Microsoft SharePointにファイルが格納されたら、担当者に承認依頼を送信して、承認後別のフォルダに格納する

■概要

Microsoft SharePointで管理しているファイルに対し、承認依頼の送信や承認後のファイル移動を手作業で行っていませんか。これらの作業は時間がかかる上に、ミスが発生しやすいという課題があります。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointにファイルが格納された際の担当者への承認依頼の送信、そして承認後の別フォルダへの格納といった一連の流れを自動化し、業務の効率化と正確性の向上を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointでファイルの承認フローを運用しているが、手作業に課題を感じている方
• 承認依頼の送信漏れや、承認後のファイル格納ミスなどのヒューマンエラーを減らしたい方
• 定型的なファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に時間を割きたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft SharePointへのファイル格納から承認、別フォルダへの移動までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を削減することができます。
• 手作業による承認依頼の連絡ミスやファイルの格納場所の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の信頼性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定し、監視対象のフォルダを指定します。
3. 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、ファイルの作成か更新かで分岐する設定します。
4. 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、承認対象のファイルを取得します。
5. 次に、オペレーションで「担当者へ対応を依頼」機能を選択し、承認者に対応依頼を送信します。この際、ダウンロードしたファイル情報などを依頼内容に含めることができます。
6. 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、承認されたファイルを指定の別フォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft SharePointのトリガー設定やファイルアップロードのアクションでは、対象となるサイトやフォルダを任意で指定することが可能です。
• 「担当者へ対応を依頼」機能では、依頼する際のメッセージ内容や承認者などを柔軟に設定でき、前のステップでMicrosoft SharePointから取得したファイル名や更新日時といった情報を変数として依頼内容に組み込むことも可能です。

■注意事項

• Microsoft SharePointとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。