「Microsoft SharePointにアップロードしたファイルの承認依頼、毎回手動で送るのが面倒…」
もし、Microsoft SharePointにファイルが格納されたことをトリガーに担当者へ自動で承認依頼が送信され、承認・差し戻しの結果に応じてメール通知やファイル移動などの後続処理まで自動で完結する仕組み があれば、これらの悩みから解放され、承認プロセス全体をスムーズにし、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ YoomにはMicrosoft SharePointのファイル承認プロセスを自動化するテンプレート が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Microsoft SharePointにファイルが格納されたら、担当者に承認依頼を送信して、承認後Outlookでメールを送信する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointに新しいファイルが格納された際の承認依頼や、承認後の関係者へのメール連絡といった一連の作業に、手間や時間を取られていませんか。手作業によるこれらのプロセスは、時に連絡漏れや遅延といった課題にも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイル格納をトリガーとして、担当者への承認依頼から承認後のOutlookでのメール送信までを自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointとOutlookを利用したファイル承認や通知業務を効率化したい方 手作業による承認依頼やメール送信での連絡漏れ、遅延を防止したいと考えている方 定型的なファイル管理と通知の業務から解放され、コア業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft SharePointへのファイル格納からOutlookでのメール送信までの一連の流れを自動化し、手作業にかかる時間を削減します。 自動処理により、承認依頼の送信漏れやメール送信時の宛先間違いといったヒューマンエラーの発生リスクを低減します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Yoomの「マイアプリ」画面でMicrosoft SharePointおよびOutlookとの連携設定を行います。 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。これにより、指定したフォルダ内でのファイルの動きを監視します。 次に、コマンドオペレーションを用いて、承認フローにおける条件分岐などを設定します。 その後、Microsoft SharePointの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、承認対象のファイルを取得します。（このファイル情報は承認依頼やメール送信時に活用できます。） AI機能の「担当者へ対応を依頼する」アクションを設定し、適切な担当者へ承認依頼を自動で送信します。 最後に、承認が得られた後、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、関係者へメールを自動送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能の「担当者へ対応を依頼する」オペレーションでは、承認を依頼する担当者をユーザーの運用に合わせて任意に指定することが可能です。 Outlookの「メールを送る」オペレーションでは、送信先のメールアドレス、件名、そしてメール本文の内容を、実際の通知内容に応じて自由にカスタマイズできます。 ■注意事項
Microsoft SharePointとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
Microsoft SharePointの承認ワークフローを自動化する連携パターン Microsoft SharePointでの承認プロセスを効率化する自動化テンプレートを、承認後のアクション別に紹介します！承認依頼の送信から承認結果に応じた後続処理までを自動化し、業務の手間を削減しましょう。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
承認後にメールで通知する Microsoft SharePointでファイルが承認された後、関係者にOutlookなどのメールツールで自動的に通知する ことができるので、承認完了の連絡漏れを防ぎ、スピーディーな情報共有を実現しましょう！
Microsoft SharePointにファイルが格納されたら、担当者に承認依頼を送信して、承認後Outlookでメールを送信する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointに新しいファイルが格納された際の承認依頼や、承認後の関係者へのメール連絡といった一連の作業に、手間や時間を取られていませんか。手作業によるこれらのプロセスは、時に連絡漏れや遅延といった課題にも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイル格納をトリガーとして、担当者への承認依頼から承認後のOutlookでのメール送信までを自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointとOutlookを利用したファイル承認や通知業務を効率化したい方 手作業による承認依頼やメール送信での連絡漏れ、遅延を防止したいと考えている方 定型的なファイル管理と通知の業務から解放され、コア業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft SharePointへのファイル格納からOutlookでのメール送信までの一連の流れを自動化し、手作業にかかる時間を削減します。 自動処理により、承認依頼の送信漏れやメール送信時の宛先間違いといったヒューマンエラーの発生リスクを低減します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Yoomの「マイアプリ」画面でMicrosoft SharePointおよびOutlookとの連携設定を行います。 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。これにより、指定したフォルダ内でのファイルの動きを監視します。 次に、コマンドオペレーションを用いて、承認フローにおける条件分岐などを設定します。 その後、Microsoft SharePointの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、承認対象のファイルを取得します。（このファイル情報は承認依頼やメール送信時に活用できます。） AI機能の「担当者へ対応を依頼する」アクションを設定し、適切な担当者へ承認依頼を自動で送信します。 最後に、承認が得られた後、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、関係者へメールを自動送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能の「担当者へ対応を依頼する」オペレーションでは、承認を依頼する担当者をユーザーの運用に合わせて任意に指定することが可能です。 Outlookの「メールを送る」オペレーションでは、送信先のメールアドレス、件名、そしてメール本文の内容を、実際の通知内容に応じて自由にカスタマイズできます。 ■注意事項
