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「会議の音声データを文字起こしするのが大変…」
「インタビューの録音内容をテキスト化するのに時間がかかり、他の業務に手が回らない…」
このように、音声ファイルを手作業でテキストに変換する業務に多くの時間を使っていませんか？
もし、Google Driveなどのストレージサービスに音声ファイルをアップロードするだけで、APIが自動で文字起こしを行い、その結果をデータベースに記録してくれる仕組みがあれば、面倒な文字起こし作業から離れて、議事録の確認やコンテンツ作成といった業務に時間を回せます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても画面操作で進められるので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務を効率化していきましょう。
とにかく早く試したい方へ
Yoomには音声ファイルを自動で文字起こしする業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい」という場合は、以下のバナーを押して自動化を体験できます。
■概要
会議の録音やインタビューなどの音声ファイルを文字起こしして、データベースへ手入力する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Google Driveに音声ファイルがアップロードされると、自動で文字起こしを行い、その結果をデータベースアプリのKnackに登録します。文字起こしとデータ登録までの一連のフローを自動化できるため、面倒な手作業から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Google Driveの音声ファイルを文字起こししてKnackに記録するフローを作ってみよう
それではここから、代表的な例として「Google Driveに音声ファイルが作成されたら、自動で文字起こしをして、その結果をKnackに追加する」フローを説明します。
ここではYoomを使ってノーコードで設定をしていきます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google Drive／Knack
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
会議の録音やインタビューなどの音声ファイルを文字起こしして、データベースへ手入力する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Google Driveに音声ファイルがアップロードされると、自動で文字起こしを行い、その結果をデータベースアプリのKnackに登録します。文字起こしとデータ登録までの一連のフローを自動化できるため、面倒な手作業から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ステップ1：マイアプリ連携と準備
まず、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作が行えるようにしていきます。基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Google Driveの連携方法
検索ボックスに「Google Drive」と入力してアイコンをクリックします。
ログインを進めます。
アカウントを選択します。
アクセスの許可をします。
以下の表示が出たら「Google Drive」のマイアプリ連携の完了です。
Knackの連携方法
検索ボックスに「Knack」と入力してアイコンをクリックします。
注釈に沿って以下の項目を入力します。完了したら「追加」を押します。
以下の表示が出たら「Knack」のマイアプリ連携の完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー
ここからはフローを作っていきます。テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
■概要
会議の録音やインタビューなどの音声ファイルを文字起こしして、データベースへ手入力する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Google Driveに音声ファイルがアップロードされると、自動で文字起こしを行い、その結果をデータベースアプリのKnackに登録します。文字起こしとデータ登録までの一連のフローを自動化できるため、面倒な手作業から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。
ステップ3：Google Driveで新しいファイルを検知するトリガーを設定する
1つ目のフローを選択します。
トリガーのアクションで「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を選びます。
連携するGoogle Driveアカウントを選び、「次へ」をクリックします。
監視するフォルダを確認しましょう。
今回は例として「test」フォルダを使用しています。
入力後に「テスト」をクリックしてください。
テストが成功し、ファイル情報が取得できたことを確認します。
確認後に「完了」をクリックします。※「取得した値」とは、トリガーやオペレーションを設定する際に「テスト」を実行して得られたデータのことです。
このデータは後続のオペレーションで参照できるほか、変数として扱われるため、フローボットが起動するたびに最新の値に置き換わって利用されます。
ステップ4：Yoomで拡張子に応じて分岐する
続いて、ファイル名に例えば「.mp3」を含む場合だけ次の処理に進む分岐を設定します。
2つ目のフローを選択してください。
オペレーションと取得値を選び、条件を「ファイル名｜値を含む｜.mp3」に設定します。
設定ができたら「完了」をクリックしましょう。
ステップ5：Google Driveから対象ファイルをダウンロードする
次に、条件に合った音声ファイルをDriveから取得します。
3つ目のフローを選択しましょう。
「ファイルをダウンロードする」を選び、Driveアカウントを指定し「次へ」をクリックします。
ファイルIDの入力欄は、トリガーで取得した「ファイルID」を選択してください。
設定後に「テスト」をクリックし、ファイルを取得できるか確認します。
テストが成功し、ファイルの取得内容が表示されたら「完了」をクリックしましょう。
ステップ6：AIで音声文字起こしを行う
続いて、取得した音声ファイルを文字起こしします。
4つ目のフローを選択してください。
音声ファイルを「GoogleDriveからの取得ファイル」に設定します。
言語は音声の言語、AIモデルは「ElevenLabs（推奨）」を選び「テスト」をクリックしましょう。
文字起こしのテキストが表示されたら内容を確認し、「完了」をクリックしてください。
ステップ7：Knackにレコードを作成する
最後に、ファイル名と文字起こし結果をKnackに保存します。
5つ目のフローを選択しましょう。
Knackアカウントを選び、「次へ」をクリックします。
登録するフィールドを設定してください。
「field_19」にはトリガーで取得したファイル名を指定します。
「field_20」には音声文字起こしの解析結果を指定します。
設定ができたら「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、Knackにファイル名と文字起こし結果が自動で登録されます。
