Outlookでタスクが作成されたら、Google スプレッドシートにレコードを追加する

■概要

Outlookで作成したタスク情報を、チームで共有するためにGoogle スプレッドシートへ手入力していませんか？この作業は単純ですが、手間がかかる上に転記ミスや更新漏れが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、OutlookとGoogle スプレッドシートが連携し、タスクが作成されると指定のGoogle スプレッドシートへ自動でレコードを追加するため、手作業による手間を省き、スムーズな情報共有を実現します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• OutlookのタスクをGoogle スプレッドシートで管理しており、手作業での転記を効率化したい方
• Outlookで作成した個人のタスクを、チームで管理しているGoogle スプレッドシートへ共有したい方
• タスク管理の重複入力をなくし、ヒューマンエラーを防ぎたいと考えているプロジェクトマネージャーの方

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■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでタスクが作成されると自動でGoogle スプレッドシートへレコードが追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、情報の正確性を保つことに繋がります。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、Outlookから取得したタスク情報をどの列に追加するかを指定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、自動化の対象とする特定のタスクリストをIDで指定します。
• Google スプレッドシートのオペレーション設定では、レコードを追加するスプレッドシートのIDと、対象となるシート（タブ名）を任意で設定します。

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■注意事項

• Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。