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【ノーコードで実現】ストレージサービス上の音声ファイルをAPIで自動文字起こしする方法
「会議の音声データを文字起こしするのが大変…」
「インタビューの録音内容をテキスト化するのに時間がかかり、他の業務に手が回らない…」
このように、音声ファイルを手作業でテキストに変換する業務に多くの時間を使っていませんか？
もし、Google Driveなどのストレージサービスに音声ファイルをアップロードするだけで、APIが自動で文字起こしを行い、その結果をデータベースに記録してくれる仕組みがあれば、面倒な文字起こし作業から離れて、議事録の確認やコンテンツ作成といった業務に時間を回せます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても画面操作で進められるので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務を効率化していきましょう。
とにかく早く試したい方へ
Yoomには音声ファイルを自動で文字起こしする業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい」という場合は、以下のバナーを押して自動化を体験できます。
■概要
会議の録音やインタビューなどの音声ファイルを文字起こしして、データベースへ手入力する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Google Driveに音声ファイルがアップロードされると、自動で文字起こしを行い、その結果をデータベースアプリのKnackに登録します。文字起こしとデータ登録までの一連のフローを自動化できるため、面倒な手作業から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとKnackを利用して音声データの管理や活用を行っている方
- 音声の文字起こしを効率化したいと考えている方
- 定型的な議事録作成やデータ入力業務の負担を軽減したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveに音声ファイルを保存するだけで自動で文字起こしからデータ登録までが完了するため、手作業の時間を短縮できます
- 手作業による文字起こし結果のコピー＆ペーストミスや、Knackへの転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとKnackをYoomと連携します
- トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のファイルが作成された場合のみ後続の処理が実行されるよう条件を指定します
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します
- 次に、オペレーションで「音声文字起こし」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します
- 最後に、オペレーションでKnackの「Create Record」アクションを設定し、文字起こし結果などを登録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのIDを任意で指定してください
- 分岐機能では、ファイル名など前段のトリガーで取得した情報をもとに、後続のオペレーションを実行する条件を自由にカスタマイズできます
- Google Driveのファイルダウンロード設定では、トリガーで取得したファイルIDなどを変数として利用し、対象のファイルを指定します
- 音声文字起こし機能では、前段のオペレーションでダウンロードした音声ファイルを指定します
- Knackへのレコード作成では、文字起こし結果などを、どのフィールドに登録するか任意でマッピング設定が可能です
■注意事項
- Google Drive、KnackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、ファイルの容量制限についてをご参照ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Google Driveの音声ファイルを文字起こししてKnackに記録するフローを作ってみよう
それではここから、代表的な例として「Google Driveに音声ファイルが作成されたら、自動で文字起こしをして、その結果をKnackに追加する」フローを説明します。
ここではYoomを使ってノーコードで設定をしていきます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google Drive／Knack
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Google DriveとKnackのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Google Driveのトリガー設定とKnackのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
■概要
会議の録音やインタビューなどの音声ファイルを文字起こしして、データベースへ手入力する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Google Driveに音声ファイルがアップロードされると、自動で文字起こしを行い、その結果をデータベースアプリのKnackに登録します。文字起こしとデータ登録までの一連のフローを自動化できるため、面倒な手作業から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとKnackを利用して音声データの管理や活用を行っている方
- 音声の文字起こしを効率化したいと考えている方
- 定型的な議事録作成やデータ入力業務の負担を軽減したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveに音声ファイルを保存するだけで自動で文字起こしからデータ登録までが完了するため、手作業の時間を短縮できます
