【簡単設定】Microsoft SharePointの承認ワークフローを自動化する方法

「Microsoft SharePointにアップロードしたファイルの承認依頼、毎回手動で送るのが面倒…」
「承認された後の関係者への連絡やファイル移動に時間がかかり、他の業務が進まない…」
このように、Microsoft SharePointを活用した承認プロセスにおいて、手作業による非効率さや確認漏れに悩んでいませんか？

もし、Microsoft SharePointにファイルが格納されたことをトリガーに担当者へ自動で承認依頼が送信され、承認・差し戻しの結果に応じてメール通知やファイル移動などの後続処理まで自動で完結する仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、承認プロセス全体をスムーズにし、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！

今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはMicrosoft SharePointのファイル承認プロセスを自動化するテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

Microsoft SharePointにファイルが格納されたら、担当者に承認依頼を送信して、承認後Outlookでメールを送信する

試してみる

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■概要
「Microsoft SharePointにファイルが格納されたら、担当者に承認依頼を送信して、承認後Outlookでメールを送信する」ワークフローを利用すると、承認依頼からメール送信までの流れを自動化できます。
手動で連絡する手間が減るため、情報伝達がスムーズになります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointに社内文書やファイルを保存している方
・ファイルの承認作業を効率化したいと考えている業務担当者
・ファイルのアップロード後、スピーディに関係者へ承認依頼を回したい方
・Outlookを通じてチームメンバーや上司にメールで承認通知を送りたい方
・業務フローの自動化を検討している管理者や総務担当者
・承認プロセスのスピードアップによって業務全体の効率化を目指したい方

■注意事項
・Microsoft SharePointとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。

詳細を見る 試してみる

Microsoft SharePointの承認ワークフローを自動化する連携パターン

Microsoft SharePointでの承認プロセスを効率化する自動化テンプレートを、承認後のアクション別に紹介します！承認依頼の送信から承認結果に応じた後続処理までを自動化し、業務の手間を削減しましょう。

気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！

承認後にメールで通知する

Microsoft SharePointでファイルが承認された後、関係者にOutlookなどのメールツールで自動的に通知することができるので、承認完了の連絡漏れを防ぎ、スピーディーな情報共有を実現しましょう！

Microsoft SharePointにファイルが格納されたら、担当者に承認依頼を送信して、承認後Outlookでメールを送信する

試してみる

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■概要
「Microsoft SharePointにファイルが格納されたら、担当者に承認依頼を送信して、承認後Outlookでメールを送信する」ワークフローを利用すると、承認依頼からメール送信までの流れを自動化できます。
手動で連絡する手間が減るため、情報伝達がスムーズになります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointに社内文書やファイルを保存している方
・ファイルの承認作業を効率化したいと考えている業務担当者
・ファイルのアップロード後、スピーディに関係者へ承認依頼を回したい方
・Outlookを通じてチームメンバーや上司にメールで承認通知を送りたい方
・業務フローの自動化を検討している管理者や総務担当者
・承認プロセスのスピードアップによって業務全体の効率化を目指したい方

■注意事項
・Microsoft SharePointとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。

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承認後にチャットツールへ通知する

Microsoft SharePointでの承認完了をSlackなどのチャットツールへリアルタイムで自動通知することで、チーム内での情報共有をスムーズにし、次のアクションへの移行を早めましょう！

Microsoft SharePointにファイルが格納されたら、担当者に承認依頼を送信して、承認後Slackに通知する

試してみる

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■概要
「Microsoft SharePointにファイルが格納されたら、担当者に承認依頼を送信して、承認後Slackに通知する」ワークフローは、承認作業の自動化を実現します。
Microsoft SharePointへのファイル追加時に承認依頼と通知がスムーズに行えます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointを活用してファイル管理や情報共有を行っている方
・Microsoft SharePointに格納された重要書類や申請書の承認プロセスを効率化したい方
・担当者による承認が必要なファイルの管理に時間がかかっていると感じている方
・ファイル承認後、チーム全体へスピーディに進捗状況を知らせたい方
・コミュニケーションツールとしてSlackを導入し、業務連絡や通知を集約したい企業・チーム
・承認フローや進捗報告のプロセスを簡素化し、チームの作業負担を軽減したいと考えている方

■注意事項
・Microsoft SharePoint、SlackののそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。

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承認後にファイルを別フォルダへ移動する

承認済みのファイルをMicrosoft SharePoint内の指定されたフォルダへ自動的に移動させることができるため、ファイル管理の手間を省き、整理された状態を保ちましょう！

