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【ノーコードで実現】Google スプレッドシートのシートを別のGoogle スプレッドシートに自動コピーする方法
「申し込みがあるたびに、管理用のシートを作成するのは面倒…」
「手動で繰り返しコピーするのは手間がかかる…」
「重要なデータを扱うから、コピー漏れや操作ミスが心配で、何度も確認してしまう…」
このように、Google スプレッドシートのシートを手動でコピーする作業に、手間や不安を感じていませんか？
もし、Google スプレッドシートの特定のシートを、指定した別のGoogle スプレッドシートへ自動でコピーできる仕組みがあれば、こうした手作業やコピー漏れ、入力ミスのリスクを減らし、管理シートの作成から必要な情報の入力までスムーズに進められるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle スプレッドシートのシートを別のGoogle スプレッドシートにコピーする業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要Googleフォームに申し込みがあるたびに、管理用のGoogle スプレッドシートを手動で準備していませんか？雛形シートをコピーして名前を変更し、申し込み情報を転記する作業は、件数が増えると大きな負担になることもあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、Google シートでシートを別のスプレッドシートにコピーする一連の作業を自動化し、こうした手作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- GoogleフォームとGoogle スプレッドシートで申し込みや問い合わせ管理を行っている担当者の方
- Google シートでシートを別のスプレッドシートにコピーする定型業務の自動化に関心がある方
- 手作業による申し込み対応の抜け漏れを防ぎ、管理業務を効率化したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット- Googleフォームへの回答時に自動で管理シートが作成されるため、手作業でのコピー＆ペーストや情報転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるシートのコピーし忘れや、申し込み情報の転記ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ- はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「シート（タブ）をコピーする」アクションを設定し、雛形となるシートをコピーします。
- 次に、Google スプレッドシートの「シート名を更新する」アクションを設定し、コピーしたシートの名称を回答者の情報などをもとに変更します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「範囲に値を入力」アクションを設定し、フォームの回答内容をコピーしたシートの指定範囲に入力します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Googleフォームのトリガー設定では、起動の対象としたい任意のフォームIDを設定してください。
- Google スプレッドシートの各オペレーションでは、コピー元のスプレッドシートIDやタブ名、コピー先のIDなどを任意で設定してください。
■注意事項- Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- GoogleフォームとGoogle スプレッドシートで申し込みや問い合わせ管理を行っている担当者の方
- Google シートでシートを別のスプレッドシートにコピーする定型業務の自動化に関心がある方
- 手作業による申し込み対応の抜け漏れを防ぎ、管理業務を効率化したいチームリーダーの方
- Googleフォームへの回答時に自動で管理シートが作成されるため、手作業でのコピー＆ペーストや情報転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるシートのコピーし忘れや、申し込み情報の転記ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
- はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「シート（タブ）をコピーする」アクションを設定し、雛形となるシートをコピーします。
- 次に、Google スプレッドシートの「シート名を更新する」アクションを設定し、コピーしたシートの名称を回答者の情報などをもとに変更します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「範囲に値を入力」アクションを設定し、フォームの回答内容をコピーしたシートの指定範囲に入力します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、起動の対象としたい任意のフォームIDを設定してください。
- Google スプレッドシートの各オペレーションでは、コピー元のスプレッドシートIDやタブ名、コピー先のIDなどを任意で設定してください。
- Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
Google スプレッドシートのシートを別のスプレッドシートへコピーする主な方法
Google スプレッドシートのシートを別のスプレッドシートへコピーする方法はいくつかあります。
1.手動でシートをコピーする方法
少量のシートをコピーしたい場合は、Google スプレッドシートの標準機能を使う方法が簡単です。
コピーしたいシートのタブを右クリックし、「別のワークブックにコピー」を選択するだけで、指定したシートへ複製できます。
2.Google Apps Scriptで自動化する方法
繰り返しシートをコピーしたい場合は、Google Apps Scriptを使う方法もあります。
細かい条件を設定できるため自由度は高いですが、スクリプトの作成にはプログラミングの知識が必要です。
3.自動化ツールを利用する方法
プログラミングを使わずにコピー作業を自動化したい場合は、自動化ツールを活用する方法がおすすめです。
フォーム送信やデータベースへの案件追加などをきっかけに、シートのコピーを自動で実行できます。同じコピー作業を繰り返し行っている場合に便利です。
なお、元のスプレッドシートのデータを別のスプレッドシートでも参照したい場合は、IMPORTRANGE関数を利用する方法があります。
コピーとは異なり、元のデータが更新されると、参照先にも変更が反映されます。
