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Google スプレッドシートでコンタクト情報を管理している場合、情報の更新が自動化できれば便利ですよね。
そこでこの記事では、ノーコードツールYoomを活用して、Google スプレッドシートで行が更新されたら、HubSpotのコンタクト情報も更新する方法を紹介します。
データ管理の手間を大幅に削減し、業務の効率化を実現しましょう。
ぜひ最後までご覧ください。
[Yoomとは]
・営業チームがGoogle スプレッドシートとHubSpotを使い分けているが、データ管理が手間と感じている方
・顧客情報や商談データを複数のツールで管理しており、手動更新の時間を削減したい方
・営業やマーケティング業務の効率化を目指して、Google スプレッドシートとHubSpotの連携を検討している担当者
・データ入力ミスを減らしたいと考えており、情報の自動同期に関心がある業務担当者
Google スプレッドシートとHubSpotを連携させることで、データの手動更新作業が不要になり、時間を大幅に節約できます。
例えば、営業チームが顧客情報をGoogle スプレッドシートで管理している場合、従来はこれを手動でHubSpotに転記していたため、数回の更新作業が毎回発生していました。
この手順が自動化されることで、Google スプレッドシートの変更がオンタイムでHubSpotに反映されるので、従業員は無駄な作業から解放されます。
その結果、従業員は本来行うべき戦略的な業務や顧客対応に集中できるようになり、業務全体の効率が向上するでしょう。
手動でデータ更新を行うと、エラーが発生しがちです。
例えば、営業担当者が顧客情報を入力する際、誤ったデータを入力したり、同じ顧客情報を重複して登録してしまったりするリスクがあります。
しかし、Google スプレッドシートとHubSpotの連携によって、これらのエラーは大幅に減少します。
自動化により、Google スプレッドシートに入力されたデータがHubSpotに自動で正確に反映されるため、入力ミスが減り、データの品質の向上が期待できます。
取引が長くなると電話番号やメールアドレスなどの情報変更が発生することが多く、その変化にスピーディーに対応することが求められます。
そこでGoogle スプレッドシートとHubSpotを連携させることで、Google スプレッドシートに入力されたデータがタイムリーにHubSpotに反映されるので、チームメンバーは最新のコンタクト情報にアクセスできます。
例えば、顧客の連絡先変更があった場合、その情報がすぐに反映されるので、営業担当者は常に最新の顧客情報に基づいて商談を進めることができるでしょう。
ここまで、Google スプレッドシートとHubSpotの連携によるメリットを紹介してきました。
それでは早速、Yoomを使って今回使用するアプリを連携しましょう!
マイアプリ登録が完了したあと、「Google スプレッドシートで行が更新されたら、HubSpotのコンタクト情報も更新する」フローボットを作成していきます。
今回は、以下のプロセスです。
一緒に設定していきましょう!
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のGoogle スプレッドシートとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
Google スプレッドシートと検索し、Googleアカウントでログインしましょう。
この画面になるので、問題なければ続行をクリックします。
続いてHubSpotと連携します。
会員登録するか、ログインをお願いします。
Google スプレッドシートとHubSpotがマイアプリに連携されていればOKです。
今回はこのテンプレートを使用して進めます。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
Yoomをお使いの方はログインして、初めての方は会員登録をお願いします。
そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
・コンタクト情報の更新できるGoogle スプレッドシート。
ヘッダーは画像を参考にしてください。
(更新する情報はテストの際に記載します。)
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「行が更新されたら」を選択します。
タイトルは、任意で変更してください。
連携するアカウント情報の確認をしたら、次に進みます。
テーブル範囲はヘッダーも含め、全て入るように設定します。
今回、HubSpotで更新するコンタクトはこちらです。
(メールアドレスと電話番号を変更します。)
Google スプレッドシートに移動して情報を更新したら、G列に更新と入力します。
フローボットに戻り、テストします。
アウトプットにHubSpotの情報が反映したら保存します。
続いて「コンタクトの更新」をクリックしましょう。こちらも連携するアカウント情報の確認をお願いします。次に進み、項目の設定を行います。以下のように、アウトプットから選択してください。
更新内容も同じくアウトプットから選択します。
今回は追加で以下の項目を設定しました。
こちらもテストし、成功したら保存します。HubSpotを確認してみましょう。
無事にコンタクト情報が更新されていますね。
ここまでお疲れ様でした。
プログラミングに詳しくない私でも、簡単に進めることができました。
今回使用したフローボットはこちら↓
その他にも、YoomにはGoogle スプレッドシート・HubSpotを使ったテンプレートがあるので、いくつかご紹介します!
1.Google スプレッドシートで行が追加されたら、HubSpotにコンタクトを作成するフローです。
こちらはコンタクト作成版です。
今回のフローと併用すれば、コンタクトの作成から更新までを自動化できて便利です。
2.HubSpotにフォームが送信されたら、Google スプレッドシートに格納するフローです。
フォームに登録された内容を手動で転記するのは手間ですよね。
このフローを利用すれば自動でGoogle スプレッドシートに転記されるので、フォームの回答数が多くなっても対応できますね。
3.HubSpotに登録された新規コンタクト情報をGoogle スプレッドシートに記載するフローです。
コンタクト情報が登録されるたびに手動で転記していると、入力ミスが発生するリスクがあります。
このフローを利用すれば自動でコンタクト情報が転記されるので、他部署との連携もしやすくなりますね。
今回は「Google スプレッドシートで行が更新されたら、HubSpotのコンタクト情報も更新する」フローボットを紹介しました。
Google スプレッドシートとHubSpotを連携すると、データ管理の効率化とエラー削減が期待できます。
特にノーコードツールYoomを活用することで、専門知識がなくてもアプリ連携ができます。
結果として、営業やマーケティングチームはより戦略的な業務に集中でき、顧客満足度の向上にもつながるでしょう。
ぜひこの機会に、Yoomを使ったGoogle スプレッドシートとHubSpotの連携を検討してみてください。
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