Microsoft SharePointとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
承認後にチャットツールへ通知する Microsoft SharePointでの承認完了をSlackなどのチャットツールへリアルタイムで自動通知する ことで、チーム内での情報共有をスムーズにし、次のアクションへの移行を早めましょう！
Microsoft SharePointにファイルが格納されたら、担当者に承認依頼を送信して、承認後Slackに通知する
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■概要
Microsoft SharePointに新しいファイルが格納されるたびに、手動で担当者へ承認依頼を送り、承認後にSlackで関係者へ通知する作業は、手間がかかり、連絡の遅延や漏れが発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイル格納を起点として、承認依頼からSlackへの結果通知までの一連のプロセスを自動化し、業務の迅速性と正確性を向上させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointを活用しており、ファイル承認と通知業務の効率化を目指す方 手作業による承認依頼やSlack通知の遅延、連絡ミスを減らしたいと考えているチームリーダーの方 定型的な承認フローを自動化し、より重要な業務へ時間を割きたいと考えている担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft SharePointへのファイル格納から承認依頼、Slack通知までが自動処理されるため、これまで手作業で行っていた確認や連絡の時間を削減できます。 手作業による承認依頼の送信忘れや、Slackへの通知漏れといったヒューマンエラーを未然に防ぎ、確実な情報共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Yoomの「マイアプリ」画面でMicrosoft SharePointとSlackを連携します。 次に、トリガーとしてMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションで「分岐機能」を設定し、ファイルの作成か更新かに応じて処理を分岐させます。 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。 その後、オペレーションで「担当者へ対応を依頼する」アクションを設定し、指定した担当者へファイルの承認依頼を送信します。 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、承認結果や関連情報を指定のSlackチャンネルへ通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointのトリガー設定では、自動化を開始するきっかけとなるフォルダを任意で指定してください。 「担当者へ対応を依頼」のオペレーションでは、依頼時のメッセージ内容を自由に設定でき、Microsoft SharePointから取得したファイル名などの情報を変数として差し込むことが可能です。 Slackへの通知オペレーションでは、通知先のチャンネルやメンションするユーザーを任意で指定でき、メッセージ本文には固定のテキストだけでなく、前段の承認結果などの動的な情報を変数として組み込めます。 ■注意事項
Microsoft SharePoint、SlackののそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
承認後にファイルを別フォルダへ移動する 承認済みのファイルをMicrosoft SharePoint内の指定されたフォルダへ自動的に移動させる ことができるため、ファイル管理の手間を省き、整理された状態を保ちましょう！
Microsoft SharePointにファイルが格納されたら、担当者に承認依頼を送信して、承認後別のフォルダに格納する
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■概要
Microsoft SharePointで管理しているファイルに対し、承認依頼の送信や承認後のファイル移動を手作業で行っていませんか。これらの作業は時間がかかる上に、ミスが発生しやすいという課題があります。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointにファイルが格納された際の担当者への承認依頼の送信、そして承認後の別フォルダへの格納といった一連の流れを自動化し、業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointでファイルの承認フローを運用しているが、手作業に課題を感じている方 承認依頼の送信漏れや、承認後のファイル格納ミスなどのヒューマンエラーを減らしたい方 定型的なファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に時間を割きたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft SharePointへのファイル格納から承認、別フォルダへの移動までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を削減することができます。 手作業による承認依頼の連絡ミスやファイルの格納場所の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の信頼性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定し、監視対象のフォルダを指定します。 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、ファイルの作成か更新かで分岐する設定します。 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、承認対象のファイルを取得します。 次に、オペレーションで「担当者へ対応を依頼」機能を選択し、承認者に対応依頼を送信します。この際、ダウンロードしたファイル情報などを依頼内容に含めることができます。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、承認されたファイルを指定の別フォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointのトリガー設定やファイルアップロードのアクションでは、対象となるサイトやフォルダを任意で指定することが可能です。 「担当者へ対応を依頼」機能では、依頼する際のメッセージ内容や承認者などを柔軟に設定でき、前のステップでMicrosoft SharePointから取得したファイル名や更新日時といった情報を変数として依頼内容に組み込むことも可能です。 ■注意事項
Microsoft SharePointとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
