■概要
Google スプレッドシートに新しい行が追加されるたび、手動でシートをコピーし、その内容をOutlookで通知する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に、コピーミスや通知の遅延は業務に影響を与えかねません。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートへの行追加をトリガーとして、シートのコピーとOutlookでの通知を自動化でき、これらの課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートの更新情報を都度手作業でコピーしOutlookで通知している方
- データの手入力や転記作業に伴うミスを減らし、業務効率を向上させたい担当者の方
- Google スプレッドシートの重要な変更を、迅速かつ正確に関係者へ共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートに行が追加されると自動でシートがコピーされOutlookで通知が送信されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮することができます。
- 手動でのシートコピーやメール作成に伴う、コピー元の選択ミスや宛先間違い、通知漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。この際、監視対象のスプレッドシートとシートを指定してください。
- 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「シート（タブ）をコピーする」アクションを設定します。トリガーで取得した情報を活用し、コピー元のスプレッドシートIDやシート名、コピー後の新しいシート名などを指定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定します。コピーしたシートの情報（例：シート名やURLなど）を含んだ通知メールの件名や本文を作成し、指定した宛先に送信されるようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookの「メールを送る」アクションでは、通知メールの送信先メールアドレスを自由に設定できます。個別の担当者や関連部署のメーリングリストなど、実際の運用に合わせてTo、Cc、Bccを柔軟に指定してください。
- 同じくOutlookの「メールを送る」アクションにおいて、メールの件名や本文の内容も詳細にカスタマイズすることが可能です。例えば、Google スプレッドシートで追加された行のデータや、コピーされたシートの名称などを本文に動的に挿入することで、受信者にとってより具体的で分かりやすい通知を作成できます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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