Googleフォームの回答内容をPDF化してMicrosoft SharePointに保存する

■概要

Googleフォームで集めたアンケートや申請内容を、手作業でPDFに変換してMicrosoft SharePointに保存する作業は、手間がかかる上にミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、内容が自動でPDF化され、指定のMicrosoft SharePointフォルダに保存されるため、一連の定型業務を効率化し、担当者の負担を軽減します。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとMicrosoft SharePointを連携させ、手作業をなくしたいと考えている方
• フォームからの申請や報告業務を自動化し、ヒューマンエラーを防止したい業務担当者の方
• ペーパーレス化を推進し、社内の情報共有やファイル管理を円滑にしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの回答送信を起点に、PDF生成からSharePointへの保存までが自動化されるため、手作業の時間を削減できます。
• 手作業による転記ミスやファイルの保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Googleスプレッドシート、Microsoft SharePointをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogleスプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、トリガーで取得したフォームの回答内容を元にPDFを生成します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成したPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• このワークフローをご利用の際は、Microsoft SharePointとの連携に一般法人向けプラン（Microsoft 365 Businessなど）のアカウントが必要です。家庭向けプランのアカウントでは認証に失敗する可能性があるため、事前にご確認ください。