テンプレートを複製して別々に管理したい場合はシートのコピー、元データを共有・参照したい場合はIMPORTRANGE関数など、目的に応じて使い分けましょう。
Google スプレッドシートのコピーを自動化すると便利なケース
毎回手作業でシートをコピーし、名前を変更したうえで、必要な情報を入力するのは意外と手間がかかりますよね。
ここでは、Google スプレッドシートのコピーを自動化することで得られる具体的なメリットと活用シーンをご紹介します。
1.イベントやセミナーの申し込みごとの管理シート作成
イベントやセミナーへの申し込みがあるたびに、申込者の情報を入力した管理シートを自動で作成できます。
参加者ごとの情報を整理しながら、受付確認や案内送付などの対応をスムーズに進められます。
2.案件受付や問い合わせごとの作業シート生成
フォーム受付や案件発生と同時に専用シートが立ち上がる仕組みにしておけば、案件ごとの進捗管理がスムーズになり、対応漏れの防止にもつながります。
3.新入社員ごとのオンボーディングシート作成
入社に合わせてチェックリストや研修用のシートを自動で用意できるため、受け入れ側の準備負担を減らし、抜け漏れのないフォローが行えます。
このように、あらかじめ用意したテンプレートシートの複製から運用開始までの流れを自動化することで、作成漏れや入力ミスを防ぎ、スムーズに業務を進められます。
Google スプレッドシートのシートコピーを自動化する方法
普段お使いのGoogle スプレッドシートで、特定のシートを別のGoogle スプレッドシートにコピーする作業を自動化することで、手作業による負担やミスを減らせます。
ここでは、シートのコピーを自動化できる具体的な方法を、Yoomのテンプレートとあわせて紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Googleフォームの申し込みをもとに、Google スプレッドシートの雛形シートをコピーして管理シートを作成する
Googleフォームに申し込みがあったら、指定したGoogle スプレッドシートの雛形シートを別のスプレッドシートへ自動でコピーし、シート名の変更やフォーム回答の入力まで行うことができます。
申し込みごとに管理シートを作成する作業を自動化したい場合に便利です。
■概要Googleフォームに申し込みがあるたびに、管理用のGoogle スプレッドシートを手動で準備していませんか？雛形シートをコピーして名前を変更し、申し込み情報を転記する作業は、件数が増えると大きな負担になることもあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、Google シートでシートを別のスプレッドシートにコピーする一連の作業を自動化し、こうした手作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- GoogleフォームとGoogle スプレッドシートで申し込みや問い合わせ管理を行っている担当者の方
- Google シートでシートを別のスプレッドシートにコピーする定型業務の自動化に関心がある方
- 手作業による申し込み対応の抜け漏れを防ぎ、管理業務を効率化したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット- Googleフォームへの回答時に自動で管理シートが作成されるため、手作業でのコピー＆ペーストや情報転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるシートのコピーし忘れや、申し込み情報の転記ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ- はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「シート（タブ）をコピーする」アクションを設定し、雛形となるシートをコピーします。
- 次に、Google スプレッドシートの「シート名を更新する」アクションを設定し、コピーしたシートの名称を回答者の情報などをもとに変更します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「範囲に値を入力」アクションを設定し、フォームの回答内容をコピーしたシートの指定範囲に入力します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Googleフォームのトリガー設定では、起動の対象としたい任意のフォームIDを設定してください。
- Google スプレッドシートの各オペレーションでは、コピー元のスプレッドシートIDやタブ名、コピー先のIDなどを任意で設定してください。
■注意事項- Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- GoogleフォームとGoogle スプレッドシートで申し込みや問い合わせ管理を行っている担当者の方
- Google シートでシートを別のスプレッドシートにコピーする定型業務の自動化に関心がある方
- 手作業による申し込み対応の抜け漏れを防ぎ、管理業務を効率化したいチームリーダーの方
- Googleフォームへの回答時に自動で管理シートが作成されるため、手作業でのコピー＆ペーストや情報転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるシートのコピーし忘れや、申し込み情報の転記ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
- はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「シート（タブ）をコピーする」アクションを設定し、雛形となるシートをコピーします。
- 次に、Google スプレッドシートの「シート名を更新する」アクションを設定し、コピーしたシートの名称を回答者の情報などをもとに変更します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「範囲に値を入力」アクションを設定し、フォームの回答内容をコピーしたシートの指定範囲に入力します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、起動の対象としたい任意のフォームIDを設定してください。
- Google スプレッドシートの各オペレーションでは、コピー元のスプレッドシートIDやタブ名、コピー先のIDなどを任意で設定してください。
- Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
Google スプレッドシートに行が追加されたら、シートをコピーする
Google スプレッドシートに新しい行が追加されたことをきっかけに、指定したシートを別のGoogle スプレッドシートへ自動でコピーすることもできます。