Microsoft SharePointにファイルが格納されたら、担当者に承認依頼を送信して、承認後別のフォルダに格納する

試してみる

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■概要
「Microsoft SharePointにファイルが格納されたら、担当者に承認依頼を送信して、承認後別のフォルダに格納する」ワークフローを利用すると、Microsoft SharePoint上のファイル管理がよりスムーズになります。
承認依頼からファイルの振り分けまでが自動化され、手間を減らすことができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointを活用して社内のファイル管理を行っている方
・Microsoft SharePoint上でファイルの承認フローを運用しているが、手作業での承認依頼やファイル移動に手間を感じている方
・担当者にスピーディに承認依頼を届け、作業の抜け漏れや遅延を防ぎたいと考えている方
・承認後にファイルを別のフォルダへ移動する運用を仕組み化したい方
・従来の手動プロセスを自動化して、作業の効率化や管理精度の向上を図りたい方

■注意事項
・Microsoft SharePointとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。

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承認されたMicrosoft SharePointのファイルファイルをOutlookで通知するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Microsoft SharePointにファイルが格納された際に担当者へ承認依頼を送信し、承認された場合にOutlookで関係者へメールを自動送信するフローを解説していきます！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

フローは大きく分けて、以下の手順で作成していきます。

• Microsoft SharePointとOutlookをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Microsoft SharePointのトリガー設定と各アクション設定
• トリガーをONにして、フローの動作確認をする

Microsoft SharePointにファイルが格納されたら、担当者に承認依頼を送信して、承認後Outlookでメールを送信する

試してみる

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■概要
「Microsoft SharePointにファイルが格納されたら、担当者に承認依頼を送信して、承認後Outlookでメールを送信する」ワークフローを利用すると、承認依頼からメール送信までの流れを自動化できます。
手動で連絡する手間が減るため、情報伝達がスムーズになります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointに社内文書やファイルを保存している方
・ファイルの承認作業を効率化したいと考えている業務担当者
・ファイルのアップロード後、スピーディに関係者へ承認依頼を回したい方
・Outlookを通じてチームメンバーや上司にメールで承認通知を送りたい方
・業務フローの自動化を検討している管理者や総務担当者
・承認プロセスのスピードアップによって業務全体の効率化を目指したい方

■注意事項
・Microsoft SharePointとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。

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ステップ1：Microsoft SharePointとOutlookをマイアプリ連携

はじめに、Microsoft SharePointとOutlookをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！

フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するMicrosoft SharePointに、ファイルを格納しておきましょう！
※後続のMicrosoft SharePointのトリガー設定時のテストで必要になります。

今回は下図のようなファイルを格納してみました。
テスト用のため、内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！

1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Microsoft SharePoint」と入力し、検索結果からMicrosoft SharePointのアイコンを選択します。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。

2.表示された画面で、メールアドレスを入力し、「次へ」をクリックしましょう。

3.次の画面で、パスワードを入力し、「サインイン」をクリックしてください。

4.続いてOutlookをマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からOutlookを検索します。
Microsoft SharePointの登録と同様に、メールアドレス・パスワードを入力し、「サインイン」をクリックしましょう。

マイアプリにMicrosoft SharePointとOutlookが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：テンプレートをコピーする

ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。

Microsoft SharePointにファイルが格納されたら、担当者に承認依頼を送信して、承認後Outlookでメールを送信する

試してみる

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■概要
「Microsoft SharePointにファイルが格納されたら、担当者に承認依頼を送信して、承認後Outlookでメールを送信する」ワークフローを利用すると、承認依頼からメール送信までの流れを自動化できます。
手動で連絡する手間が減るため、情報伝達がスムーズになります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointに社内文書やファイルを保存している方
・ファイルの承認作業を効率化したいと考えている業務担当者
・ファイルのアップロード後、スピーディに関係者へ承認依頼を回したい方
・Outlookを通じてチームメンバーや上司にメールで承認通知を送りたい方
・業務フローの自動化を検討している管理者や総務担当者
・承認プロセスのスピードアップによって業務全体の効率化を目指したい方

■注意事項
・Microsoft SharePointとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。

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クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！

ステップ3：Microsoft SharePointのトリガー設定

※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Microsoft SharePointにファイルが格納されたら、担当者に承認依頼を送信して、承認後Outlookでメールを送信する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！

1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」をクリックしましょう。

2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。

3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてください。

4.「サイトID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。

「フォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。

5.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にアウトプットとしてデータが抽出されていることを確認してください。
取得したアウトプットは、後続の設定で活用できます！

※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
※詳しくは、こちらをご参照ください。

ステップ4：分岐の設定

1.分岐「コマンドオペレーション」をクリックしましょう。
※・「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。

