームを活用し、重複チェックを行いSalesforceに追加する手順を解説しましょう。
重複チェックを行うことで、より正確性の高いデータを管理できるようになります。
今回のフローは大きくわけて以下のプロセスで構成されています。
Yoomのアカウント発行はこちらから。
すでにアカウントをお持ちの方はログインしておきましょう。
Yoomと各アプリを連携する作業を行います。
まずGoogleフォームから連携しましょう。
Yoomにログインしたら、マイアプリをクリック後、新規接続を選択しましょう。
マイアプリ一覧でGooglフォームを選択してください。
「Sign in with Google」を選択しましょう。
連携したいアカウントを選択しましょう。
「次へ」をクリックしてください。
「続行」をクリックしましょう。
これでGoogleフォームのマイアプリ登録ができました！
次にSalesforceをYoomと連携しましょう。
先ほどと同じ手順で、Yoomのワークスペースからマイアプリ→新規接続→Salesforceの順で選択しましょう。
ユーザー名とパスワードを入力しましょう。
これでSaleforceのマイアプリ登録ができました！
次に使用するテンプレートをYoomのテンプレートサイトからコピーします。
下のバナーをクリックしてみましょう！
「このテンプレートを試す」を選択後、コピー完了と表示されるので「OK」をクリックしましょう
これでコピーができました。
コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトに保存されています。
フローボットの設定に進みましょう！
先ほどコピーしたテンプレートの「フォームに回答が送信されたら」をクリックしてください。
タイトルは事前に入力されていますが、変更したい場合は入力をお願いします。
Googleフォームと連携するアカウント情報は、マイアプリ登録を行ったアカウントが表示されています。
複数のアカウントを連携している場合は、連携したいアカウントか確認しておきましょう。
トリガーアクションは「フォームに回答が送信されたら」を選択します。
設定後、「次へ」をクリックしましょう。
トリガーの起動間隔を設定しましょう。
注:トリガーの起動間隔時間は、契約プランによって異なります。
フォームIDを設定しましょう。
Googleフォームからサンプルの値を取得したいので、用意したGoogleフォームに回答を送信しましょう。
送信後、テストを実行しましょう。
Googleフォームの回答情報を取得できたら、テスト成功です！
Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法「取得する値を追加」から追加することが可能です。→詳細はこちら。
ここまで設定できたら、保存しましょう。
次に「取引先オブジェクトのレコードを検索」をクリックしてください。
タイトルは変更できますので、変更したい場合は入力してください。
Saleforceと連携するアカウント情報を確認しておきましょう。
アクションは「取引先オブジェクトのレコードを検索」を選択します。
設定後、「次へ」をクリックしましょう。
検索フィールド名はSalesforceのフィールド項目名を入力してください。
値はGoogleフォームのアウトプットから選択します。
マイドメインURLと取得するフィールド項目を設定してください。
設定後、テストをクリックしてください。
Salesforceのアウトプットが取得できたら、テスト成功です！
ここまで設定できたら保存しましょう。
次に「コマンドオペレーション」をクリックしましょう。
注:分岐は一部有料プランで利用できる機能（オペレーション）です。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能で、無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
タイトルは変更できます。
オペレーションは、「取引先オブジェクトのレコードを検索」、アウトプットは「totalSize」を選択しましょう。
totalSizeの値を確認することで、重複しているかの判断ができます。
分岐条件は、重複していない場合、Salesforceに追加したいので、「値と等しい」「0」を選択してください。
ここまでできたら保存しましょう。
最後の設定ステップです！
「取引先オブジェクトのレコードを作成」をクリックして、設定を進めましょう。
タイトルは変更できます。
Salesforceと連携するアカウント情報を確認しましょう。
アクションは「取引先オブジェクトのレコードを作成」を選択します。
設定したら、「次へ」をクリックしてください。
取引先名はGoogleフォームの「取引先名」のアウトプットを選択します。
取引先所有者ID、マイドメインURLを設定しましょう。
設定後、テストクリックし、Salesforceに登録できたら保存しましょう。
保存後、トリガーをONにしてフローボットの動作チェックを行いましょう！
これで設定完了しました！
いかがでしたか？簡単に設定できましたね。
Yoomには他にも便利な機能があります！
もっと作業効率を向上したいという方はお試しください。
フローボットを作成した人に起動したことをお知らせしてくれる機能があります。
テンプレート作成ページ右上の3点リーダーをクリックし、ワークフロー通知をONにしてみましょう。
Slackなど社内コミュニケーションツールと連携することが可能です。
取引先が登録されたら、顧客へアクションを行っている場合には、この仕組みを取り入れることで、スムーズに情報確認できそうです。
HubSpotにアプリを変更して、同様のフローボットを作成できます。
普段HubSpotを利用している方は、一緒に作成してみましょう！
1つ目でGoogleフォームのマイアプリ方法を紹介しているので、ここではHubSpotの登録手順を説明します。
Yoomのワークスペースからマイアプリ、新規接続をクリックし、マイアプリ一覧でHubSpotを選択しましょう。
「Sign in to your HubSpot account」を選択します。
パスワードを入力し、ログインしましょう。
