■概要
Outlookで受信したお問い合わせや通知メールの内容を、都度Google スプレッドシートに手作業で転記していませんか？
この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスも起こりがちです。
このワークフローは、Outlookで特定の件名のメールを受信すると、AIが内容を解析し、自動でGoogle スプレッドシートに情報を追加します。
手作業による手間やヒューマンエラーをなくし、効率的な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する特定メールの情報を、Google スプレッドシートで管理している方
- メールからのデータ転記作業に課題を感じ、業務を効率化したいと考えている方
- 手作業による情報入力のミスをなくし、データの正確性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで特定メールを受信した際に、自動で内容がGoogle スプレッドシートに追加されるため、転記作業にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記がなくなることで、入力間違いや記載漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定して、メール本文から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールの件名を任意で設定でき、Gmailなど他のメールアプリに変更することも可能です。
- AI機能のオペレーションでは、メール本文から抽出したいデータ項目（例：会社名、担当者名、問い合わせ内容など）を自由に設定できます。
- Google スプレッドシートへの追加オペレーションは、kintoneやAirtableといった他のデータベースアプリに変更することもできます。
■注意事項
- Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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