承認されたMicrosoft SharePointのファイルファイルをOutlookで通知するフローを作ってみよう それではここから代表的な例として、Microsoft SharePointにファイルが格納された際に担当者へ承認依頼を送信し、承認された場合にOutlookで関係者へメールを自動送信するフローを解説していきます！登録フォーム
[Yoomとは]
フローの作成方法 フローは大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
Microsoft SharePointとOutlookをマイアプリ連携
テンプレートをコピーする
Microsoft SharePointのトリガー設定と各アクション設定
トリガーをONにして、フローの動作確認をする
Microsoft SharePointにファイルが格納されたら、担当者に承認依頼を送信して、承認後Outlookでメールを送信する
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■概要
Microsoft SharePointに新しいファイルが格納された際の承認依頼や、承認後の関係者へのメール連絡といった一連の作業に、手間や時間を取られていませんか。手作業によるこれらのプロセスは、時に連絡漏れや遅延といった課題にも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイル格納をトリガーとして、担当者への承認依頼から承認後のOutlookでのメール送信までを自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointとOutlookを利用したファイル承認や通知業務を効率化したい方 手作業による承認依頼やメール送信での連絡漏れ、遅延を防止したいと考えている方 定型的なファイル管理と通知の業務から解放され、コア業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft SharePointへのファイル格納からOutlookでのメール送信までの一連の流れを自動化し、手作業にかかる時間を削減します。 自動処理により、承認依頼の送信漏れやメール送信時の宛先間違いといったヒューマンエラーの発生リスクを低減します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Yoomの「マイアプリ」画面でMicrosoft SharePointおよびOutlookとの連携設定を行います。 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。これにより、指定したフォルダ内でのファイルの動きを監視します。 次に、コマンドオペレーションを用いて、承認フローにおける条件分岐などを設定します。 その後、Microsoft SharePointの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、承認対象のファイルを取得します。（このファイル情報は承認依頼やメール送信時に活用できます。） AI機能の「担当者へ対応を依頼する」アクションを設定し、適切な担当者へ承認依頼を自動で送信します。 最後に、承認が得られた後、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、関係者へメールを自動送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能の「担当者へ対応を依頼する」オペレーションでは、承認を依頼する担当者をユーザーの運用に合わせて任意に指定することが可能です。 Outlookの「メールを送る」オペレーションでは、送信先のメールアドレス、件名、そしてメール本文の内容を、実際の通知内容に応じて自由にカスタマイズできます。 ■注意事項
Microsoft SharePointとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
ステップ1：Microsoft SharePointとOutlookをマイアプリ連携 はじめに、Microsoft SharePointとOutlookをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するMicrosoft SharePointに、ファイルを格納しておきましょう！
今回は下図のようなファイルを格納してみました。
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
2.表示された画面で、メールアドレスを入力し、「次へ」をクリックしましょう。
3.次の画面で、パスワードを入力し、「サインイン」をクリックしてください。
4.続いてOutlookをマイアプリ登録します。
マイアプリにMicrosoft SharePointとOutlookが表示されていれば、登録完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする ここから、実際にフローを作っていきましょう！
Microsoft SharePointにファイルが格納されたら、担当者に承認依頼を送信して、承認後Outlookでメールを送信する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointに新しいファイルが格納された際の承認依頼や、承認後の関係者へのメール連絡といった一連の作業に、手間や時間を取られていませんか。手作業によるこれらのプロセスは、時に連絡漏れや遅延といった課題にも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイル格納をトリガーとして、担当者への承認依頼から承認後のOutlookでのメール送信までを自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointとOutlookを利用したファイル承認や通知業務を効率化したい方 手作業による承認依頼やメール送信での連絡漏れ、遅延を防止したいと考えている方 定型的なファイル管理と通知の業務から解放され、コア業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft SharePointへのファイル格納からOutlookでのメール送信までの一連の流れを自動化し、手作業にかかる時間を削減します。 自動処理により、承認依頼の送信漏れやメール送信時の宛先間違いといったヒューマンエラーの発生リスクを低減します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Yoomの「マイアプリ」画面でMicrosoft SharePointおよびOutlookとの連携設定を行います。 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。これにより、指定したフォルダ内でのファイルの動きを監視します。 次に、コマンドオペレーションを用いて、承認フローにおける条件分岐などを設定します。 その後、Microsoft SharePointの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、承認対象のファイルを取得します。（このファイル情報は承認依頼やメール送信時に活用できます。） AI機能の「担当者へ対応を依頼する」アクションを設定し、適切な担当者へ承認依頼を自動で送信します。 最後に、承認が得られた後、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、関係者へメールを自動送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能の「担当者へ対応を依頼する」オペレーションでは、承認を依頼する担当者をユーザーの運用に合わせて任意に指定することが可能です。 Outlookの「メールを送る」オペレーションでは、送信先のメールアドレス、件名、そしてメール本文の内容を、実際の通知内容に応じて自由にカスタマイズできます。 ■注意事項