- 手作業による文字起こし結果のコピー＆ペーストミスや、Knackへの転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとKnackをYoomと連携します
- トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のファイルが作成された場合のみ後続の処理が実行されるよう条件を指定します
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します
- 次に、オペレーションで「音声文字起こし」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します
- 最後に、オペレーションでKnackの「Create Record」アクションを設定し、文字起こし結果などを登録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのIDを任意で指定してください
- 分岐機能では、ファイル名など前段のトリガーで取得した情報をもとに、後続のオペレーションを実行する条件を自由にカスタマイズできます
- Google Driveのファイルダウンロード設定では、トリガーで取得したファイルIDなどを変数として利用し、対象のファイルを指定します
- 音声文字起こし機能では、前段のオペレーションでダウンロードした音声ファイルを指定します
- Knackへのレコード作成では、文字起こし結果などを、どのフィールドに登録するか任意でマッピング設定が可能です
■注意事項
- Google Drive、KnackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、ファイルの容量制限についてをご参照ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：マイアプリ連携と準備
まず、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作が行えるようにしていきます。基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Google Driveの連携方法
検索ボックスに「Google Drive」と入力してアイコンをクリックします。
ログインを進めます。
アカウントを選択します。
アクセスの許可をします。
以下の表示が出たら「Google Drive」のマイアプリ連携の完了です。
Knackの連携方法
検索ボックスに「Knack」と入力してアイコンをクリックします。
注釈に沿って以下の項目を入力します。完了したら「追加」を押します。
以下の表示が出たら「Knack」のマイアプリ連携の完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー
ここからはフローを作っていきます。テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
■概要
会議の録音やインタビューなどの音声ファイルを文字起こしして、データベースへ手入力する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Google Driveに音声ファイルがアップロードされると、自動で文字起こしを行い、その結果をデータベースアプリのKnackに登録します。文字起こしとデータ登録までの一連のフローを自動化できるため、面倒な手作業から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとKnackを利用して音声データの管理や活用を行っている方
- 音声の文字起こしを効率化したいと考えている方
- 定型的な議事録作成やデータ入力業務の負担を軽減したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveに音声ファイルを保存するだけで自動で文字起こしからデータ登録までが完了するため、手作業の時間を短縮できます
- 手作業による文字起こし結果のコピー＆ペーストミスや、Knackへの転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとKnackをYoomと連携します
- トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のファイルが作成された場合のみ後続の処理が実行されるよう条件を指定します
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します
- 次に、オペレーションで「音声文字起こし」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します
- 最後に、オペレーションでKnackの「Create Record」アクションを設定し、文字起こし結果などを登録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのIDを任意で指定してください
- 分岐機能では、ファイル名など前段のトリガーで取得した情報をもとに、後続のオペレーションを実行する条件を自由にカスタマイズできます
- Google Driveのファイルダウンロード設定では、トリガーで取得したファイルIDなどを変数として利用し、対象のファイルを指定します
- 音声文字起こし機能では、前段のオペレーションでダウンロードした音声ファイルを指定します
- Knackへのレコード作成では、文字起こし結果などを、どのフィールドに登録するか任意でマッピング設定が可能です
■注意事項
- Google Drive、KnackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、ファイルの容量制限についてをご参照ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。
ステップ3：Google Driveで新しいファイルを検知するトリガーを設定する
1つ目のフローを選択します。
トリガーのアクションで「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を選びます。
連携するGoogle Driveアカウントを選び、「次へ」をクリックします。
監視するフォルダを確認しましょう。
今回は例として「test」フォルダを使用しています。
- トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
- ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
- なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
入力後に「テスト」をクリックしてください。
テストが成功し、ファイル情報が取得できたことを確認します。
確認後に「完了」をクリックします。※「取得した値」とは、トリガーやオペレーションを設定する際に「テスト」を実行して得られたデータのことです。
このデータは後続のオペレーションで参照できるほか、変数として扱われるため、フローボットが起動するたびに最新の値に置き換わって利用されます。
ステップ4：Yoomで拡張子に応じて分岐する
続いて、ファイル名に例えば「.mp3」を含む場合だけ次の処理に進む分岐を設定します。
2つ目のフローを選択してください。
オペレーションと取得値を選び、条件を「ファイル名｜値を含む｜.mp3」に設定します。
設定ができたら「完了」をクリックしましょう。
ステップ5：Google Driveから対象ファイルをダウンロードする
次に、条件に合った音声ファイルをDriveから取得します。
3つ目のフローを選択しましょう。
「ファイルをダウンロードする」を選び、Driveアカウントを指定し「次へ」をクリックします。
ファイルIDの入力欄は、トリガーで取得した「ファイルID」を選択してください。
設定後に「テスト」をクリックし、ファイルを取得できるか確認します。
テストが成功し、ファイルの取得内容が表示されたら「完了」をクリックしましょう。
ステップ6：AIで音声文字起こしを行う
続いて、取得した音声ファイルを文字起こしします。
- OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
4つ目のフローを選択してください。
音声ファイルを「GoogleDriveからの取得ファイル」に設定します。
言語は音声の言語、AIモデルは「ElevenLabs（推奨）」を選び「テスト」をクリックしましょう。
文字起こしのテキストが表示されたら内容を確認し、「完了」をクリックしてください。
ステップ7：Knackにレコードを作成する
最後に、ファイル名と文字起こし結果をKnackに保存します。
5つ目のフローを選択しましょう。
Knackアカウントを選び、「次へ」をクリックします。
登録するフィールドを設定してください。
「field_19」にはトリガーで取得したファイル名を指定します。
「field_20」には音声文字起こしの解析結果を指定します。
設定ができたら「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、Knackにファイル名と文字起こし結果が自動で登録されます。
Knackのレコードに結果が反映されてるか確認しましょう。
ステップ8：トリガーをONにして起動準備完了
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
以上がストレージサービス上の音声ファイルをAPIで自動文字起こしする方法でした。
Google Driveを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、Google DriveのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
Google Driveのクラウド上にファイルが追加・更新されたら、データベースへの自動登録、通知送付、課題管理ツールへのタスク生成、文字起こしやOCRによる内容抽出などを行う仕組みを構築できます。
メール添付や外部サービスから取得したファイルも自動で集約され、フォルダ整理や転送の手間を削減できるため、情報管理の効率化と作業漏れ防止を同時に実現できるでしょう。
- Google DriveとNotionを用いて、資料やクリエイティブなどを管理している方
- 手作業でのファイル情報のデータベースへの登録に、手間や時間をかけている方
- チームでのファイル共有が多く、Notionでの情報集約を徹底したいと考えている方
- Google Driveへのファイル追加をきっかけに、Notionへ自動で情報が登録されるため、これまで手作業で行っていた転記の時間を短縮できます。
- 手作業によるURLの貼り付けミスや情報の登録漏れを防ぎ、Notion上でファイル情報を正確に一元管理することが可能になります。
- はじめに、Google DriveとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、トリガーで取得したファイル名やURLなどの情報をNotionのデータベースに登録します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、ファイルのアップロードを検知したいフォルダを任意で設定してください。
- Notionにレコードを追加するオペレーションでは、ファイル名やURL、作成日時など、データベースに連携したい情報を自由に設定することが可能です。
- Google Drive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google Driveでのファイル管理を手作業で行っており、非効率を感じている方
- Google Driveに格納される請求書などの書類情報を、自動でデータベースに蓄積したい方
- ファイルの登録漏れや転記ミスを防ぎ、管理業務の品質を向上させたい方
- Google Driveへのファイル格納後、自動でデータベースに情報が追加されるため、手作業での転記やファイル登録にかかっていた時間を短縮できます
- 手作業によるファイル名の入力ミスや、ファイルの登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確なデータ管理を実現します
- はじめに、Google DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
- 次に、オペレーションで「ファイル名の変換」を設定します
- 最後に、オペレーションでYoomの「レコードを追加する」アクションを設定し、変換後のファイル名とダウンロードしたファイルをデータベースに格納します
