【簡単設定】Microsoft SharePointの承認ワークフローを自動化する方法

承認後にチャットツールへ通知する

Microsoft SharePointでの承認完了を<span class="mark-yellow">Slackなどのチャットツールへリアルタイムで自動通知する</span>ことで、チーム内での情報共有をスムーズにし、次のアクションへの移行を早めましょう！

承認後にファイルを別フォルダへ移動する

承認済みのファイルを<span class="mark-yellow">Microsoft SharePoint内の指定されたフォルダへ自動的に移動させる</span>ことができるため、ファイル管理の手間を省き、整理された状態を保ちましょう！

承認されたMicrosoft SharePointのファイルファイルをOutlookで通知するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Microsoft SharePointにファイルが格納された際に担当者へ承認依頼を送信し、承認された場合にOutlookで関係者へメールを自動送信するフローを解説していきます！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

フローは大きく分けて、以下の手順で作成していきます。

• Microsoft SharePointとOutlookをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Microsoft SharePointのトリガー設定と各アクション設定
• トリガーをONにして、フローの動作確認をする

ステップ1：Microsoft SharePointとOutlookをマイアプリ連携

はじめに、Microsoft SharePointとOutlookをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！

フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するMicrosoft SharePointに、ファイルを格納しておきましょう！
※後続のMicrosoft SharePointのトリガー設定時のテストで必要になります。

今回は下図のようなファイルを格納してみました。
テスト用のため、内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！

1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Microsoft SharePoint」と入力し、検索結果からMicrosoft SharePointのアイコンを選択します。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。

2.表示された画面で、メールアドレスを入力し、「次へ」をクリックしましょう。

3.次の画面で、パスワードを入力し、「サインイン」をクリックしてください。

4.続いてOutlookをマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からOutlookを検索します。
Microsoft SharePointの登録と同様に、メールアドレス・パスワードを入力し、「サインイン」をクリックしましょう。

マイアプリにMicrosoft SharePointとOutlookが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：テンプレートをコピーする

ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。

クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！

ステップ3：Microsoft SharePointのトリガー設定

※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Microsoft SharePointにファイルが格納されたら、担当者に承認依頼を送信して、承認後Outlookでメールを送信する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！

1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」をクリックしましょう。

2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。

3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてください。

4.「サイトID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。

「フォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。

5.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にアウトプットとしてデータが抽出されていることを確認してください。
取得したアウトプットは、後続の設定で活用できます！

※アウトプットとは？
‍アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
※詳しくは、こちらをご参照ください。

ステップ4：分岐の設定

1.分岐「コマンドオペレーション」をクリックしましょう。
※・「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。

2.オペレーションは、以下画像のように選択してください。アウトプットは、検知したい項目を設定します。
「分岐条件」は、分岐先の処理を行う条件を設定します。

今回はテンプレートを活用して、以下画像のように設定しています。

設定を終えたら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ5：Microsoft SharePointのファイルダウンロード設定

1.アプリと連携する「ファイルをダウンロード」をクリックしましょう。

各項目を確認し、「次へ」をクリックします。

2.API接続設定を行います。
「サイトID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。

「ドライブID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。

「アイテムID」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。

3.入力を終えたら「テスト」を実行し、ファイルのダウンロードに成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ6：担当者へ対応を依頼する設定

1.「担当者へ対応を依頼する」をクリックしましょう。

2.対応の詳細設定を行います。
対応を依頼する「担当者」は、プルダウンから選択してください。
「対応を依頼する内容の詳細」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択してください。
選択した項目は、{{項目名}}の形で追加されます。

※テンプレートを活用して、以下画像のように入力しました。
入力したら、「次へ」をクリックしてください。

ステップ7：Outlookの設定

1.「メールを送る」をクリックしましょう。

2.メールの設定を行います。
「To」は、任意のメールアドレスを入力してください。

「件名」は、任意で入力してください。
※入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択して、件名に入れることもできます。

「本文」は、任意で入力してください。「添付ファイル」は、プルダウンから「ダウンロードしたファイル」を選択してください。
設定を終えたら、「次へ」をクリックしましょう。

3.メールの送信内容を確認してください。
確認後は「テスト」を行い、実際にOutlookにデータが送信されることを確認してください。

確認後、保存しましょう。

ステップ8：トリガーボタンをONにして、フローの動作確認をする

全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！

Microsoft SharePointを使った便利な自動化例

Yoomでは様々な自動化の実現をスムーズに行えるテンプレートがたくさん用意してあります！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。

まとめ

Microsoft SharePointの承認ワークフローを自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた承認依頼の送信や、承認・差し戻し後の関係者への通知、ファイルの整理といった一連のプロセスにかかる手間を削減し、ヒューマンエラーや対応漏れを防ぐことができます。</span>
これにより、申請から承認までのリードタイムが短縮され、担当者は確認作業や連絡業務から解放されて、より生産性の高いコア業務に集中できる環境が整います！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで構築可能です。

もしMicrosoft SharePointを活用した承認業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！