HubSpotで商談情報が登録されたら、Googleカレンダーに予定を作成しSlackに通知する

■概要

HubSpotに新しい商談情報が登録されるたびに、手作業でGoogleカレンダーに予定を入れ、Slackで関係者に通知する業務に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、HubSpotへのコンタクト登録・更新をトリガーに、Googleカレンダーへの予定作成とSlackへの通知までの一連の流れを自動化し、これらの定型業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• HubSpotでの商談管理とGoogleカレンダーでの予定管理を手作業で行っている方
• 営業チーム内での迅速な情報共有のためSlackを活用しているマネージャーの方
• ツール間の連携を自動化し、営業活動の効率化を目指している担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• HubSpotへの情報登録だけで、カレンダーへの予定作成や通知が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手動での情報転記が不要になるため、予定の登録漏れや関係者への通知忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性が向上します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、HubSpot、Google スプレッドシート、Googleカレンダー、SlackをそれぞれYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「コンタクトが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでHubSpotの「コンタクトのカスタムプロパティを取得」を設定し、詳細情報を取得します。
4. 次に「分岐機能」を使い、取得した情報をもとに後続の処理を条件に応じて分岐させます。
5. 次に、Google スプレッドシートの「範囲に値を入力」や「レコードを取得する」を設定し、情報を記録・参照します。
6. 次に、Googleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、取得した情報をもとに予定を登録します。
7. 最後に、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションで、関係者へ自動で通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Slackでメッセージを送るアクションでは、通知先のチャンネルを任意のチャンネルに設定することが可能です。
• 通知メッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーや前のアクションで取得したHubSpotのコンタクト情報（会社名や担当者名など）を変数として埋め込むことで、状況に応じた柔軟な内容にカスタマイズできます。

■注意事項

• HubSpot、Googleカレンダー、Slack、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• このフローでは、Google スプレッドシートを用いて協定世界時(UTC)から日本標準時(JST)に日時を変換しています。変換方法については、こちらをご参照ください。