これでHubSpotのマイアプリ登録ができました。
次に、テンプレートをコピーします。
下のバナーをクリックしてください。
↓こちら
「このテンプレートを試す」をクリックしコピーが完了したと表示されたら「OK」を選択します。
これでテンプレートのコピーができました。
Googleフォームの設定手順は1つ目と同じですので、HubSpotのアクション設定と分岐オペレーションの項目を解説します。
先ほどコピーしたテンプレートの「会社IDの一覧を取得」をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションの選択ページは、連携するアカウント情報やアクションを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
API接続設定のページはプロパティの内部を設定し、値にはGoogleフォームで取得した「会社名」をアウトプットから選択しましょう。
設定後、テストをクリックしてください。
HubSpotのアウトプットが取得できたら、保存しましょう。
「コマンドオペレーション」をクリックしましょう。
タイトルは変更できます。
オペレーションは「会社IDの一覧を取得」アウトプットは「会社IDの一覧」を選択しましょう。
分岐条件は、重複していない会社名をHubSpotに登録したいので「アウトプットが空」を選択してください。
ここまでできたら保存しましょう。
「会社を作成」をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションの選択は、連携するアカウント情報とアクションを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
API接続設定は、添付画像のようにGoogleフォームのアウトプットから選択しましょう。
設定後、テストをクリックしHubSpotに登録できたら保存しましょう。
保存後、トリガーをONにして動作チェックしたら、設定完了です！
次にGoogleフォームとNotionを連携して、同様のフローボットを作成していきます。
ここではNotionのマイアプリ登録をご紹介します。
Googleフォームのマイアプリ登録方法は1つ目のフローボット紹介を確認してください。
注:Notionのマイアプリ登録前に、使用したいデータベースを作成しておきましょう。
Yoomにログインしましょう。
次にマイアプリ→新規接続の順でクリックし、Notionを選択します。
ページを選択するをクリックしましょう。
アクセスを許可するページにチェックを入れ、「アクセスを許可する」をクリックしましょう。
これでNotionのマイアプリ登録ができました。
下のバナーをクリックして、テンプレートをコピーしましょう。
「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピー完了と表示されるので「OK」を選択してください。
フローボットを設定します。
Googleフォーム設定は1つ目のフローボット作成手順を確認してください。
コピーしたテンプレートの「レコードを取得する」をクリックしましょう。
データベースの連携のページでは、連携するアカウントとアクションを確認してください。
データベースIDを設定しましょう。
設定後、「次へ」をクリックします。
データベース操作の詳細設定のページでは、取得したいレコード条件を設定します。
設定後、テストをクリックし、Notionのレコード情報が取得できたら保存しましょう。
次に「コマンドオペレーション」を設定します。
オペレーションは「回答が送信されたら」アウトプットは「会社名」に設定しましょう。
分岐の条件は、「Notionに登録されている会社名と重複していないか」で分岐の判断をしたいので、「値と等しくない」とGoogeフォームのアウトプットから「会社名」を選択し保存しましょう。
最後に「レコードを追加する」をクリックしましょう。
データベースの連携のページは連携するアカウント情報とアクションを確認し、データベースIDを設定します。
データベース操作の詳細設定ページで追加するレコードの値を設定します。
添付画像のように、Googleフォームのアウトプットを選択しましょう。
設定後、テストを実行して、Notionの登録ができたら保存します。
最後にトリガーをONにして動作をチェックすれば、設定完了です！
他にもGoogleフォームを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Googleフォームの内容から請求書を作成してメールで送付
このテンプレートを活用すると、手動で請求書作成して、メール送信する作業を自動化できます。
これにより、作成の手間やミスなどを防止でき、スピーディーな請求書発行ができそうです。
2.Googleフォームで申請された取引先情報をマネーフォワード クラウド会計に登録する
手動でマネーフォワード クラウド会計に登録している時間と手間を省くことが可能です。
これにより、入力にかかっていた時間を他の業務に活用できるため、作業効率向上が期待できそうです。
3.Googleフォームで情報が送信されたら、Zoomのウェビナーに自動で登録する
多数のGoogleフォームが届く場合、手動でウェビナー登録していると、非効率だと感じることがあるかもしれません。
このテンプレートを活用すると、自動登録できるため、事務作業の時間を短縮できるでしょう。
GoogleフォームのデータをSalesforceやHubSpotと連携し、重複チェックを自動化することで、手作業の負担を大幅に削減が可能に。
これにより、データの整合性が保たれ、CRMの運用がよりスムーズに行えますね。
また、Notionとの連携を活用すれば、顧客情報の整理やチーム共有も簡単！
業務を効率化したいけれど、アプリ連携や自動化はハードルが高いと感じていた方も、Yoomならノーコードで簡単に操作できます。
日々の業務に追われる中で、「もっと楽に管理できたら」と感じている方は、今回のフローを試してみてください。
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