Microsoft SharePointとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
ステップ3：Microsoft SharePointのトリガー設定 ※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Microsoft SharePointにファイルが格納されたら、担当者に承認依頼を送信して、承認後Outlookでメールを送信する」という名前で格納されています。
1.まずは、アプリトリガー設定です。サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら 」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
3.表示された画面で、詳細を設定します。こちら
4.「サイトID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
「フォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
5.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にアウトプットとしてデータが抽出されていることを確認してください。
※アウトプットとは？こちら
ステップ4：分岐の設定 1.分岐「コマンドオペレーション 」をクリックしましょう。
今回はテンプレートを活用して、以下画像のように設定しています。
設定を終えたら、「保存する」をクリックしてください。
ステップ5：Microsoft SharePointのファイルダウンロード設定 1.アプリと連携する「ファイルをダウンロード 」をクリックしましょう。
2.API接続設定を行います。
「ドライブID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
「アイテムID」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
ステップ6：担当者へ対応を依頼する設定 1.「担当者へ対応を依頼する 」をクリックしましょう。
」 は、プルダウンから選択してください。
※テンプレートを活用して、以下画像のように入力しました。
ステップ7：Outlookの設定 1.「メールを送る 」をクリックしましょう。
「件名」は、任意で入力してください。
「本文」は、任意で入力してください。「添付ファイル」は、プルダウンから「ダウンロードしたファイル」を選択してください。
3.メールの送信内容を確認してください。
確認後、保存しましょう。
ステップ8：トリガーボタンをONにして、フローの動作確認をする 全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
Microsoft SharePointを使った便利な自動化例
Yoomでは様々な自動化の実現をスムーズに行えるテンプレートがたくさん用意してあります！
DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをMicrosoft SharePointに格納する
試してみる
■概要
DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをMicrosoft SharePointに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.契約書や重要文書を頻繁に扱う方
法務担当者や契約管理担当者 営業担当者や営業マネージャー プロジェクトマネージャー 2.文書の管理と共有を効率化したいと考えている方
業務の自動化や効率化を目指している企業の管理者 契約書の保管とアクセスを簡便化したい方 共有フォルダへの手動アップロードを減らしたい方 3.DocuSignとMicrosoft SharePointを日常的に活用している方
DocuSignを使用して契約書の締結を行っている企業 Microsoft SharePointを利用して文書の管理と共有を行っている担当者
■このテンプレートを使うメリット
・契約書や重要文書が自動的にSharePointに格納されることで、手動でのアップロード作業の手間を省くことができます。
・契約書の管理と共有が効率化され、他の重要な業務に集中することができます。
■注意事項
・DocuSign、Microsoft SharePointそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Googleフォームの回答内容をPDF化してMicrosoft SharePointに保存する
試してみる
■概要
Googleフォームで集めたアンケートや申請内容を、手作業でPDFに変換してMicrosoft SharePointに保存する作業は、手間がかかる上にミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、内容が自動でPDF化され、指定のMicrosoft SharePointフォルダに保存されるため、一連の定型業務を効率化し、担当者の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
GoogleフォームとMicrosoft SharePointを連携させ、手作業をなくしたいと考えている方 フォームからの申請や報告業務を自動化し、ヒューマンエラーを防止したい業務担当者の方 ペーパーレス化を推進し、社内の情報共有やファイル管理を円滑にしたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームへの回答送信を起点に、PDF生成からSharePointへの保存までが自動化されるため、手作業の時間を削減できます。 手作業による転記ミスやファイルの保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Googleスプレッドシート、Microsoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します。 続いて、オペレーションでGoogleスプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、トリガーで取得したフォームの回答内容を元にPDFを生成します。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成したPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
このワークフローをご利用の際は、Microsoft SharePointとの連携に一般法人向けプラン（Microsoft 365 Businessなど）のアカウントが必要です。家庭向けプランのアカウントでは認証に失敗する可能性があるため、事前にご確認ください。
