Microsoft Teamsに特定のメッセージが投稿されたら、AIチャットボットで自動返信する

■概要

Microsoft Teamsの特定のチャネルにメッセージが投稿されるたびに、内容を確認して返信する作業は、日々の業務の中で見落としが発生したり、迅速な対応が難しかったりするのではないでしょうか。また、同様の問い合わせに何度も対応する手間も課題となりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsへの特定メッセージ投稿をトリガーに、AIチャットボットが自動で返信内容を生成し送信するため、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsでの特定メッセージへの返信対応を効率化したいと考えている方
• AIを活用して、Microsoft Teamsでのコミュニケーションを自動化したい方
• 定型的な問い合わせや通知への返信作業を自動化し、業務負荷を軽減したい方

■このテンプレートを使うメリット

• 特定メッセージへの返信作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
• AIが状況に応じた返信を自動生成するため、返信内容の標準化が進み、属人化しやすい対応業務の品質を一定に保てます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定し、対象のチャネルを指定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件（例：メッセージに特定のキーワードが含まれる場合など）に合致した場合に後続のアクションを実行するように設定します。
4. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、受信したメッセージ内容を踏まえて返信内容を生成するよう指示します。
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AIが生成したテキストを指定したチャネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能で設定する条件は、特定のキーワード、送信者、時間帯など、業務要件に合わせて任意で設定してください。これにより、特定のメッセージに対してのみAIチャットボットを起動させることが可能です。
• AI機能への指示内容は、生成させたい返信のトーン（例：丁寧、簡潔など）や、含めてほしい情報などを具体的に指定することで、より目的に沿った返信を自動生成するように任意で設定してください。

■注意事項

• Microsoft TeamsとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。