Microsoft SharePointにファイルが格納されたら、担当者に承認依頼を送信して、承認後Outlookでメールを送信する

■概要

Microsoft SharePointに新しいファイルが格納された際の承認依頼や、承認後の関係者へのメール連絡といった一連の作業に、手間や時間を取られていませんか。手作業によるこれらのプロセスは、時に連絡漏れや遅延といった課題にも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイル格納をトリガーとして、担当者への承認依頼から承認後のOutlookでのメール送信までを自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointとOutlookを利用したファイル承認や通知業務を効率化したい方
• 手作業による承認依頼やメール送信での連絡漏れ、遅延を防止したいと考えている方
• 定型的なファイル管理と通知の業務から解放され、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft SharePointへのファイル格納からOutlookでのメール送信までの一連の流れを自動化し、手作業にかかる時間を削減します。
• 自動処理により、承認依頼の送信漏れやメール送信時の宛先間違いといったヒューマンエラーの発生リスクを低減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Yoomの「マイアプリ」画面でMicrosoft SharePointおよびOutlookとの連携設定を行います。
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。これにより、指定したフォルダ内でのファイルの動きを監視します。
3. 次に、コマンドオペレーションを用いて、承認フローにおける条件分岐などを設定します。
4. その後、Microsoft SharePointの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、承認対象のファイルを取得します。（このファイル情報は承認依頼やメール送信時に活用できます。）
5. AI機能の「担当者へ対応を依頼する」アクションを設定し、適切な担当者へ承認依頼を自動で送信します。
6. 最後に、承認が得られた後、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、関係者へメールを自動送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「担当者へ対応を依頼する」オペレーションでは、承認を依頼する担当者をユーザーの運用に合わせて任意に指定することが可能です。
• Outlookの「メールを送る」オペレーションでは、送信先のメールアドレス、件名、そしてメール本文の内容を、実際の通知内容に応じて自由にカスタマイズできます。

■注意事項

• ‍‍Microsoft SharePointとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。