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのIDを任意で設定してください
- 「ファイル名の変換」オペレーションでは、変換後のファイル名を任意の内容に設定してください
- Yoomのデータベースへレコードを追加する際に、格納先となる任意のプロジェクトやデータベースを設定してください
- Google DriveとYoomを連携してください
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください
■概要
Google Driveに格納されたファイルをAI-OCRで読み取り、Yoomのデータベースへ格納するフローです。
ファイルの内容を手作業で入力せずに、迅速かつ正確にデータベースに追加することができます。
また、途中に担当者依頼を加えることにより確実なデータ追加を可能にすることもできます。
※途中に担当者依頼を加えたフローボットテンプレートはこちらを参照してください。
■注意事項
・Google DriveとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Google Driveに新しくファイルが作成されたら、Gmailにメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.タスクや情報伝達を安易に共有したいと考える方
・数字の目標管理などを行う営業部門のご担当者
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方
2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・Google Driveに新しくファイルが作成されたら、Gmailにメールを送付するので、ファイル連携を迅速に行うことができます。
・Google Driveに新しくファイルが作成されるとGmailの通知から確認できるため、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Google Driveに新しくファイル・フォルダが作成されたら、LINE WORKSに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業のファイル類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考える方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・Google Driveに新しくファイル・フォルダが作成されたら、LINE WORKSに通知することで、業務の効率化を図ることができます。
・LINE WORKSへの通知を自動化できるため、手作業による作業を省くことができます。
■注意事項
・Google Drive、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
Google Driveに新しくファイルが作成されたら、Backlogに課題を追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google DriveとBacklogの両方を利用しているプロジェクトマネージャーやチームリーダー
・Google DriveにアップロードされたファイルをBacklogの課題として自動的に登録したい方
・ドキュメント管理と課題管理を連携させ、プロジェクトの進捗状況を効率的に把握したい方
・手作業による情報転記の手間を省き、ミスの発生を防ぎたい方
2.Google Driveで資料作成やファイル共有を行い、Backlogでタスク管理を行っているチーム
・Google Driveにアップロードされたファイルを基に、Backlogでタスクを自動生成し、担当者へのアサインや進捗管理を効率化したい方
・ファイルのアップロードをトリガーに、Backlogで関連タスクを作成し、チームメンバーへの情報共有を促進したい方
■このテンプレートを使うメリット
・Google Driveにファイルが作成された際に、Backlogへの課題追加を自動化することで、手作業による入力の手間を省き、業務効率を向上させます。
・ファイルのアップロードをトリガーに、Backlogで関連タスクを自動生成することで、タスク管理の効率化に貢献します。
■注意事項
・Google Drive、BacklogのそれぞれとYoomを連携させてください。
- 会議やインタビューの音声を日常的に文字起こししており、作業工数を削減したい方
- 音声ファイルと文字起こししたテキストの管理を効率化し、チームで円滑に共有したい方
- 音声データを活用した業務プロセスを自動化し、属人化を解消したいと考えている方
- 音声ファイルのアップロードを起点に、文字起こしから保存、通知までが自動で実行されるため、手作業の時間を短縮できます
- 文字起こしテキストと元の音声ファイルが自動でGoogle Driveに集約されるため、データ管理の一元化が図れ、検索性も向上します
- はじめに、Google Drive、Google スプレッドシート、SlackをYoomと連携します
- トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」アクションを設定します。このフォームに音声ファイルをアップロードする項目を設けます
- 次に、オペレーションで「音声文字起こし」アクションを設定し、フォームで受け取った音声ファイルを対象とします
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、文字起こしされたテキストと元の音声ファイルを指定のフォルダに格納します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、ファイルの情報を管理用のシートに記録します
- 続いて、オペレーションで「担当者に対応依頼」アクションを設定し、関係者に内容の確認などを依頼します
- 最後に、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定のチャンネルに処理が完了した旨を通知します
■このワークフローのカスタムポイント
- 音声文字起こし機能では、文字起こしを行う際の言語などを任意で設定可能です