■概要Google スプレッドシートで、定期的なレポート作成やデータのバックアップのために、手作業でシートをコピーしていませんか。こうした手作業での繰り返し業務は手間がかかるだけでなく、コピーのし忘れといったミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの特定のシートに行が追加されると、自動でシートをコピーする仕組みを構築でき、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方- Google スプレッドシートでの手作業によるシートの複製に手間を感じている方
- 月次レポート作成やデータバックアップのため、定期的にシートをコピーしている担当者の方
- シートのコピー忘れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データ管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット- Google スプレッドシートに行が追加されると自動でシートがコピーされるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での操作が不要になることで、シートのコピー忘れや誤ったシートを複製するなどのヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ- はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「シート（タブ）をコピーする」アクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- トリガーおよびオペレーションの各設定で、対象となるGoogle スプレッドシートのIDを任意で設定してください。
- 同様に、トリガーの監視対象としたいシート（タブ）名と、オペレーションでコピーしたいシート（タブ）名をそれぞれ設定してください。
■注意事項- Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
さらに、シートのコピー後にチャットツールやメールで通知する処理を組み合わせることも可能です。コピーが完了したことを関係者へ知らせたい場合などに活用できます。- Google スプレッドシートでの手作業によるシートの複製に手間を感じている方
- 月次レポート作成やデータバックアップのため、定期的にシートをコピーしている担当者の方
- シートのコピー忘れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データ管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートに行が追加されると自動でシートがコピーされるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での操作が不要になることで、シートのコピー忘れや誤ったシートを複製するなどのヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「シート（タブ）をコピーする」アクションを設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーおよびオペレーションの各設定で、対象となるGoogle スプレッドシートのIDを任意で設定してください。
- 同様に、トリガーの監視対象としたいシート（タブ）名と、オペレーションでコピーしたいシート（タブ）名をそれぞれ設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
Google スプレッドシートのシートを別のGoogle スプレッドシートに自動コピーするフローを作ってみよう
それではここからGoogleフォームの申し込みをもとに、Google スプレッドシートの雛形シートをコピーして管理シートを作成するフローを解説していきます！
このフローを活用することで、Googleフォームの回答をもとに、雛形から管理シートを自動で作成できるため、毎回シートを手作業でコピーする必要がありません。
あらかじめ作成しておいた雛形を使うことで、管理シートの形式を統一できるほか、手作業によるコピー漏れも防止できます。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleフォーム／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GoogleフォームとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Googleフォームのトリガー設定とGoogle スプレッドシートのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
■概要Googleフォームに申し込みがあるたびに、管理用のGoogle スプレッドシートを手動で準備していませんか？雛形シートをコピーして名前を変更し、申し込み情報を転記する作業は、件数が増えると大きな負担になることもあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、Google シートでシートを別のスプレッドシートにコピーする一連の作業を自動化し、こうした手作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- GoogleフォームとGoogle スプレッドシートで申し込みや問い合わせ管理を行っている担当者の方
- Google シートでシートを別のスプレッドシートにコピーする定型業務の自動化に関心がある方
- 手作業による申し込み対応の抜け漏れを防ぎ、管理業務を効率化したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット- Googleフォームへの回答時に自動で管理シートが作成されるため、手作業でのコピー＆ペーストや情報転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるシートのコピーし忘れや、申し込み情報の転記ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ- はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「シート（タブ）をコピーする」アクションを設定し、雛形となるシートをコピーします。
- 次に、Google スプレッドシートの「シート名を更新する」アクションを設定し、コピーしたシートの名称を回答者の情報などをもとに変更します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「範囲に値を入力」アクションを設定し、フォームの回答内容をコピーしたシートの指定範囲に入力します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Googleフォームのトリガー設定では、起動の対象としたい任意のフォームIDを設定してください。
