Microsoft SharePointにファイルが格納されたら、担当者に承認依頼を送信して、承認後Slackに通知する

■概要

Microsoft SharePointに新しいファイルが格納されるたびに、手動で担当者へ承認依頼を送り、承認後にSlackで関係者へ通知する作業は、手間がかかり、連絡の遅延や漏れが発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイル格納を起点として、承認依頼からSlackへの結果通知までの一連のプロセスを自動化し、業務の迅速性と正確性を向上させることができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointを活用しており、ファイル承認と通知業務の効率化を目指す方
• 手作業による承認依頼やSlack通知の遅延、連絡ミスを減らしたいと考えているチームリーダーの方
• 定型的な承認フローを自動化し、より重要な業務へ時間を割きたいと考えている担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft SharePointへのファイル格納から承認依頼、Slack通知までが自動処理されるため、これまで手作業で行っていた確認や連絡の時間を削減できます。
• 手作業による承認依頼の送信忘れや、Slackへの通知漏れといったヒューマンエラーを未然に防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Yoomの「マイアプリ」画面でMicrosoft SharePointとSlackを連携します。
2. 次に、トリガーとしてMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションで「分岐機能」を設定し、ファイルの作成か更新かに応じて処理を分岐させます。
4. 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
5. その後、オペレーションで「担当者へ対応を依頼する」アクションを設定し、指定した担当者へファイルの承認依頼を送信します。
6. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、承認結果や関連情報を指定のSlackチャンネルへ通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft SharePointのトリガー設定では、自動化を開始するきっかけとなるフォルダを任意で指定してください。
• 「担当者へ対応を依頼」のオペレーションでは、依頼時のメッセージ内容を自由に設定でき、Microsoft SharePointから取得したファイル名などの情報を変数として差し込むことが可能です。
• Slackへの通知オペレーションでは、通知先のチャンネルやメンションするユーザーを任意で指定でき、メッセージ本文には固定のテキストだけでなく、前段の承認結果などの動的な情報を変数として組み込めます。

■注意事項

• Microsoft SharePoint、SlackののそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。