Jotformの回答内容をPDF化しMicrosoft SharePointにアップロードする
試してみる
■概要
Jotformで収集したアンケートや申込情報を、都度手作業でPDF化し、Microsoft SharePointに保存していませんか？この一連の作業は、件数が増えると大きな手間になるだけでなく、ファイルの保存漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Jotformへのフォーム送信をきっかけに、回答内容のPDF化からMicrosoft SharePointへのアップロードまでを自動で完結させ、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Jotformで収集した回答データを手作業でPDF化し、管理している方 Microsoft SharePointをファイルサーバーとして利用し、手動でのアップロードに非効率を感じている方 定型的なデータ保存業務を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Jotformへの回答からPDF生成、Microsoft SharePointへのアップロードまでが自動化され、手作業にかかっていた時間を削減できます。 手動でのファイル作成やアップロード作業がなくなるため、ファイルの保存忘れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Jotform、Googleスプレッドシート、Microsoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します。 続いて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、トリガーで起動したフォームの回答内容を取得します。 次に、オペレーションでGoogleスプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した回答内容を元にPDFファイルを作成します。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成したPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointとの連携を設定する際は、一般法人向けプラン（Microsoft 365 Businessなど）のアカウントをご利用ください。家庭向けプランのアカウントでは認証に失敗する可能性があります。
Notionで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Notionで管理している取引先情報を、Microsoft SharePointにも反映させていますか？案件ごとにフォルダを作成する際、手作業でのコピー＆ペーストは手間がかかる上に、入力ミスやフォルダの作成漏れといった課題にも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Notionに新しい取引先データが登録されるとMicrosoft SharePointに自動でフォルダが作成されるため、こうした情報管理の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
NotionとMicrosoft SharePointで取引先情報を管理しており、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方 取引先ごとのフォルダ作成漏れや命名規則の間違いなど、ヒューマンエラーを防ぎたいと考えている方 情報システム部門やDX推進担当で、各部署のデータ連携を自動化する仕組みを探している方 ■このテンプレートを使うメリット
Notionに取引先情報を登録するだけで、Microsoft SharePointに自動でフォルダが作成されるため、手作業の時間を短縮できます 手作業によるフォルダの作成漏れや、取引先名の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性を向上させます ■フローボットの流れ
はじめに、NotionとMicrosoft SharePointをYoomと連携します トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、トリガーの起動が「作成」によるものだった場合のみ後続の処理に進むようにします 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで取得したページの詳細情報を取得します 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、Notionから取得した情報を元にフォルダを作成します ■このワークフローのカスタムポイント
Notionのトリガー設定では、監視対象としたいデータソースIDを任意で設定してください Microsoft SharePointでフォルダを作成する際、フォルダ名にNotionから取得した取引先名を含めるなど、動的な情報を組み合わせて設定できます ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■注意事項
Notion、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Salesforceに取引先が登録されたらSharePointにフォルダを作成する
試してみる
◼️概要
Salesforceの取引先オブジェクトにレコードが登録されたら、SharePointに取引先名のフォルダを新たに作成し、作成したフォルダのURLをSalesforceに登録するフローボットで
す。
こちらのフローボットを利用することで、Salesforceに取引先が登録されたら自動的にフォルダを作成し、取引先に関連するファイルをSharePointで管理することが可能です。
設定内容を自由に変更してご利用ください。
■このテンプレートをおすすめする方
・SalesforceとSharePointを併用しており、普段から頻繁に2つのアプリケーションを切り替えている方。
このフローボットを利用すると、Salesforce上でのイベントに応じてSharePointに任意のフォルダを作成することができます。
◼️注意事項
・SharePointとSalesforceそれぞれのアカウントとYoomを連携してご利用ください。
・Yoomのチームプラン以上でご利用いただけます。
・Salesforceに取引先を登録してから5~15分後にフローボットが起動します。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ Microsoft SharePointの承認ワークフローを自動化することで、これまで手作業で行っていた承認依頼の送信や、承認・差し戻し後の関係者への通知、ファイルの整理といった一連のプロセスにかかる手間を削減し、ヒューマンエラーや対応漏れを防ぐことができます。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで構築可能です。
もしMicrosoft SharePointを活用した承認業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちら
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