- Google スプレッドシートの各オペレーションでは、コピー元のスプレッドシートIDやタブ名、コピー先のIDなどを任意で設定してください。
■注意事項- Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- GoogleフォームとGoogle スプレッドシートで申し込みや問い合わせ管理を行っている担当者の方
- Google シートでシートを別のスプレッドシートにコピーする定型業務の自動化に関心がある方
- 手作業による申し込み対応の抜け漏れを防ぎ、管理業務を効率化したいチームリーダーの方
- Googleフォームへの回答時に自動で管理シートが作成されるため、手作業でのコピー＆ペーストや情報転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるシートのコピーし忘れや、申し込み情報の転記ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
- はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「シート（タブ）をコピーする」アクションを設定し、雛形となるシートをコピーします。
- 次に、Google スプレッドシートの「シート名を更新する」アクションを設定し、コピーしたシートの名称を回答者の情報などをもとに変更します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「範囲に値を入力」アクションを設定し、フォームの回答内容をコピーしたシートの指定範囲に入力します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、起動の対象としたい任意のフォームIDを設定してください。
- Google スプレッドシートの各オペレーションでは、コピー元のスプレッドシートIDやタブ名、コピー先のIDなどを任意で設定してください。
- Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
ステップ1：マイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
以下のナビを参照して、マイアプリ連携を行ってください。
※なお、以下のナビではGoogle スプレッドシートの手順を解説していますが、Googleフォームの手順も同様なので、ナビを参照してマイアプリ連携してください。
【Googleフォーム・Google スプレッドシートのマイアプリ連携】
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要Googleフォームに申し込みがあるたびに、管理用のGoogle スプレッドシートを手動で準備していませんか？雛形シートをコピーして名前を変更し、申し込み情報を転記する作業は、件数が増えると大きな負担になることもあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、Google シートでシートを別のスプレッドシートにコピーする一連の作業を自動化し、こうした手作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- GoogleフォームとGoogle スプレッドシートで申し込みや問い合わせ管理を行っている担当者の方
- Google シートでシートを別のスプレッドシートにコピーする定型業務の自動化に関心がある方
- 手作業による申し込み対応の抜け漏れを防ぎ、管理業務を効率化したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット- Googleフォームへの回答時に自動で管理シートが作成されるため、手作業でのコピー＆ペーストや情報転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるシートのコピーし忘れや、申し込み情報の転記ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ- はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「シート（タブ）をコピーする」アクションを設定し、雛形となるシートをコピーします。
- 次に、Google スプレッドシートの「シート名を更新する」アクションを設定し、コピーしたシートの名称を回答者の情報などをもとに変更します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「範囲に値を入力」アクションを設定し、フォームの回答内容をコピーしたシートの指定範囲に入力します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Googleフォームのトリガー設定では、起動の対象としたい任意のフォームIDを設定してください。
- Google スプレッドシートの各オペレーションでは、コピー元のスプレッドシートIDやタブ名、コピー先のIDなどを任意で設定してください。
■注意事項- Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- GoogleフォームとGoogle スプレッドシートで申し込みや問い合わせ管理を行っている担当者の方
- Google シートでシートを別のスプレッドシートにコピーする定型業務の自動化に関心がある方
- 手作業による申し込み対応の抜け漏れを防ぎ、管理業務を効率化したいチームリーダーの方
- Googleフォームへの回答時に自動で管理シートが作成されるため、手作業でのコピー＆ペーストや情報転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるシートのコピーし忘れや、申し込み情報の転記ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
- はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「シート（タブ）をコピーする」アクションを設定し、雛形となるシートをコピーします。
- 次に、Google スプレッドシートの「シート名を更新する」アクションを設定し、コピーしたシートの名称を回答者の情報などをもとに変更します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「範囲に値を入力」アクションを設定し、フォームの回答内容をコピーしたシートの指定範囲に入力します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、起動の対象としたい任意のフォームIDを設定してください。
