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「ビジネスチャットでの問い合わせ対応が多くて、他の業務が進まない…」
「同じような質問に何度も答えるのは非効率だと感じている…」
このように、日々のビジネスチャットでのコミュニケーションにおいて、手作業での対応に限界を感じていませんか？
特に、定型的な質問への回答や、一次対応に多くの時間を費やしているケースは少なくありません。
もし、<span class="mark-yellow">ビジネスチャットに特定のメッセージが投稿された際に、AIチャットボットが自動で返信する仕組み</span>を導入できれば、これらの悩みから解放され、担当者はより創造的で重要な業務に集中できる時間を確保できるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できて、日々の業務負担を軽減できるので、ぜひこの機会にAIを活用したチャット業務の自動化を導入して、コミュニケーションの質と効率を向上させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">ビジネスチャットのメッセージにAIが自動返信する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いのビジネスチャットツールとAIを連携させ、特定のメッセージに対してAIチャットボットが自動で返信する仕組みを構築する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
これにより、問い合わせ対応の効率化や、社内ヘルプデスクの自動化などが実現できます。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Slack、Microsoft Teams、Google Chatといった主要なビジネスチャットツールで、特定のキーワードを含むメッセージやメンション付きのメッセージが投稿された際に、事前に設定したAIチャットボット（例えばOpenAIのGPTモデルなど）が自動で適切な回答を生成し返信できます。</span>
問い合わせへの一次対応を自動化し、担当者の負担を軽減しながら、スピーディーな情報提供を実現できるので、社内外のコミュニケーション円滑化に貢献できるはずです！
それではここから代表的な例として、Slackに特定のメッセージが投稿された際に、AIチャットボットが自動で返信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、大きく以下のプロセスで作成していきます。
まず、自動化に必要なSlackをYoomに連携させるため「マイアプリ登録」を行います。
画面の指示に従って各サービスのアカウント情報を入力し、連携を許可するだけで、ツール間の連携が可能になりますよ！
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
マイアプリの新規接続一覧の中から、Slackをクリックします。
(2)次にSlackの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧からSlackをクリックします。
ワークスペースにサインイン画面が出てくるので、ワークスペースのSlackURLを入力し、「続行する」をクリックします。
Slackの詳しいマイアプリ登録方法は下記のサイトをご参照ください。
連携が完了するとYoomのマイアプリにSlackが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
ここから、フローの作成に入ります！
Yoomのテンプレートを利用することで簡単に業務の自動化を実現できます。
まずは、下記テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
コピーすると下の画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう！
(1)アプリトリガーの「指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら」をクリックします。
(2)Slackの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Slackと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔を選択します。
トリガーの起動間隔はプルダウンより5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択してください。
※起動間隔はプランによって異なりますので、ご注意ください。
基本的には最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします！
下へ進み、チャンネルIDを候補から選択します。
Yoomに戻り「テスト」をクリックしましょう。
トリガー条件にフローボットを起動する文言を直接入力します。
#Questionをトリガーにしてみました！
「テスト」をクリックする前に、Slackの対象のチャンネルにトリガーとなる文言を入れてテストメッセージを送信します。
Yoomに戻り「テスト」をクリックしましょう！
Slackの情報が「取得した値」に反映されればテスト成功です。
「取得した値ってなんだろう？」と思った方は下のサイトをご参照ください！
下部にある「保存する」をクリックし、次の工程に進みましょう！
(1)次に、YoomのAI機能を使って、テキストを生成します。
「テキストを生成する」をクリックします。
(2)「アクションを選択」画面から、生成するテキストの文字数をプルダウンから選択し、「次へ」をクリックします。
(3)「詳細を設定」画面から、プロンプトにAIへの指示内容を入力します。
文中に取得した値を使って「メッセージ本文」を入力しましょう。
取得した値を使うことで、都度変更することなくSlackの情報が自動で反映されます！
下へ進み、出力したい言語を入力します。
今回は日本語の文章にするため、未記入にします。
入力が終わったら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、取得した値に生成結果が追加されました！
この値は次の工程で使用します。
「保存する」をクリックして次の工程へ進みましょう！
(1)次に、Slackの指定したチャンネルに、先ほどAIが生成したテキストを送信します。
「チャンネルにメッセージを送る」をクリックします。
(2)Slackの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Slackと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「チャンネルにメッセージを送る」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、投稿先のチャンネルIDを候補から選択します。
メッセージに入力した内容がSlackに送信されます。先ほど取得した「生成結果」を文中に入力しましょう。
また、下の画像のように「ユーザーID」を入れることで質問者宛てにメンションをつけることができます。
(4)入力が完了したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、Slackにメンション付きで返信が送られていました！
Yoomに戻り、「保存する」をクリックしましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
実際にフローボットを起動して、Slackに特定のメッセージが投稿されたら、AIチャットボットで自動返信されているか確認してみてくださいね！
今回ご紹介したチャットボットの自動返信以外でも、業務に応じて返信内容の生成を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
ビジネスチャットとAIを連携させ、自動返信の仕組みを構築することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた定型的な問い合わせ対応や情報提供業務を効率化し、ヒューマンエラーを防ぎつつ、担当者がより高度な判断を要する業務や創造的な活動に集中できる時間を創出します。</span>
これにより、顧客満足度の向上や社内のナレッジ共有促進にも繋がり、組織全体のコミュニケーション活性化されるかもしれません。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるハイパーオートメーションツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしAIを活用したチャット業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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