Knackのレコードに結果が反映されてるか確認しましょう。
ステップ8：トリガーをONにして起動準備完了
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
以上がストレージサービス上の音声ファイルをAPIで自動文字起こしする方法でした。
Google Driveを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、Google DriveのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
Google Driveのクラウド上にファイルが追加・更新されたら、データベースへの自動登録、通知送付、課題管理ツールへのタスク生成、文字起こしやOCRによる内容抽出などを行う仕組みを構築できます。
メール添付や外部サービスから取得したファイルも自動で集約され、フォルダ整理や転送の手間を削減できるため、情報管理の効率化と作業漏れ防止を同時に実現できるでしょう。
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。
■概要
Slackにファイルが投稿されたら、Google Driveにファイルをアップロードするフローです。
Slackで大量のドキュメントを受信している場合に、自動的にGoogle Driveにファイルが追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・Slack、Google DriveそれぞれとYoomを連携してください。
・GoogleDriveの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
・承認が不要な場合は、承認オペレーションを削除してご利用ください。
■概要
GoogleDriveの特定フォルダに格納されたファイルの情報をYoomなどのデータベースに格納するフローです。
■事前準備
・Yoomデータベースなど、値を格納するデータベースを事前に用意しておきます。
■作成方法
①アプリトリガーからGoogle Driveを選択し以下の設定を行い、保存します。
・トリガーアクション：特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら
・トリガー起動間隔：基本的には最短の5分で設定します。
・フォルダID：欄をクリックし、表示される候補から指定のフォルダを選択します。
・テスト：一度対象のフォルダに任意のファイルを格納し、テストすることで情報を取得します。
②トリガー下の＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogle Driveを選択し、以下設定を行ってテスト・保存します。
・アクション：画像ファイル・PDFファイルをダウンロードする
・ファイルID：①で取得したファイルIDのアウトプットを{{ファイルID}}のように埋め込みます。
※アウトプットを埋め込む設定についてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
③＋マークを押し、データを操作・変換するオペレーションを選択して以下の設定を行いテスト・保存します。
・変換タイプ：ファイル名の変換
・ファイル名変換対象の値：候補からGoogleDriveからの取得ファイルを選択します。
・変換後のファイル名：①で取得したファイル名のアウトプットを{{ファイル名}}のように埋め込みます。
・アウトプット名：わかりやすいアウトプット名をつけます。（デフォルトでは「ファイル名変換後のファイル」と付いています）
④＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからYoomを選択し以下の設定を行いテスト・保存します。
・アクション：レコードを追加する
・プロジェクト/データベース/テーブル：各階層から指定したいテーブルが含まれるところまで選択します。
・追加するレコードの値：表示された項目名に合わせて①で取得したファイル名やURL、③で取得したファイルを埋め込みます。
■概要
Google Driveに新しくファイル・フォルダが作成されたら、LINE WORKSに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業のファイル類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考える方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・Google Driveに新しくファイル・フォルダが作成されたら、LINE WORKSに通知することで、業務の効率化を図ることができます。
・LINE WORKSへの通知を自動化できるため、手作業による作業を省くことができます。
■注意事項
・Google Drive、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
Google Driveの特定フォルダにファイルがアップロードされたら、そのURLをNotionのデータベースに追加します。
Google Driveは特定のフォルダにファイルがアップロードされたら、だけではなくファイルが作成されたらといった広いアップロード範囲でも起動をさせることができます。
また、Notionは仕様上ファイル自体のアップロードを行うことはできませんが、今回のようにURLを追加することはできるので、Google Driveなどのストレージツールから取得したファイル情報を擬似的にNotionへ追加することは可能です。
■注意事項
・Notion、Google DriveそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Google Driveに新しくファイルが作成されたら、Backlogに課題を追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google DriveとBacklogの両方を利用しているプロジェクトマネージャーやチームリーダー
・Google DriveにアップロードされたファイルをBacklogの課題として自動的に登録したい方
・ドキュメント管理と課題管理を連携させ、プロジェクトの進捗状況を効率的に把握したい方
・手作業による情報転記の手間を省き、ミスの発生を防ぎたい方
2.Google Driveで資料作成やファイル共有を行い、Backlogでタスク管理を行っているチーム
・Google Driveにアップロードされたファイルを基に、Backlogでタスクを自動生成し、担当者へのアサインや進捗管理を効率化したい方
・ファイルのアップロードをトリガーに、Backlogで関連タスクを作成し、チームメンバーへの情報共有を促進したい方
■このテンプレートを使うメリット
・Google Driveにファイルが作成された際に、Backlogへの課題追加を自動化することで、手作業による入力の手間を省き、業務効率を向上させます。
・ファイルのアップロードをトリガーに、Backlogで関連タスクを自動生成することで、タスク管理の効率化に貢献します。
■注意事項
・Google Drive、BacklogのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