- Google スプレッドシートの各オペレーションでは、コピー元のスプレッドシートIDやタブ名、コピー先のIDなどを任意で設定してください。
- Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
ステップ3：Googleフォームのトリガー設定
最初の設定です！
まずは以下の赤枠をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを設定しましょう。
アカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。トリガーアクションは変更せず、次に進みましょう。
ここでは、トリガーとなるGoogleフォームの設定をします。
まだ、Googleフォームを準備していない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は下記のようなGoogleフォームを作成しました。
また、この後のテスト操作でGoogleフォームから回答が送信されている必要があるので、フォームの回答もあわせて行いましょう。
Googleフォームの準備が整ったら、Yoom画面に戻り下記項目を入力してください。
- トリガーの起動間隔：プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。プランによって異なるため、注意してください。特にこだわりがなければ起動時間が一番短いものを選択してください。
- フォームID：入力欄下の注釈を参考に、先ほど作成したGoogleフォームのフォームIDを入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
テストが成功するとGoogleフォームで回答した内容が「取得した値」に反映されます。
※Googleフォームをトリガーに設定した場合の回答データの取得方法については、以下のリンクを確認してください。
最後に、「完了」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ4：Google スプレッドシートのシートをコピーする設定
赤枠をクリックしてください。
ここでは、Google スプレッドシートから特定のシートをコピーして新しくシートを作成する設定を行います。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、「次へ」をクリックしましょう！
次の画面で、必須項目を設定していきます！
- スプレッドシートID（コピー元）：入力欄をクリックして表示される候補から選択可能です！
- シートID：入力欄をクリックして表示される候補から選択しましょう。
コピーしたいシートを選択してください。
今回は、以下のシートをコピーしたいので、「シートID」の項目で該当のシート名を選択しました。
※あらかじめ書式やチェックリストを設定した雛形シートを用意しておけば、フォームから申し込みがあるたびに、その設定を引き継いだシートを作成できます。
- スプレッドシートID（コピー先）：入力欄をクリックして表示される候補から選択可能です。
設定を確認できたら、「テスト」をクリックしましょう！
取得した値に表示されたことを確認し、最後に「完了」をクリックしてください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
Google スプレッドシートの画面に移り、確認してみましょう！
無事にコピーできましたね。
ステップ5：Google スプレッドシートのシート名を更新する設定
赤枠をクリックしてください。
ここでは、先ほどコピーしたシート名を更新する設定を行います。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、「次へ」をクリックしましょう！
次の画面で、必須項目を設定していきます！
- スプレッドシートID：入力欄をクリックして表示される候補から選択可能です！
先ほどコピーしたシートが保存されているスプレッドシートIDを選択してください。 - シートID：「シートをコピーする」で取得した値を選択してください。
取得した値は入力欄をクリックすると表示されます。 - シート名：自由に設定してください。
ここでは、取得した値を引用して設定しました。
「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功したら、「完了」をクリックしてください。
Google スプレッドシートの画面に移り、シート名が変更されたか確認してみましょう。
無事に変更されましたね！
ステップ6：フォームの回答情報を転記する設定
赤枠をクリックしてください。
コピーしたシートにフォームの回答情報を転記する設定を行います。
連携するアカウント情報を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
各項目を設定していきましょう。
- スプレッドシートID：入力欄をクリックして表示される候補から選択します。
コピー先のシートを選択してください。 - シート名：「シート名を更新する」で設定したシート名を記載します。
- 対象のセル範囲：入力欄下の注釈を参照し、入力します。
今回は、以下の赤枠部分が対象のため「B8:B12」と入力しました。
- 入力する値：「値」の項目に、Googleフォームの設定で取得した値を引用して設定してください。
設定ができたら、「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功したら、「完了」をクリックします。
コピー先のシートに、Googleフォームの回答情報が転記されていればOKです！
ステップ7：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
Google スプレッドシートに関連するその他の自動化事例
Google スプレッドシートを使った自動化は、今回ご紹介したGoogle スプレッドシートのシートを別のGoogle スプレッドシートに自動コピーする以外にも様々な業務に応用できます。
ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてください。
■概要Google スプレッドシートで管理しているリストやタスク表の更新に気づかず、対応が遅れてしまった経験はありませんか？複数人でシートを編集していると、誰がどこを更新したのか把握するのは大変な作業です。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートで特定の行が更新された際に、その内容を自動でSlackに通知することが可能になり、スムーズな情報共有と対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- Google スプレッドシートを使い、チームの進捗やタスクを管理している方
