Google Driveに新しくファイルが作成されたら、Gmailにメールを送付する
Google Driveに新しくファイルが作成されたら、Gmailにメールを送付する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Gmail
と
Google Drive™
を自動連携できます。
■概要
Google Driveでチームメンバーにファイルを共有する際、その都度Gmailで通知メールを作成・送信する作業に手間を感じていませんか？この手作業は時間がかかるだけでなく、通知漏れや宛先間違いの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダに新しいファイルが作成されたタイミングを検知し、設定した内容のメールをGmailから自動で送信することが可能です。ファイル共有に関する一連の通知業務を自動化し、コミュニケーションを円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveでのファイル共有が多く、関係者への通知を手作業で行っている方
- ファイル共有時のGmailでのメール通知漏れや、宛先間違いなどを防ぎたいチームリーダーの方
- Google DriveとGmailを連携させて、ファイル管理に伴う業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveにファイルが作成されると自動でメールが送信されるため、これまで通知業務に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのメール作成や送信が減るため、重要な通知の送信漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、ファイルが追加された旨を通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、通知のきっかけとしたい特定のフォルダを任意で設定してください。
- Gmailの「メールを送る」オペレーションでは、通知先のメールアドレス（宛先）、メールの件名や本文を自由に設定することが可能です。本文には、作成されたファイル名などの情報を含めることもできます。
■注意事項
- Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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