Google Driveに新しくファイルが作成されたら、Gmailにメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.タスクや情報伝達を安易に共有したいと考える方
・数字の目標管理などを行う営業部門のご担当者
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方
2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・Google Driveに新しくファイルが作成されたら、Gmailにメールを送付するので、ファイル連携を迅速に行うことができます。
・Google Driveに新しくファイルが作成されるとGmailの通知から確認できるため、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Google Driveに格納されたファイルをAI-OCRで読み取り、Yoomのデータベースへ格納するフローです。
ファイルの内容を手作業で入力せずに、迅速かつ正確にデータベースに追加することができます。
また、途中に担当者依頼を加えることにより確実なデータ追加を可能にすることもできます。
※途中に担当者依頼を加えたフローボットテンプレートはこちらを参照してください。
■注意事項
・Google DriveとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Zoomでミーティングが終了したらレコーティングファイルを取得して、Google Driveに連携して指定のフォルダに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zoomを使用したミーティングを頻繁に行う方
・社内のミーティングを行う統括部門の方
・ウェビナーなどを企画開催するプランナーや企画部門の方
・Web面接を担当する人事部門の方
2.Google Driveによるデータ格納を業務に採用している企業の担当者
・会議の議事録を毎回格納する必要のある会議書記の方
・プレゼンデータごとの質疑応答をまとめる書記業務の担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・デジタルツールを利用してデータ管理を行なっているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・ミーティング終了後に自動でファイルの格納を行うので、手間が削減できます。
・定型業務の自動化することによりDXを推進します。
■注意事項
・Zoomと Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
このワークフローでは、音声・映像ファイルから自動的に文字起こしを行い、音声・映像ファイルと文字起こしファイルをGoogle Driveに格納してChatworkに通知するプロセスを自動化します。
■設定方法
1.音声ファイルを送信できるフォームを作成します。
2.アップロードされた音声ファイルをAIオペレーションで文字起こしします。
3.「担当者に対応依頼」オペレーションで文字起こしテキストのチェックを依頼します。
4.修正点があれば修正できます。
5.Google Driveにファイルを格納するためのフォルダを作成し、フォルダ名などを設定します。
6.文字起こしテキストをGoogleドキュメントで発行します。
7.出力ファイル名などを指定してください。
8.Google Driveで作成したフォルダに音声・映像ファイルをアップロードします。
9.Chatworkに完了通知を送信します。
10.送信先やメッセージ内容は自由に設定いただけます。
■注意事項
・Chatwork、Google Drive、Googleドキュメントと連携設定が必要です。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
◼️概要
メールに添付されたファイルを管理者の承認後、GoogleDriveの指定のフォルダに自動的に格納します。
トリガーを起動するメールは特定の条件のメールのみに限定することも可能です。
◼️設定方法
1.Google DriveとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.メールトリガーで、任意のメールアドレスを設定してください。
3.承認オペレーションの「ファイル内容を確認」で任意の承認担当者を指定してください。
4.Google Driveのオペレーションで、メールから取得した添付ファイルと、保存先のフォルダを設定してください。
5.メールトリガーで設定したメールアドレス宛にメールが届くと、フローボットが起動し、添付ファイルがGoogle Driveに格納されます。
◼️注意事項
・GoogleDriveのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・GoogleDriveの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
・承認が不要な場合は、承認オペレーションを削除してご利用ください。
まとめ
音声ファイルの文字起こし作業を自動化することで、これまで会議やインタビューのたびに発生していた手作業をなくし、テキスト化の漏れやミスといったヒューマンエラーも防ぐことができます。これにより、担当者は文字起こしという単純作業から離れ、本来注力すべき分析や企画立案などの業務に集中しやすい環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomは、プログラミングの知識がない方でも画面上の操作だけで直感的に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも関心をお持ちであれば、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください。
Q：mp3以外の音声ファイル形式も対応していますか？（.wav, .m4aなど）
A：
対応可能です。.mp3の分岐条件を「.wav」「.m4a」へ変更、またはOR条件で複数拡張子を許可すれば同様に処理できます。
互換性はモデルとコーデックに依存します。
Q：mp3以外の音声ファイル形式も対応していますか？（.wav, .m4aなど）
A：
対応可能です。.mp3の分岐条件を「.wav」「.m4a」へ変更、またはOR条件で複数拡張子を許可すれば同様に処理できます。
互換性はモデルとコーデックに依存します。
Q：長時間の音声ファイルでも処理できますか？（ファイルサイズや時間に上限は？）
A：
上限はAIモデルとご利用プランに依存します。
長尺はDrive上で分割→順次処理にすると失敗やタイムアウトを避けやすく、運用も安定します。
Q：長時間の音声ファイルでも処理できますか？（ファイルサイズや時間に上限は？）
A：
上限はAIモデルとご利用プランに依存します。
長尺はDrive上で分割→順次処理にすると失敗やタイムアウトを避けやすく、運用も安定します。
Q：Google DriveやKnack以外でも連携できますか？
A：
可能です。
Dropbox・OneDrive・Slack・Notionなど多数と公式連携があり、保存→文字起こし→記録・通知まで同様のフローを組めます。
Q：Google DriveやKnack以外でも連携できますか？
A：
可能です。
Dropbox・OneDrive・Slack・Notionなど多数と公式連携があり、保存→文字起こし→記録・通知まで同様のフローを組めます。