- 手動での情報共有やSlackへの通知作業に、手間や時間を取られている方
- スプレッドシートの更新の見落としを防ぎ、コミュニケーションを円滑にしたい方
■このテンプレートを使うメリット- スプレッドシートの行が更新されると自動でSlackに通知が飛ぶため、これまで手動で共有していた時間を短縮できます。
- 通知の送り忘れや内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、チームへ正確な情報を確実に共有することに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Google スプレッドシートとSlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定し、対象のシートなどを指定します
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、トリガーで取得した更新情報を任意のチャンネルに通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google スプレッドシートのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいスプレッドシート、シート、更新を検知したい列などを任意で設定してください。
- Slackへの通知設定では、通知先のチャンネルを自由に指定できるほか、通知メッセージの本文に固定のテキストを入れたり、更新された行の情報を変数として埋め込んだりするカスタマイズが可能です。
■注意事項- Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要Google スプレッドシートで案件や顧客リストを管理する際、新しい情報が追加されるたびにGoogle Driveに手動でフォルダを作成していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると手間がかかり、フォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、指定したGoogle Drive内にフォルダが自動で作成され、こうした課題を円滑に削減します。
■このテンプレートをおすすめする方- Google スプレッドシートでの情報管理と連携して、Google Driveのフォルダ作成を手作業で行っている方
- フォルダの作成漏れや命名規則の不統一といった、手作業によるミスを減らしたいと考えている方
- 定型的なファイル管理業務から解放され、本来のコア業務に集中したいと考えているビジネスパーソン
■このテンプレートを使うメリット- Google スプレッドシートに行が追加されると自動でフォルダが作成されるため、手作業でのフォルダ作成にかかる時間を短縮することができます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名ルールの間違いといったヒューマンエラーを防止し、管理体制の標準化に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Google スプレッドシートとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定します。フォルダ名はトリガーで取得したスプレッドシートの情報を活用できます。
- 最後に、再度オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定して、作成したフォルダのURLなどを元のシートに書き戻します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- トリガーとなるGoogle スプレッドシートのアクションでは、対象のスプレッドシート、シート名、監視するテーブルの範囲を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートのレコードを更新するアクションでは、どの列を更新するか、また前段で取得したどの情報を割り当てるかなどを自由にカスタマイズできます。
■注意事項- Google スプレッドシートとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
■概要Notionでタスクやプロジェクト管理を行い、その情報をGoogle スプレッドシートで集計・分析しているものの、手作業でのデータ転記に手間を感じていませんか？情報の更新漏れや入力ミスが発生する懸念もあります。このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースに情報が追加・更新されると、指定したGoogle スプレッドシートへ自動でデータが追加されるため、こうした二重入力の手間を削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方- NotionとGoogle スプレッドシートを併用し、二重入力の手間に課題を感じている方
- 手作業によるデータ転記での入力漏れやミスを減らし、業務を効率化したい方
- Notionのデータベース情報を起点に、様々なデータ管理を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Notionのデータベース更新をトリガーに、自動でGoogle スプレッドシートへレコードが追加されるため、データ転記作業の時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ移行が減ることで、コピー＆ペーストによる入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、NotionとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「データベースが作成または更新されたら」を設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定して、Notionから取得した情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Notionのトリガー設定では、連携の起点としたいデータベースを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートにレコードを追加する際に、Notionデータベースのどの情報をどの列に追加するかを任意で設定できます。