2.オペレーションは、以下画像のように選択してください。アウトプットは、検知したい項目を設定します。
「分岐条件」は、分岐先の処理を行う条件を設定します。

今回はテンプレートを活用して、以下画像のように設定しています。

設定を終えたら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ5：Microsoft SharePointのファイルダウンロード設定

1.アプリと連携する「ファイルをダウンロード」をクリックしましょう。

各項目を確認し、「次へ」をクリックします。

2.API接続設定を行います。
「サイトID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。

「ドライブID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。

「アイテムID」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。

3.入力を終えたら「テスト」を実行し、ファイルのダウンロードに成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ6：担当者へ対応を依頼する設定

1.「担当者へ対応を依頼する」をクリックしましょう。

2.対応の詳細設定を行います。
対応を依頼する「担当者」は、プルダウンから選択してください。
「対応を依頼する内容の詳細」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択してください。
選択した項目は、{{項目名}}の形で追加されます。

※テンプレートを活用して、以下画像のように入力しました。
入力したら、「次へ」をクリックしてください。

ステップ7：Outlookの設定

1.「メールを送る」をクリックしましょう。

2.メールの設定を行います。
「To」は、任意のメールアドレスを入力してください。

「件名」は、任意で入力してください。
※入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択して、件名に入れることもできます。

「本文」は、任意で入力してください。「添付ファイル」は、プルダウンから「ダウンロードしたファイル」を選択してください。
設定を終えたら、「次へ」をクリックしましょう。

3.メールの送信内容を確認してください。
確認後は「テスト」を行い、実際にOutlookにデータが送信されることを確認してください。

確認後、保存しましょう。

ステップ8：トリガーボタンをONにして、フローの動作確認をする

全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！

Microsoft SharePointを使った便利な自動化例

Yoomでは様々な自動化の実現をスムーズに行えるテンプレートがたくさん用意してあります！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。

DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをMicrosoft SharePointに格納する

試してみる

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DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをMicrosoft SharePointに格納するフローです。

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Googleフォームの回答内容をPDF化してMicrosoft SharePointに保存する

試してみる

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■概要
「Googleフォームの回答内容をPDF化してMicrosoft SharePointに保存する」フローは、Googleフォームで収集した回答を自動的にPDF形式に変換し、Microsoft SharePointに保存する業務ワークフローです。
これにより、手動でのデータ整理や保存作業の手間を省き、効率的なデータ管理が実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用して多数のデータを収集している方
・Microsoft SharePointでのデータ管理を強化したい方
・データの手動処理に時間を取られている業務担当者
・チーム内での情報共有を効率化したい方
・業務プロセスの自動化を検討しているIT担当者

■注意事項
・Googleフォーム、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

Jotformの回答内容をPDF化しMicrosoft SharePointにアップロードする

試してみる

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■概要
「Jotformの回答内容をPDF化しMicrosoft SharePointにアップロードする」ワークフローは、フォームから収集したデータを自動的にPDF化し、SharePoint上に整理・保管する業務ワークフローです。
手動でのデータ整理やファイル管理の手間を省き、業務の効率化と情報共有をスムーズに行えます。
特に複数のSaaSアプリを活用している環境で、データの一元管理を実現したい方に最適です。
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■このテンプレートをおすすめする方
・Jotformを使用して顧客や社内からのフィードバックを収集している方
・Microsoft SharePointでのデータ管理を効率化したいIT担当者
・フォームデータをPDF化してアーカイブする手間を削減したい事務職の方
・複数のSaaSアプリ間のデータ連携に課題を感じている企業の経営者
・情報の整理と共有を自動化し、チームの生産性を向上させたいリーダー

■注意事項
・Jotform、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Notionで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する

試してみる

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Notionで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成するフローです。

詳細を見る 試してみる

Salesforceに取引先が登録されたらSharePointにフォルダを作成する

試してみる

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Salesforceの取引先オブジェクトにレコードが登録されたら、自動的にSharePointにフォルダを作成し、フォルダのURLをSalesforceに登録します。

詳細を見る 試してみる

まとめ

Microsoft SharePointの承認ワークフローを自動化することで、これまで手作業で行っていた承認依頼の送信や、承認・差し戻し後の関係者への通知、ファイルの整理といった一連のプロセスにかかる手間を削減し、ヒューマンエラーや対応漏れを防ぐことができます。
これにより、申請から承認までのリードタイムが短縮され、担当者は確認作業や連絡業務から解放されて、より生産性の高いコア業務に集中できる環境が整います！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで構築可能です。

もしMicrosoft SharePointを活用した承認業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！