- 担当者に対応を依頼するアクションでは、依頼先の担当者や依頼内容の詳細を任意で設定できます
- Google スプレッドシートにレコードを追加する際に、対象のスプレッドシートIDやシート名を任意で設定してください
- Google Driveにファイルをアップロードする際に、格納先のフォルダIDやアップロードする際のファイル名を任意で設定可能です
- Slackへの通知では、メッセージを送るチャンネルや通知するメッセージ内容を自由にカスタマイズできます
- Google スプレッドシート、Slack、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要
Zoomでミーティングが終了したらレコーティングファイルを取得して、Google Driveに連携して指定のフォルダに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zoomを使用したミーティングを頻繁に行う方
・社内のミーティングを行う統括部門の方
・ウェビナーなどを企画開催するプランナーや企画部門の方
・Web面接を担当する人事部門の方
2.Google Driveによるデータ格納を業務に採用している企業の担当者
・会議の議事録を毎回格納する必要のある会議書記の方
・プレゼンデータごとの質疑応答をまとめる書記業務の担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・デジタルツールを利用してデータ管理を行なっているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・ミーティング終了後に自動でファイルの格納を行うので、手間が削減できます。
・定型業務の自動化することによりDXを推進します。
■注意事項
・Zoomと Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- 取引先からの請求書など、メールの添付ファイルをGoogle Driveで管理している方
- 手作業でのファイル保存に時間がかかり、本来の業務に集中できていない方
- 添付ファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方
- 特定のメールを受信するだけで、添付ファイルが自動でGoogle Driveに格納されるため、手作業での保存にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルのダウンロード忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の精度が向上します。
- はじめに、お使いのGoogle DriveアカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「特定の条件のメールを受信したら」を選択し、フローボットを起動するメールの条件を設定します。
- 次に、オペレーションで「承認を依頼する」アクションを設定し、ファイル内容の確認依頼を特定の担当者へ送付します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「Google Driveにファイルを格納」アクションを設定し、受信したメールの添付ファイルを指定のフォルダへ格納します。
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガー設定では、フローボットを起動する条件として、特定のメールアドレスや件名に含まれるキーワードなどを任意で設定できます。
- Google Driveにファイルをアップロードする際は、格納先のフォルダや、保存する際のファイル名を任意で設定できます。
- Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
まとめ
音声ファイルの文字起こし作業を自動化することで、これまで会議やインタビューのたびに発生していた手作業をなくし、テキスト化の漏れやミスといったヒューマンエラーも防ぐことができます。これにより、担当者は文字起こしという単純作業から離れ、本来注力すべき分析や企画立案などの業務に集中しやすい環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomは、プログラミングの知識がない方でも画面上の操作だけで直感的に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも関心をお持ちであれば、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください。
よくあるご質問
Q：mp3以外の音声ファイル形式も対応していますか？（.wav, .m4aなど）
A：
対応可能です。.mp3の分岐条件を「.wav」「.m4a」へ変更、またはOR条件で複数拡張子を許可すれば同様に処理できます。
互換性はモデルとコーデックに依存します。
Q：mp3以外の音声ファイル形式も対応していますか？（.wav, .m4aなど）
A：
対応可能です。.mp3の分岐条件を「.wav」「.m4a」へ変更、またはOR条件で複数拡張子を許可すれば同様に処理できます。
互換性はモデルとコーデックに依存します。
Q：長時間の音声ファイルでも処理できますか？（ファイルサイズや時間に上限は？）
A：
上限はAIモデルとご利用プランに依存します。
長尺はDrive上で分割→順次処理にすると失敗やタイムアウトを避けやすく、運用も安定します。
Q：長時間の音声ファイルでも処理できますか？（ファイルサイズや時間に上限は？）
A：
上限はAIモデルとご利用プランに依存します。
長尺はDrive上で分割→順次処理にすると失敗やタイムアウトを避けやすく、運用も安定します。
Q：Google DriveやKnack以外でも連携できますか？
A：
可能です。
Dropbox・OneDrive・Slack・Notionなど多数と公式連携があり、保存→文字起こし→記録・通知まで同様のフローを組めます。
Q：Google DriveやKnack以外でも連携できますか？
A：
可能です。
Dropbox・OneDrive・Slack・Notionなど多数と公式連携があり、保存→文字起こし→記録・通知まで同様のフローを組めます。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