■注意事項- Notion、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要Google スプレッドシートで管理している顧客情報をもとに、手作業で書類を作成してGmailで送付する業務に手間を感じていませんか？この一連の作業は件数が増えるほど時間に追われ、宛先の間違いといったミスも起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行が更新されるだけで書類の発行からGmailでの送付までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方- Google スプレッドシートを基に、手作業で書類作成・送付を行っている営業・事務担当者の方
- 顧客情報の更新から書類送付までのプロセスで発生する、入力ミスや遅延を防止したい方
- Gmailを使った定型的なメール送信を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Google スプレッドシートの情報更新をトリガーに、書類発行からGmailでの送付までが自動で実行されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での情報転記やメール作成が不要になることで、入力内容や宛先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定して、対象のスプレッドシートとシートを指定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、更新された行の情報を基に書類を作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した書類を添付して指定の宛先にメールを自動送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google スプレッドシートで「書類を発行する」アクションを設定する際、事前に作成した雛形を利用することで、請求書や送付状など任意のレイアウトでの書類作成が可能です。
- Gmailで「メールを送る」アクションを設定する際、送信先アドレスやメッセージ内容に、Google スプレッドシートから取得した会社名や担当者名などの動的な情報を埋め込めます。
■注意事項- Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要Google スプレッドシートで管理しているリストを、一件ずつSalesforceに手作業で入力する業務に手間を感じていないでしょうか。こうした手作業でのデータ移行は時間がかかるだけでなく、入力ミスや連携漏れといったヒューマンエラーを招く原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されると自動でSalesforceにレコードが作成されるため、データ連携に関わる業務を効率化できます。■このテンプレートをおすすめする方- Google スプレッドシートで管理している情報をSalesforceへ手動で入力している方
- Salesforceへのデータ入力ミスや連携漏れを防ぎたいと考えている営業やマーケティング担当者の方
- SaaS間のデータ連携を自動化し、手作業による定型業務の工数を削減したい方
■このテンプレートを使うメリット- Google スプレッドシートへの行追加をきっかけに、Salesforceへ自動でレコードが作成されるため、データ入力にかかっていた時間を削減できます
- 手作業による転記が減ることで、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データ精度の向上に繋がります
■フローボットの流れ- はじめに、Google スプレッドシートとSalesforceをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定し、対象のシートを指定します
- 続いて、オペレーションでSalesforceを選択し、「リードオブジェクトのレコードを作成」アクションを設定し、スプレッドシートから取得した情報を紐付けます
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、Salesforceへの連携が完了したことを示すステータスなどを書き込みます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google スプレッドシートのトリガー設定では、起動のきっかけとしたいスプレッドシートおよびシートを任意で設定してください
- Salesforceへのレコード作成オペレーションでは、Google スプレッドシートのどの列の情報をSalesforceのどの項目に連携するかを任意で設定できます
■注意事項- Google スプレッドシート、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートを使い、チームの進捗やタスクを管理している方
- 手動での情報共有やSlackへの通知作業に、手間や時間を取られている方
- スプレッドシートの更新の見落としを防ぎ、コミュニケーションを円滑にしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- スプレッドシートの行が更新されると自動でSlackに通知が飛ぶため、これまで手動で共有していた時間を短縮できます。
- 通知の送り忘れや内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、チームへ正確な情報を確実に共有することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとSlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定し、対象のシートなどを指定します
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、トリガーで取得した更新情報を任意のチャンネルに通知します
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいスプレッドシート、シート、更新を検知したい列などを任意で設定してください。
- Slackへの通知設定では、通知先のチャンネルを自由に指定できるほか、通知メッセージの本文に固定のテキストを入れたり、更新された行の情報を変数として埋め込んだりするカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google スプレッドシートでの情報管理と連携して、Google Driveのフォルダ作成を手作業で行っている方
- フォルダの作成漏れや命名規則の不統一といった、手作業によるミスを減らしたいと考えている方
- 定型的なファイル管理業務から解放され、本来のコア業務に集中したいと考えているビジネスパーソン
- Google スプレッドシートに行が追加されると自動でフォルダが作成されるため、手作業でのフォルダ作成にかかる時間を短縮することができます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名ルールの間違いといったヒューマンエラーを防止し、管理体制の標準化に繋がります。
- はじめに、Google スプレッドシートとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定します。フォルダ名はトリガーで取得したスプレッドシートの情報を活用できます。
- 最後に、再度オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定して、作成したフォルダのURLなどを元のシートに書き戻します。
- トリガーとなるGoogle スプレッドシートのアクションでは、対象のスプレッドシート、シート名、監視するテーブルの範囲を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートのレコードを更新するアクションでは、どの列を更新するか、また前段で取得したどの情報を割り当てるかなどを自由にカスタマイズできます。
- Google スプレッドシートとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- NotionとGoogle スプレッドシートを併用し、二重入力の手間に課題を感じている方
- 手作業によるデータ転記での入力漏れやミスを減らし、業務を効率化したい方
- Notionのデータベース情報を起点に、様々なデータ管理を自動化したいと考えている方
- Notionのデータベース更新をトリガーに、自動でGoogle スプレッドシートへレコードが追加されるため、データ転記作業の時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ移行が減ることで、コピー＆ペーストによる入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- はじめに、NotionとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「データベースが作成または更新されたら」を設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定して、Notionから取得した情報を紐付けます。
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、連携の起点としたいデータベースを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートにレコードを追加する際に、Notionデータベースのどの情報をどの列に追加するかを任意で設定できます。
- Notion、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートを基に、手作業で書類作成・送付を行っている営業・事務担当者の方
- 顧客情報の更新から書類送付までのプロセスで発生する、入力ミスや遅延を防止したい方
- Gmailを使った定型的なメール送信を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの情報更新をトリガーに、書類発行からGmailでの送付までが自動で実行されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での情報転記やメール作成が不要になることで、入力内容や宛先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定して、対象のスプレッドシートとシートを指定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、更新された行の情報を基に書類を作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した書類を添付して指定の宛先にメールを自動送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートで「書類を発行する」アクションを設定する際、事前に作成した雛形を利用することで、請求書や送付状など任意のレイアウトでの書類作成が可能です。
- Gmailで「メールを送る」アクションを設定する際、送信先アドレスやメッセージ内容に、Google スプレッドシートから取得した会社名や担当者名などの動的な情報を埋め込めます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google スプレッドシートで管理している情報をSalesforceへ手動で入力している方
- Salesforceへのデータ入力ミスや連携漏れを防ぎたいと考えている営業やマーケティング担当者の方
- SaaS間のデータ連携を自動化し、手作業による定型業務の工数を削減したい方
- Google スプレッドシートへの行追加をきっかけに、Salesforceへ自動でレコードが作成されるため、データ入力にかかっていた時間を削減できます
- 手作業による転記が減ることで、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データ精度の向上に繋がります
- はじめに、Google スプレッドシートとSalesforceをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定し、対象のシートを指定します
- 続いて、オペレーションでSalesforceを選択し、「リードオブジェクトのレコードを作成」アクションを設定し、スプレッドシートから取得した情報を紐付けます
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、Salesforceへの連携が完了したことを示すステータスなどを書き込みます
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、起動のきっかけとしたいスプレッドシートおよびシートを任意で設定してください
- Salesforceへのレコード作成オペレーションでは、Google スプレッドシートのどの列の情報をSalesforceのどの項目に連携するかを任意で設定できます
- Google スプレッドシート、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます
まとめ
Google スプレッドシートのシートを別のGoogle スプレッドシートにコピーする作業を自動化することで、これまで手作業で行っていたシートのコピー作業の手間を削減し、ヒューマンエラー防止が可能です。
これにより、必要な情報が入力されたシートをスムーズに用意でき、その後の業務にもすぐ取りかかれるようになります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
